Så väljer du en plattform för chattbotar

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering hjälper dig att följa upp resultat och fatta välgrundade beslut. Välj programvara som erbjuder omfattande rapportering och enkla alternativ för dataexport. Det kan hjälpa dig att identifiera trender och förbättringsområden. Be om en demonstration av rapporteringsfunktionerna och testa hur enkelt det är att komma åt och tolka data.

3. Integration med din teknikmiljö

Integration med din befintliga teknikmiljö säkerställer smidig kommunikation mellan verktygen. Kontrollera om programvaran för chattbotar kan integreras med ditt CRM-system, din e-post och andra viktiga appar. Det kan spara tid och minska fel som beror på manuell datainmatning. Be leverantören om en lista över integreringar som stöds och testa dem under en provperiod.

4. Introduktion och support

Introduktion och support avgör hur snabbt teamet kan börja använda programvaran effektivt. En leverantör med stark support kan göra övergången smidigare. Leta efter företag som erbjuder omfattande introduktion och lyhörd kundservice. Fråga under en demonstration om introduktionsprocessen och testa supportkanalerna.

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter gör att du kan styra vem som får åtkomst till specifika funktioner och data. Detta är viktigt för att upprätthålla säkerhet och effektivitet. Välj programvara för chattbotar som gör det enkelt att tilldela och hantera roller inom teamet. Utforska under en provperiod hur behörigheter konfigureras och hanteras.

6. Branschspecifik efterlevnad

Branschspecifik efterlevnad säkerställer att programvaran uppfyller de regulatoriska standarderna inom ditt område. Detta är avgörande för att undvika juridiska problem och upprätthålla förtroendet. Kontrollera att leverantören följer de regler som gäller för din bransch. Be om dokumentation eller certifieringar under utvärderingen.

7. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy chatboten så att den passar ditt varumärke och dina kundinteraktioner. Detta kan förbättra användarupplevelsen och kundengagemanget. Leta efter en användarvänlig chatbotbyggare med dra-och-släpp-verktyg, så att ditt team inte behöver teknisk expertis eller kunskaper i kodning. 

Vissa botar låter dig också skapa mallar för vanliga konversationer, lägga till en integration med en kunskapsbas eller konfigurera omnikanalsarbetsflöden som omfattar sociala medier och meddelandeappar som WhatsApp. Testa dessa funktioner i en demo för att bekräfta att de motsvarar dina specifika behov och din varumärkesprofil.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner effektiviserar repetitiva arbetsflöden och frigör mänskliga handläggare så att de kan hantera mer komplexa kundsupportärenden. Välj AI-chattbotar med stark AI-kapacitet, såsom naturlig språkbehandling (NLP), maskininlärning och konversations-AI. Dessa kan hantera vanliga frågor, eskalera supportförfrågningar eller till och med dirigera supportärenden baserat på avsikt. Vissa lösningar innehåller regelbaserade chattbotar för förutsägbara uppgifter, medan andra använder avancerad AI eller generativ AI för dynamiska konversationsflöden. Be leverantörerna demonstrera automatisering i realtid, SLA-övervakning och analyspaneler med mätvärden som hjälper dig att optimera lösningstiderna. Testa under demon hur enkelt du kan konfigurera och ändra automatiseringsregler.

9. Stöd för mobil användning eller flera platser

Stöd för mobil användning eller flera platser säkerställer att ditt team kan komma åt chatbotprogramvaran varifrån som helst. Detta är användbart för distansteam eller företag med flera platser och säkerställer skalbarhet när dina kundserviceteam växer på olika platser. 

Bekräfta att leverantören erbjuder en mobilapp som fungerar sömlöst med meddelandeplattformar som Facebook Messenger och SMS samt interna samarbetsverktyg som Slack. Testa mobilfunktionaliteten under en provperiod för att säkerställa att den uppfyller dina behov.

Get Free Access

Unlock practical AI frameworks, peer-led conversations, and strategic CX insights.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så väljer du chatbotprogramvara: En modell i fem steg

Att välja rätt chatbotprogramvara kan öka ditt teams effektivitet och kundnöjdheten. Fokusera på att anpassa programvarans funktioner efter dina specifika behov och mål. Genom att följa ett strukturerat tillvägagångssätt kan du minimera riskerna och fatta ett tryggt beslut. Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig genom processen:

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att definiera vad ditt team behöver av chatbotprogramvaran. Detta innebär att samla in synpunkter, prioritera utmaningar, anpassa sig efter policyer och skilja ut viktiga funktioner:

Samla in synpunkter från berörda parter

Involvera viktiga intressenter som IT, kundsupport och ledningen för att förstå deras behov. Håll möten eller genomför enkäter för att samla in insikter om aktuella utmaningar och önskade förbättringar. Detta hjälper dig att skapa en heltäckande bild av vad programvaran ska åstadkomma. Vill du använda den för leadgenerering eller för att erbjuda sömlös e-handels­support? Se till att alla får komma till tals för att skapa förankring.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera problemområden i din nuvarande lösning. Finns det förseningar i svarstiderna eller återkommande kundklagomål? Lista dessa problem och prioritera dem utifrån deras påverkan. Det hjälper dig att först fokusera på chatbotlösningar som hanterar de största hindren för kundupplevelsen.

Anpassa efter policyer och mål

Säkerställ att programvaran följer interna policyer och lagstadgade krav. Kontrollera kompatibiliteten med befintliga säkerhetsprotokoll och leverantörspreferenser. Detta steg förebygger efterlevnadsproblem och stöder långsiktiga mål.

Särskilj funktioner som är nödvändiga

Fastställ vilka funktioner som är nödvändiga och vilka som är bra att ha. Nödvändiga funktioner kan omfatta API-integration med befintliga system, anpassning utan kod eller support dygnet runt. Funktioner som är bra att ha kan vara AI-agenter, avancerad AI-driven analys eller stöd för flera språk. Denna åtskillnad kommer att vägleda din utvärderingsprocess.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder dyker upp oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte idag?
• Vilka funktioner skulle lösa dina tre största problemområden?
• Vilken avkastning på investeringen förväntar du dig?
• Hur kommer denna programvara att integreras med dina nuvarande system?

Steg 2: Undersök leverantörer av chatbotprogramvara

Att undersöka leverantörer är avgörande för att hitta rätt chatbotplattform för ditt team. Fokusera på leverantörsöversikter, verktygsjämförelser, identifiering av särskiljande egenskaper och dokumentation av dina resultat:

Genomför leverantörsöversikter

Börja med att gå igenom recensionssajter, rankningar och fallstudier för att få en övergripande bild av potentiella leverantörer. Leta efter feedback om prestanda, användarvänlighet och kundnöjdhet. Detta hjälper dig att begränsa listan till leverantörer som motsvarar dina behov.

Jämför verktyg

Utvärdera verktygen utifrån faktorer som företagets storlek, integrationsmöjligheter och om du föredrar att lägga ut arbetet eller skapa modeller internt. Ett mindre företag kan till exempel prioritera kostnadseffektiva lösningar, medan ett större företag kan behöva robusta integrationsalternativ och virtuella assistenter. På samma sätt behöver en vårdgivare mer robusta funktioner för dataskydd och efterlevnad av integritetslagar som GDPR och HIPAA.

Identifiera viktiga särskiljande egenskaper

Leta efter särskiljande egenskaper som stöd vid implementering, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. En leverantör som erbjuder stark support och utbildning kan underlätta övergången, medan ett flexibelt verktyg kan anpassas till unika affärsbehov. Dessa faktorer kan hjälpa dig att avgöra vilken leverantör som bäst motsvarar dina prioriteringar.

Dokumentera resultaten

Gör detaljerade anteckningar om varje leverantörs styrkor och svagheter. Använd punktlistor för att sammanfatta viktiga funktioner, priser och supportalternativ. Denna dokumentation blir ovärderlig när det är dags att fatta ett beslut.

Ställ dessa frågor:

• Vad gör varje verktyg bäst?
• Passar det teamets storlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur hanterar leverantörerna implementering och utbildning?
• Är verktyget flexibelt för dina specifika användningsområden?

De bästa chatbotprogramvarorna att överväga

Här är min lista över de 10 bästa tillgängliga chatbotprogramvarorna som kan hjälpa dig att komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Cresta — Bäst för AI-driven arbetsflödesorkestrering utan kod
2. 2. My AskAI — Bäst för AI-implementering i befintliga ärendehanteringssystem
3. 3. Help Scout — Bäst för AI-driven kundsupport
4. 4. Freshdesk — Bäst med en chatbotbyggare med lite kod
5. 5. Tidio — Bäst för sitt fokus på att generera försäljning
6. 6. SparrowDesk — Bäst för AI-sammanfattningar för agenter
7. 7. Aissist — Bäst för automatisering med flera agenter
8. 8. Front — Bäst för komplexa arbetsflöden med flera team
9. 9. Zoho SalesIQ
10. 10. Chatbase — Bäst för avancerade chattbottar med språkmodeller

Steg 3: Skapa en kortlista över chatbotprogramvara och ta kontakt

Begränsa dina alternativ och börja samtala med potentiella leverantörer. Fokusera på att skapa en kortlista över leverantörer, skicka RFI:er eller RFP:er, boka demonstrationer och använda konsekventa utvärderingskriterier:

Skapa en kortlista över leverantörer

Välj utifrån din research 2–4 leverantörer som bäst uppfyller dina behov. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, priser och supportalternativ. Denna kortlista hjälper dig att fokusera dina insatser på att utvärdera de mest lovande alternativen.

Skicka RFI:er eller RFP:er

Skicka en informationsförfrågan (RFI) eller en RFP för chatbotprogramvara för att samla in detaljerad information från leverantörer. Detta hjälper dig att förstå deras kapacitet, priser och hur väl de motsvarar dina krav. Använd detta steg för att klargöra eventuella osäkerheter innan du går vidare.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de leverantörer du har valt ut och förbered fokuserade frågor. Under demonstrationen bör du vara uppmärksam på användarupplevelsen, chatbotens prestanda och viktiga funktioner. Fråga om specifika funktioner som är viktiga för ditt team, till exempel integrationsalternativ, artificiell intelligens eller anpassningsmöjligheter.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Använd samma kriterier för att utvärdera varje leverantör. Detta säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att objektivt bedöma vilken lösning som passar bäst. Överväg att skapa en checklista eller poängtabell för att följa varje leverantörs styrkor och svagheter.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni berätta om ett verkligt kundcase som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur anpassningsbar är er lösning?
• Hur lång tid tar en implementering vanligtvis?

Steg 4: Ta fram beslutsunderlaget

Omvandla din leverantörsundersökning till ett övertygande beslutsunderlag som ledningsgruppen kan förstå och stödja. Fokusera på att sammanfatta problemområden, uppskatta kostnader och tydliggöra avkastningen på investeringen:

Sammanfatta problemområden och resultat

Beskriv tydligt de aktuella problemområden som ditt team möter och de förväntade resultaten av att införa ny chatbotprogramvara. Använd punktlistor för att göra det kortfattat och lättöverskådligt. Lyft fram hur programvaran kan lösa specifika problem, till exempel genom att minska svarstiderna eller förbättra kundnöjdheten.

Presentera kostnadsuppskattningar och tidsplaner

Samla in grundläggande uppskattningar av priser på chatbotprogramvara och tidsplaner för implementeringen genom din leverantörsundersökning. Presentera dessa på ett tydligt sätt och visa både initiala kostnader och löpande utgifter. Använd exempel för att illustrera hur tidsplanen motsvarar ditt teams behov.

Förklara avkastning och risker

Förklara den potentiella avkastningen på investeringen, effektivitetsvinsterna och riskerna med att inte göra något. Använd specifika mätvärden, till exempel en förväntad minskning av arbetskraftskostnaderna eller ökade kundlojalitetsnivåer. Lyft fram de operativa risker som kan uppstå om det nuvarande systemet förblir oförändrat.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra något?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur snart kan vi förvänta oss att se resultat?
• Vilka mätvärden kommer vi att använda för att mäta framgång?

Steg 5: Implementera chatbotprogramvaran och introducera användarna

Planera en smidig introduktionsprocess när du har valt en leverantör av chatbotprogramvara. Fokusera på att kommunicera lanseringsplanen, fördela roller, säkerställa utbildning och skapa återkopplingsloopar:

Kommunicera lanseringsplanen

Kommunicera lanseringsplanen tydligt till alla användare. Skicka detaljerade e-postmeddelanden eller håll möten för att förklara tidsplaner och förväntningar. Se till att alla förstår vad som händer och när. Denna transparens bidrar till att förebygga förvirring och säkerställer att alla har samma bild.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för lanseringsprocessen. Utse teammedlemmar som ansvarar för att övervaka olika delar av implementeringen. Det kan till exempel innebära att IT ansvarar för den tekniska konfigurationen och HR för användarutbildningen. Tydligt ansvar bidrar till att hålla processen organiserad och effektiv.

Säkerställ konsekvent utbildning

Se till att dina team genomför utbildningen och använder verktyget på ett konsekvent sätt. Använd utbildningsmaterial från leverantören och planera in sessioner för praktisk övning. Följ upp framstegen och hantera eventuella hinder som användarna stöter på. Konsekvent utbildning säkerställer att alla kan använda verktyget effektivt.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under lanseringen och använd leverantörens resurser vid behov. Regelbundna avstämningar med användarna kan identifiera problem tidigt. Använd enkäter eller möten för att samla in återkoppling och göra justeringar. Denna iterativa process bidrar till att förbättra användarupplevelsen och verktygets effektivitet.

Ställ dessa frågor:

• Vilken plan finns för förändringshanteringen?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp tidiga framgångar?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer ni att samla in användarfeedback?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka chatbotprogramvara kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Sedan får du en kortlista över programvara att granska. De hjälper dig till och med genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.