10 beste VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen im Jahr 2026
Beste VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen: Auswahlliste
Ein VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen ist eine cloudbasierte Software, mit der Ihr Team Anrufe über das Internet statt über herkömmliche Telefonleitungen tätigen und empfangen kann. Wenn Sie nach modernen Möglichkeiten suchen, Kunden- und Teamgespräche zu verwalten, kann die Wahl des richtigen VoIP-Systems Ihnen dabei helfen, ein hohes Anrufaufkommen zu bewältigen, von überall aus zu arbeiten und problemlos eine Verbindung zu anderen von Ihnen verwendeten Tools herzustellen. In dieser Liste stelle ich Ihnen die am besten bewerteten VoIP-Telefonsysteme vor, erläutere, was jedes System einzigartig macht, und zeige Ihnen, wie Sie im Jahr 2026 die passende Lösung für Ihr kleines Unternehmen auswählen.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten seit 2020 Software. Als CX-Experten wissen wir, wie entscheidend – und schwierig – es ist, bei der Auswahl der passenden Software die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherche, um unseren Lesern zu besseren Kaufentscheidungen zu verhelfen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene CX-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung: Beste VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für die besten VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für fortschrittliches Warteschlangen-Management | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet, um geschäftliche und private Anrufe zu trennen | 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $14/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für anpassbare Workflow-Integrationen | Nicht verfügbar | Ab $19.99/Monat/Leitung | Website | |
| 4 | Am besten für einfache Anrufweiterleitung in Teams | 7-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $20/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für unbegrenzte Durchwahlen mit jedem Tarif | Nicht verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für KI-gestützte Kundenkommunikation | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für die Verwaltung von Remote- und Hybrid-Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für internationale Rufnummernverfügbarkeit | Nicht verfügbar | Ab $0.0146/Minute | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für kollaborative Kommentierung von Anrufen | Kostenlose Testversion | Ab $30/Lizenz (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Ideal für unbegrenzte internationale Telefon-Flatrates | 7-tägige kostenlose Testphase | Ab 15 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Bewertungen der besten VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, die besten Einsatzmöglichkeiten und die Preise jedes Systems, damit Sie die beste Lösung für sich finden.
Am besten für fortschrittliches Warteschlangen-Management
CloudTalk ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das eingehende und ausgehende Anrufe, anpassbares IVR, intelligentes Anrufrouting, Live-Anrufüberwachung und detaillierte Anrufanalysen unterstützt.
Für wen ist CloudTalk am besten geeignet?
Kundenservice- oder Vertriebsteams in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die ein hohes Anrufvolumen über mehrere Abteilungen oder Warteschlangen hinweg bearbeiten.
Warum habe ich CloudTalk ausgewählt?
Ich habe CloudTalk als eines der besten Systeme ausgewählt, weil es mit seinen erweiterten Verwaltungsoptionen für Anrufwarteschlangen die Bearbeitung mehrerer Warteschlangen, Echtzeitstatistiken für Warteschlangen und die agentenspezifische Zuordnung ermöglicht. So kann ich Engpässe bei sich änderndem Anrufvolumen schnell erkennen und abbauen.
CloudTalk Hauptfunktionen
- Intelligenter Wählassistent: Erstellt automatisch Anruflisten und wählt Nummern der Reihe nach.
- Anruf-Tagging: Ermöglicht es, Anrufe zur besseren Suche und Berichterstattung zu kategorisieren.
- Voicemail-Transkriptionen: Wandelt Voicemails in lesbaren Text im Dashboard um.
- Anrufaufzeichnung: Zeichnet Anrufe automatisch auf und speichert sie für späteres Abhören.
CloudTalk-Integrationen
CloudTalk bietet native Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Zendesk, Freshdesk, Intercom, Pipedrive, Zoho CRM, Aircall, Microsoft Dynamics 365 und Google Contacts. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Überwachung und -Abhören von Anrufen
- Hochgradig anpassbarer IVR-Menü-Builder
- Internationale Nummernunterstützung für globale Teams
Cons:
- Basisaccounts löschen Protokolldaten nach einer bestimmten Zeit
- Power-Dialing-Tool erfordert kostenpflichtiges Upgrade
Am besten geeignet, um geschäftliche und private Anrufe zu trennen
Grasshopper ist ein virtuelles Telefonsystem für kleine Unternehmen, mit dem Sie Geschäfts-Anrufe, SMS und Voicemails über eine eigene Geschäftsnummer auf Ihrem Mobilgerät oder Desktop verwalten können.
Für wen eignet sich Grasshopper am besten?
Einzelunternehmer und Inhaber kleiner Unternehmen, die ihre geschäftliche Kommunikation getrennt von privaten Anrufen mit nur einem Mobilgerät verwalten möchten.
Warum habe ich Grasshopper ausgewählt?
Ich habe Grasshopper zu den besten gezählt, da ich meinem Handy eine eigene Geschäftsnummer hinzufügen kann, sodass ich geschäftliche und private Anrufe vollständig voneinander trennen kann. Mir gefällt außerdem, dass ich Begrüßungen individuell gestalten und Voicemails sowohl über Desktop- als auch über mobile Apps verwalten kann.
Grasshopper – wichtigste Funktionen
- Anrufweiterleitung: Leitet Anrufe einfach an jede Durchwahl oder Telefonnummer weiter.
- Geschäfts-SMS: Versenden und empfangen Sie SMS über Ihre Geschäftsnummer.
- Gleichzeitige Gesprächsannahme: Nehmen Sie mehrere Anrufe gleichzeitig entgegen.
- Voicemail-Transkription: Lassen Sie Ihre Sprachnachrichten automatisch in Texte umwandeln.
Grasshopper – Integrationen
Zu den Integrationen gehören LegalZoom, Invoice Simple, TransUnion, WordPress, Joist, Woo und Novo.
Pros and Cons
Pros:
- Erweiterung um zusätzliche Leitungen möglich
- Mobile und Desktop-Apps für Anrufe
- Beinhaltet Anrufweiterleitung aufs Handy
Cons:
- Für Kennzahlen wird externe Software benötigt
- Enthält keine Leistungskennzahlen
Vonage
Am besten geeignet für anpassbare Workflow-Integrationen
Vonage ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das Sprachanrufe, vereinheitlichte Kommunikation, SMS, Anrufaufzeichnung und fortschrittliche Workflow-Automatisierung bietet.
Für wen ist Vonage am besten geeignet?
Kleine Unternehmen und IT-Teams, die fortschrittliche Anrufautomatisierung und individuelle Integrationsmöglichkeiten benötigen.
Warum ich Vonage ausgewählt habe
Ich habe Vonage zu den Besten gewählt, weil ich den visuellen Flow-Builder nutze, um die Anrufbearbeitung zu automatisieren, individuelle Unternehmensanwendungen zu verbinden und SMS- sowie Sprachauslöser ohne Programmierung in tägliche Workflows zu integrieren.
Vonage Hauptfunktionen
- Anrufaufzeichnung: Zeichnet eingehende und ausgehende Anrufe automatisch zur späteren Überprüfung auf.
- Desktop- und mobile Apps: Ermöglichen es Benutzern, Anrufe über Computer oder mobile Geräte zu tätigen und zu empfangen.
- Voicemail zu E-Mail: Sendet Voicemail-Audiodateien und Transkripte direkt in Ihren Posteingang.
- Click-to-Dial-Erweiterung: Ermöglicht in Webbrowsern und unterstützten CRMs die Click-to-Call-Funktion.
Vonage-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk, HubSpot, Zoho CRM, Freshdesk, Bullhorn und ConnectWise.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Wahlplan-Designer für Anrufrouting
- SMS- und Faxunterstützung neben Sprache
- Flexible Regeln zur Anrufbearbeitung für Teams
Cons:
- Basistarife schließen Team-Chat und Videooptionen aus
- Latenzspitzen bei hohem Anrufvolumen
Am besten für einfache Anrufweiterleitung in Teams
MightyCall ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das Funktionen wie Anrufweiterleitung, virtuelle Nummern, Voicemail-Transkription, Rufumleitung und mobile Apps für eine einfache Teamkommunikation und Verwaltung bietet.
Für wen ist MightyCall am besten geeignet?
Kleine Unternehmen und Remote-Teams, die eine schnelle Einrichtung und unkomplizierte Anrufverwaltung ohne IT-Aufwand wünschen.
Warum ich MightyCall gewählt habe
Ich habe MightyCall als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich mit dem schnellen Drag-and-Drop-Anruffluss-Builder festlegen kann, wie Teamgespräche weitergeleitet werden, individuelle Weiterleitungsregeln nach Zeitplan erstelle und Nebenstellen an verteilte Teammitglieder zuweisen kann – ganz ohne IT-Aufwand.
Wichtige Funktionen von MightyCall
- Voicemail-Transkription: Wandelt Voicemails in lesbaren Text um.
- Mobile Apps: Ermöglichen das Tätigen und Empfangen von Anrufen über iOS- und Android-Geräte.
- Anrufer-ID-Verwaltung: Zeigt bei ausgehenden Anrufen Ihre Geschäftsnummer an.
- Anrufaufzeichnung: Zeichnet eingehende und ausgehende Anrufe zu Qualitäts- und Compliance-Zwecken auf.
MightyCall-Integrationen
MightyCall bietet native Integrationen mit HubSpot, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce und Microsoft Teams. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Anruffluss-Builder für Routing
- Virtuelle Telefonnummern für mehrere Standorte
- Mobile App zur Anrufbearbeitung von unterwegs
Cons:
- Fehlende Echtzeit-Überwachung des Warteschlangenstatus
- Gelegentliche Verzögerungen bei der Voicemail-Transkription
Am besten geeignet für unbegrenzte Durchwahlen mit jedem Tarif
Phone.com ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das Anrufmanagement, SMS, Voicemail, Videokonferenzen und die Verwaltung mehrerer Nutzer bietet.
Für wen ist Phone.com am besten geeignet?
Kleine Unternehmer, die jedem Teammitglied eine eigene Durchwahl zuweisen und Anrufe verwalten möchten, ohne lokale Telefon-Hardware betreiben zu müssen.
Warum ich Phone.com ausgewählt habe
Ich habe Phone.com als eines der besten ausgewählt, weil ich mit jedem Tarif unbegrenzt viele Durchwahlen hinzufügen kann, was es einfach macht, verteilte und wachsende Teams abzudecken. Außerdem verlasse ich mich auf die Anruf-Screening-Tools und professionellen Begrüßungen, um die Kommunikation im Team zu stärken.
Wichtige Funktionen von Phone.com
- HD-Videokonferenzen: Veranstalten Sie sichere Videomeetings mit bis zu 100 Teilnehmern.
- SMS- und MMS-Nachrichten: Senden und empfangen Sie geschäftliche Textnachrichten über Ihre Geschäftsnummer.
- Voicemail per E-Mail: Erhalten Sie Voicemails als Audiodateien oder Transkripte in Ihrem Posteingang.
- Individuelle Wartemusik: Laden Sie eigene Wartemusik hoch und nutzen Sie sie zur Anruferbindung.
Phone.com Integrationen
Phone.com bietet native Integrationen mit Zapier, Zoho CRM und AllProWebTools. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Durchwahlen in jedem Tarif
- Videomeetings mit bis zu 100 Teilnehmern
- Orts- und gebührenfreie Nummern verfügbar
Cons:
- Begrenzte Anrufanalyse
- Mobile App kann langsam aktualisieren
Nextiva
Am besten geeignet für KI-gestützte Kundenkommunikation
Nextiva ist eine cloudbasierte VoIP- und Unified-Communications-Plattform, die Geschäftsanrufe, SMS, Videomeetings, Teamchat und Omnikanal-Kundenkommunikation in einer einzigen Oberfläche vereint.
Für wen ist Nextiva am besten geeignet?
Nextiva eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden, die über eine einfache Telefonleitung hinaus zu einer vollständigen Multi-Channel-Kommunikationslösung wechseln möchten.
Warum habe ich Nextiva ausgewählt?
Nextiva steht auf meiner Auswahlliste wegen XBert, dem KI-Mitarbeiter, der eingehende Anrufe entgegennimmt, Termine bucht und häufig gestellte Fragen beantwortet, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter das Telefon abheben muss. Außerdem gefällt mir Agent Assist, das während eines Live-Anrufs in Echtzeit relevante Informationen für die Mitarbeitenden bereitstellt. Sollte ein Anruf die Fähigkeiten von XBert überschreiten, erfolgt die Übergabe an einen menschlichen Mitarbeitenden kontextbezogen, sodass der Kunde sich nicht wiederholen muss.
Wichtige Funktionen von Nextiva
- Geteilte Team-Postfächer: Anrufe, Voicemails, E-Mails und Social-Media-Nachrichten werden in gemeinsamen Postfächern zur Teamzusammenarbeit verwaltet.
- Mehrstufiger IVR-Builder: Erweiterte interaktive Sprachdialoge zur Anrufweiterleitung basierend auf Kundeneingaben oder Geschäftszeiten erstellen.
- Anrufaufzeichnung mit Transkription: Anrufe automatisch aufzeichnen und transkribieren, um Qualitätssicherung und Compliance zu gewährleisten.
- Individuelle Reporting-Dashboards: Maßgeschneiderte Dashboards zur Überwachung von Anrufvolumen, Trends, Mitarbeiteraktivitäten und wichtigen Leistungskennzahlen erstellen.
Nextiva Integrationen
Nextiva bietet native Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Teams, Zoho CRM, ServiceNow, Zendesk, Oracle Sales Cloud und Google Contacts sowie einen API-Zugang für individuelle Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- KI bearbeitet eingehende Anrufe ohne menschliche Agenten
- Integriertes Omnikanal-Postfach für Telefonie, SMS und E-Mail
- Zuverlässige 99,999% Betriebszeit-SLA für Geschäftskontinuität
Cons:
- Erweiterte KI-Funktionen nur in höheren Tarifplänen verfügbar
- Komplexe Einrichtung kann nicht-technische Administratoren kleiner Unternehmen herausfordern
GoTo Connect ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das Sprachgespräche, Videokonferenzen, Messaging und Contact-Center-Funktionen auf einer einzigen Plattform vereint.
Für wen ist GoTo Connect am besten geeignet?
Mittelständische Unternehmen mit verteilten oder hybriden Teams, die eine einheitliche Plattform für Anrufe, Videomeetings und Messaging benötigen.
Warum ich GoTo Connect ausgewählt habe
Ich habe GoTo Connect als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich sein webbasiertes Admin-Portal nutze, um verteilte Teams an verschiedenen Standorten zu verwalten, Anrufweiterleitungen für Remote-Mitarbeitende einzurichten und die integrierte Videokonferenzfunktion für hybride Meetings zu verwenden.
GoTo Connect: Hauptfunktionen
- Mobile App: Anrufe tätigen und empfangen über iOS- und Android-Geräte.
- Anrufanalysen: Anrufprotokolle einsehen und die Anruf-Performance des Teams analysieren.
- Automatische Vermittlung: Automatisierte Anrufweiterleitung und individuelle Begrüßungen einrichten.
- Fax-zu-E-Mail: Faxe direkt im E-Mail-Posteingang senden und empfangen.
GoTo Connect Integrationen
GoTo Connect bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Salesforce, Zoho CRM, Slack, Zendesk, Google Workspace und Outlook. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Anrufabläufe und automatische Vermittlung
- Visueller Editor für Wählpläne zur einfachen Verwaltung
- Voicemail-Transkripte per E-Mail erhalten
Cons:
- Gelegentlich abgebrochene Anrufe und Verzögerungen
- Berichte bieten keine benutzerdefinierten Filteroptionen
8x8
Am besten geeignet für internationale Rufnummernverfügbarkeit
8x8 ist ein cloudbasiertes VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen, das Geschäftsanrufe, Videokonferenzen, Team-Messaging und Contact-Center-Funktionen bietet.
Für wen ist 8x8 am besten geeignet?
Kleine Unternehmen, die geschäftliche Telefonnummern und Anruffunktionen in mehreren Ländern benötigen.
Warum habe ich 8x8 ausgewählt?
Ich habe 8x8 als eines der besten Systeme ausgewählt, weil ich aus lokalen, gebührenfreien und internationalen Telefonnummern für Dutzende von Ländern wählen und weltweite Anrufe über ein einziges Dashboard verwalten kann. Außerdem mag ich die integrierten Funktionen für Anrufaufzeichnung und Analyse-Tools.
8x8 Hauptfunktionen
- Automatische Zentrale: Leitet Anrufer mithilfe anpassbarer Menüs an die richtige Person oder Abteilung weiter.
- Voicemail zu E-Mail: Sendet Sprachnachrichten als Audiodateien direkt an Ihren E-Mail-Posteingang.
- Rufgruppen: Ermöglichen es, dass mehrere Telefone gleichzeitig klingeln, sodass Anrufe immer entgegengenommen werden.
- Mobile App: Ermöglicht Ihnen, geschäftliche Anrufe direkt von Ihrem Smartphone zu tätigen und zu empfangen.
8x8 Integrationen
8x8 bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Salesforce, Slack, HubSpot, Google Workspace, Zendesk und ServiceNow. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Vereinigt Kommunikationslösungen mit Contact-Center-Daten
- Features für Direct Routing zertifiziert für Teams-Setups
- Individuelle Geschäftszeiten und Begrüßungen
Cons:
- Erfordert Netzwerkkonfiguration für die Einrichtung
- Kein integriertes CRM oder Kontaktsynchronisierung
Aircall
Am besten geeignet für kollaborative Kommentierung von Anrufen
Ringover
Ideal für unbegrenzte internationale Telefon-Flatrates
Weitere VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen
Hier sind einige weitere VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen, die es nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- JustCall
Am besten für eine schnelle Einrichtung der CRM-Integration geeignet
- Intermedia Unite
Ideal für integrierten Team-Chat und Dateifreigabe
- Google Voice
Am besten geeignet für einfache, geräteübergreifende Nummernverwaltung
- Microsoft Teams Phone
Am besten geeignet für die nahtlose Integration in Office 365-Workflows
Wie ich VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Funktionen auf, die jede Plattform abdecken muss, und in Unterscheidungsmerkmale, die ein für CX-Teams entwickeltes System von einem System abheben, das lediglich Anrufe verarbeitet.
Grundlegende Funktionen (Voraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede der unten aufgeführten grundlegenden Funktionen auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (ist in diesem Bereich hervorragend). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um und verwende 65 % als Richtwert, um die allgemeine Eignung für die Liste zu beurteilen.
- Cloud-basierte VoIP-Telefonie: Ich prüfe, ob zuverlässige HD-Sprachqualität, die Bereitstellung von Geschäftsrufnummern und Nebenstellen vorhanden sind, mit denen ein fünfköpfiges Team wie ein etabliertes Unternehmen auftreten kann.
- Mehrstufige IVR & Anrufweiterleitung: Ich achte auf automatische Vermittlungsmenüs, Klingelgruppen und zeitbasierte Regeln, die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten automatisch an diensthabende Mitarbeiter weiterleiten.
- Voicemail & Anrufverwaltung: Voicemail-Transkription, Anrufaufzeichnung und warme Weiterleitung sind die Funktionen, die ich bewerte, damit Mitarbeiter den Gesprächskontext übergeben können, ohne dass Kunden alles wiederholen müssen.
- Softphone-Apps für Mobilgeräte & Desktop: Ich bewerte, ob native iOS-, Android- und Desktop-Apps alle wichtigen Telefoniefunktionen bieten, damit hybride Mitarbeiter Kundenanrufe von einem Laptop oder Telefon aus annehmen können.
- Geschäftliche SMS & Nachrichten: Die Möglichkeit, über die Geschäftsrufnummer in beide Richtungen Textnachrichten zu senden, ist hier entscheidend – etwa um Terminbestätigungen oder Bestellaktualisierungen zu verschicken, ohne auf ein persönliches Gerät wechseln zu müssen.
- Anrufanalyse & Berichterstattung: Ich suche nach Dashboards, die verpasste Anrufe, die durchschnittliche Gesprächsdauer und die Aktivitäten einzelner Mitarbeiter erfassen, damit Supportverantwortliche Versorgungslücken erkennen können, bevor Kunden sie bemerken.
Sobald ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (Wodurch sich Anbieter abheben)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter miteinander:
Herausragende Funktionen
KI-Zusammenfassungen von Anrufen sind eine wichtige Zeitersparnis, die ich genau prüfe. Wenn ein Mitarbeiter ein zehnminütiges Supportgespräch beendet, sorgt eine automatisch erstellte Zusammenfassung mit Stimmungsmarkierungen dafür, dass er sich die manuelle Notizerstellung sparen und schneller zum nächsten Kunden wechseln kann. Ich prüfe außerdem Tools für die Live-Anrufunterstützung wie Flüstern und Aufschalten, mit denen ein Manager einen neuen Mitarbeiter durch einen schwierigen Abrechnungsstreit führen kann, ohne dass der Anrufer davon erfährt. Gemeinsame Teampostfächer sind ebenfalls wichtig. Ich suche nach einer einzigen Warteschlange, in der Anrufe, Voicemails und Textnachrichten gemeinsam eingehen, damit keine Kundennachricht unbeachtet bleibt.
Über die Funktionen hinaus
Ich prüfe, ob die Preisgestaltung transparent und vorhersehbar ist – ohne überraschende Gebühren pro Minute oder versteckte Kosten für Rufnummern, die die Rechnung nach dem ersten Monat in die Höhe treiben. Zuverlässigkeit ist ebenso wichtig. Ich achte auf veröffentlichte Verfügbarkeits-SLAs und eine automatische Umschaltung auf Mobilfunk, damit ein kurzer Internetausfall nicht zu verpassten Kundenanrufen führt. Außerdem bewerte ich native CRM- und Helpdesk-Integrationen, denn eine Plattform, die Anrufe automatisch in Salesforce protokolliert oder beim Auflegen Zendesk-Tickets erstellt, erspart Mitarbeitern das Wechseln zwischen Tabs und die manuelle erneute Eingabe von Daten.
So wählen Sie ein VoIP-Telefonsystem für ein kleines Unternehmen aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei der Auswahl der für Sie passenden Software den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt das System Ihr Unternehmen auch bei Wachstum? Prüfen Sie Benutzerlimits, Optionen für Nebenstellen und Begrenzungen des Anrufvolumens. |
| Integrationen | Lässt es sich direkt mit Ihrem CRM, Kundendienstsystem oder Ihren Planungstools verbinden? Vermeiden Sie manuelle Umgehungslösungen, indem Sie die wichtigsten Integrationen überprüfen. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Einstellungen, Begrüßungen und Abläufe an die Prozesse Ihres Teams anpassen, ohne die IT zu benötigen? Bewerten Sie die Flexibilität der Administrationsfunktionen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Benötigen Ihre Mitarbeitenden eine umfangreiche Schulung? Testen Sie die Benutzeroberfläche auf intuitive Bedienung und eine schnelle Einarbeitung, auch für neue Mitarbeitende. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert die Einrichtung, und wird die Migration von Ihrem alten System unterstützt? Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Unterstützung bei der Einrichtung und Ressourcen zur Selbstbedienung. |
| Kosten | Sind die Preisstufen vorhersehbar, wenn Ihr Anrufvolumen oder die Anzahl der Benutzer steigt? Achten Sie auf versteckte Gebühren und verpflichtende Zusatzoptionen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie werden Anrufe und Kundendaten geschützt? Achten Sie auf Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und die Einhaltung relevanter Vorschriften. |
| Verfügbarkeit der Unterstützung | Erreichen Sie bei Bedarf schnell einen fachkundigen Ansprechpartner? Achten Sie auf Unterstützung rund um die Uhr und nach Kanal gestaffelte Reaktions-SLAs. |
Was ist ein VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen?
VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen sind internetbasierte Kommunikationsplattformen, mit denen Unternehmen über Breitbandverbindungen statt über herkömmliche Telefonleitungen Anrufe tätigen und empfangen können. Diese Systeme bündeln geschäftliche Telefoniefunktionen wie Sprachnachrichten, Anrufweiterleitung und Aufzeichnung, sodass Ihr Team von jedem Ort und mit jedem Gerät aus verbunden bleiben kann, ohne auf eine physische Infrastruktur angewiesen zu sein.
Funktionen eines VoIP-Telefonsystems für kleine Unternehmen
Achten Sie bei der Auswahl eines VoIP-Telefonsystems für ein kleines Unternehmen auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Anrufweiterleitung: Leitet eingehende Anrufe anhand benutzerdefinierter Regeln, der Tageszeit oder der Auswahl des Anrufers in einem Menü an das richtige Teammitglied oder die richtige Abteilung weiter.
- Transkription von Sprachnachrichten: Wandelt gesprochene Sprachnachrichten in leicht lesbaren Text um, sodass Ihr Team Antworten schnell prüfen und priorisieren kann.
- IVR-Menü: Interaktive Sprachmenüs ermöglichen es Anrufern, mithilfe einer Tastatur oder ihrer Stimme durch Optionen zu navigieren. Dadurch werden Self-Service-Funktionen bereitgestellt und Anrufe effizient weitergeleitet.
- Anrufweiterleitung: Ermöglicht die Weiterleitung eingehender Anrufe an andere Nummern, Mobilgeräte oder Mitarbeiter im Homeoffice, sodass wichtige Anrufe nie verpasst werden.
- Anrufaufzeichnung: Erfasst und speichert Gespräche sicher für Schulungen, Qualitätsüberwachung und Compliance-Zwecke.
- Mobile und Desktop-Apps: Ermöglichen Teams, unterwegs oder von jedem Arbeitsplatz aus geschäftliche Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, und unterstützen so flexibles Arbeiten und Arbeiten im Homeoffice.
- Konferenzanrufe: Ermöglichen mehreren Teilnehmern, an einem einzelnen Anruf teilzunehmen, wodurch Teamgespräche und externe Besprechungen einfach zu verwalten sind.
- Rufnummernmitnahme: Ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden geschäftlichen Rufnummern beim Anbieterwechsel zu behalten, damit Kunden den Kontakt nicht verlieren.
- Verwaltung der Anrufer-ID: Passt an, wie Ihre geschäftliche Rufnummer bei externen Kontakten angezeigt wird, um Vertrauen und Einheitlichkeit aufzubauen.
- Echtzeitanalysen: Zeigen die aktuelle Anrufaktivität, Antwortzeiten und Leistungskennzahlen des Teams an, damit Manager den Service überwachen und Trends erkennen können.
Vorteile eines VoIP-Telefonsystems für kleine Unternehmen
Die Einführung eines VoIP-Telefonsystems für ein kleines Unternehmen bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Mehr Mobilität: Teammitglieder können mithilfe von mobilen und Desktop-Apps von jedem Gerät und jedem Ort aus geschäftliche Anrufe tätigen und entgegennehmen.
- Mehr Flexibilität: Anrufweiterleitung, Weiterleitung und IVR-Menüs lassen sich problemlos an sich entwickelnde Teamstrukturen und Arbeitsabläufe anpassen.
- Niedrigere Betriebskosten: VoIP-Systeme reduzieren in der Regel die Telefonkosten und machen teure Hardware oder separate Telefonleitungen überflüssig.
- Professionelles Erscheinungsbild: Funktionen wie Anrufaufzeichnung, anpassbare Anrufer-ID und die Transkription von Sprachnachrichten verbessern die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens und das Kundenerlebnis.
- Skalierbarkeit für Wachstum: Wenn Ihr Unternehmen wächst, lassen sich problemlos Nummern, Benutzer oder Nebenstellen hinzufügen – komplexe Installationen sind nicht erforderlich.
- Bessere Einblicke in die Leistung: Echtzeitanalysen und Berichte ermöglichen es Ihnen, die Anrufaktivität zu überwachen, Trends zu verfolgen und die Teamleistung zu optimieren.
- Zuverlässige Erreichbarkeit: Integrierte Anrufweiterleitung und Rufnummernmitnahme halten Ihr Unternehmen erreichbar und verhindern Unterbrechungen, auch bei einem Umzug des Büros oder bei Ausfällen.
Kosten und Preise eines VoIP-Telefonsystems für kleine Unternehmen
Die Auswahl eines VoIP-Telefonsystems für ein kleines Unternehmen erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische enthaltene Funktionen von VoIP-Telefonsystemlösungen für kleine Unternehmen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Unterstützt eine begrenzte Anzahl von Benutzern, grundlegende Telefonie, einfache Sprachnachrichten sowie den Zugriff auf mobile oder Desktop-Apps. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Unbegrenzte Ortsgespräche, Anrufweiterleitung, Transkription von Sprachnachrichten und grundlegender Support. |
| Geschäftstarif | $15-$35/Benutzer/Monat | IVR-Menüs, Anrufaufzeichnung, Anrufanalysen, erweiterte Weiterleitung und Integration mit Geschäftstools. |
| Unternehmenstarif | $35-$60/Benutzer/Monat | Priorisierter Support, benutzerdefinierte Integrationen, verbesserte Sicherheit, Compliance-Optionen und flexible Skalierbarkeit. |
VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen – häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu einem VoIP-Telefonservice für ein wachsendes Unternehmen:
Kann ich meine bestehende geschäftliche Telefonnummer behalten, wenn ich zu einer VoIP-Lösung wechsle?
Ja, die meisten VoIP-Anbieter unterstützen die Rufnummernmitnahme. Dadurch können Sie sich von Ihrem herkömmlichen Festnetzanschluss lösen und Ihre aktuelle geschäftliche Telefonnummer übertragen, ohne die Kommunikation mit Ihren Kunden zu unterbrechen.
Funktionieren VoIP-Telefonsysteme mit mobilen Geräten?
Ja, nahezu alle Systeme bieten mobile Apps an, sodass Ihr Team mit seinem Mobiltelefon oder Tablet Anrufe tätigen und entgegennehmen, Sprachnachrichten abrufen und Einstellungen auf Smartphones verwalten kann. Viele Anbieter bündeln diese Tools in einer All-in-One-UCaaS-Plattform, die neben den herkömmlichen Telefoniefunktionen auch hochauflösende Videoanrufe umfasst.
Sind VoIP-Telefonsysteme für die geschäftliche Nutzung sicher?
Ja, ein seriöser Dienstanbieter bietet Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates zum Schutz Ihrer Anrufe und Daten. Prüfen Sie die Sicherheitsfunktionen stets, um die Einhaltung Ihrer spezifischen geschäftlichen Anforderungen sicherzustellen.
Benötige ich spezielle Hardware für ein VoIP-Telefonsystem?
Nein, Sie benötigen keine spezielle Ausstattung – die meisten Systeme funktionieren mit Ihren vorhandenen Computern, einer Softphone-Anwendung und Smartphones. Einige kleine Teams entscheiden sich aus Gründen des zusätzlichen Komforts für dedizierte IP-Telefone oder Headsets, diese sind für eine moderne Telefonanlage für kleine Unternehmen jedoch nicht erforderlich.
Wie zuverlässig ist die Gesprächsqualität bei einem VoIP-Telefonsystem?
Die Gesprächsqualität hängt von Ihrer Internetverbindung ab. Mit einer stabilen Breitbandverbindung, einem modernen Router oder einem starken WLAN kann ein Cloud-Telefonsystem eine glasklare Audioqualität und zuverlässige Anrufe mit hervorragender Betriebszeit liefern. Für optimale Ergebnisse ist es wichtig, die Bandbreite und die Einstellungen für die Dienstgüte zu überprüfen.
Was passiert, wenn meine Internetverbindung ausfällt?
Bei einem Ausfall kann eine PBX einen VoIP-Anruf automatisch an alternative Mobiltelefonnummern oder Ersatzgeräte weiterleiten und so die Zahl abgebrochener Verbindungen minimieren. Viele VoIP-Funktionen, etwa die elektronische Weiterleitung von Sprachnachrichten an E-Mail und die automatische Anrufweiterleitung, funktionieren auch dann weiterhin in der Cloud, wenn Ihr lokaler Telefondienst vorübergehend unterbrochen ist. Viele Tarife schützen außerdem weiterhin Ihr Budget, indem sie unbegrenzte Anrufe zu Ersatzanschlüssen ermöglichen.