Las 10 Mejores Herramientas Gratuitas para Reservar Escritorios en 2026

El software gratuito de reserva de hot desk ofrece a tu equipo una forma sencilla de reservar espacios de trabajo sin pagar suscripciones costosas. Si buscas una solución que ayude a gestionar la disponibilidad de puestos, evitar reservas dobles y apoyar el trabajo híbrido—todo sin afectar tu presupuesto—estás en el lugar correcto.

Esta lista va más allá de las recomendaciones habituales y se enfoca en plataformas que tienen un plan gratuito o un periodo de prueba gratis, para que puedas realmente probar las soluciones antes de tomar una decisión. Encontrarás opciones adecuadas para equipos de todos los tamaños, junto con información sobre lo que hace que cada herramienta valga la pena considerar.

Resumen: Mejor Software Gratuito para Reservar Hot Desk

Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis selecciones de software gratuito para reservar escritorios, para ayudarte a encontrar el mejor según tu presupuesto y las necesidades de tu negocio.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Envoy	Ideal para integraciones inteligentes con herramientas del lugar de trabajo	Plan gratuito disponible + demo gratuita disponible	Desde $5/recurso reservable/año (facturado anualmente)	Website
2	Flexwhere	Ideal para una implementación rápida en espacios de trabajo híbridos	Plan gratuito + demo gratis disponible	Desde 1,99 €/usuario/mes (facturación anual)	Website
3	DeskFlex	Ideal para programación avanzada con informes	Prueba gratuita de 30 días + demo gratuita disponible	Precios a consultar	Website
4	Waldo	Mejor integración con Microsoft Teams para reservas sin complicaciones	Plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde €30/usuario/año	Website
5	Joan Desk Booking	Ideal para mostrar disponibilidad de escritorios en tiempo real	Prueba gratuita de 30 días + demo gratuita disponible	Desde $49/mes	Website
6	Logitech	Ideal para la reserva de escritorios con integración de hardware	Prueba gratuita de 90 días + plan gratis + demo gratuita disponible	Desde $49/escritorio/año	Website
7	Archie (hot desk booking template)	La mejor plantilla gratuita en Excel para asignación manual de escritorios	Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde $2.80/escritorio/mes (con un mínimo base de $159/mes)	Website
8	Deskfound	Ideal para reservas basadas en ubicación para asientos flexibles	Plan gratuito disponible	Desde $1.50/usuario/mes	Website
9	Whatspot	Ideal para reservas sencillas desde cualquier dispositivo	Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde $22/mes (facturado anualmente)	Website
10	Dibsido	Ideal para un panel administrativo fácil de usar	Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible	Desde $1.90/usuario/mes (facturado anualmente)	Website

Featured Tools

1. 

   SupportYourApp

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   4.7

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2. 

   Tidio

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   4.7

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3. 

   Freshdesk

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   4.4

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Reseñas de Software Gratuito para Reservar Hot Desk

A continuación, encontrarás mis resúmenes detallados de los programas gratuitos para reservar hot desk que entraron en mi lista. Mis reseñas ofrecen un análisis a fondo de las funcionalidades, mejores casos de uso e integraciones de cada plataforma para ayudarte a elegir la mejor para ti.

1

Envoy

Ideal para integraciones inteligentes con herramientas del lugar de trabajo

• Plan gratuito disponible + demo gratuita disponible
• Desde $5/recurso reservable/año (facturado anualmente)

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Rating: 4.8/5

Envoy es una plataforma de gestión del lugar de trabajo para la reserva de escritorios, salas de reuniones y espacios de estacionamiento que reúne la programación, la gestión de espacios y el registro de visitantes en un solo sistema.

¿Para quién es mejor Envoy?

El plan gratuito de Envoy es ideal para pequeñas empresas con necesidades básicas de recepción de visitantes o negocios presenciales con requerimientos de reserva pequeños o poco frecuentes. Sus planes avanzados son adecuados para equipos de operaciones en lugares de trabajo de organizaciones medianas a grandes y multilocalizadas que requieren una gestión unificada de espacios, escritorios y visitas.

Por qué elegí Envoy

Elegí Envoy como uno de los mejores porque me gusta que podamos usar una sola aplicación para reservar escritorios, salas de reuniones y lugares de estacionamiento. Mi equipo gestiona todas las reservas desde un solo panel, lo que nos ayuda a coordinar horarios híbridos complejos en la oficina.

Funciones clave de Envoy

• Mapas de piso interactivos: Los usuarios seleccionan escritorios disponibles directamente desde un mapa en vivo de la oficina.
• Controles de salud de empleados: Automatiza encuestas de cribado antes de acceder al espacio de trabajo cada día.
• Verificación de check-in de escritorio: Requiere que el personal confirme la reserva al llegar para evitar ausencias sin aviso.
• Integración con gestión de visitantes: Conecta reservas flexibles de escritorios con el registro de invitados para una entrada conveniente.

Integraciones de Envoy

Envoy ofrece integraciones nativas con Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Okta, Microsoft Entra ID, Cisco Webex, Zoom, Salesforce, Rippling, Kisi y Zapier. Hay una API disponible para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Envoy ofrece un plan gratuito para siempre para la reserva de escritorios en una ubicación. El plan gratuito tiene límites en integraciones, gestión de invitados, análisis y opciones de personalización visual.

Pros and Cons

Pros:

• Combina reservas de escritorios, salas y parking
• Mapas de oficina interactivos para reservas
• Sistema integrado de gestión de visitantes

Cons:

• El plan gratuito está limitado a una ubicación
• El check-in de escritorio puede ser redundante para algunos

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website

2

Flexwhere

Ideal para una implementación rápida en espacios de trabajo híbridos

• Plan gratuito + demo gratis disponible
• Desde 1,99 €/usuario/mes (facturación anual)

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Rating: 5/5

Flexwhere es una plataforma dedicada a la reserva de escritorios compartidos para entornos de trabajo híbridos, que ofrece reserva de espacios, visualización de disponibilidad de escritorios y gestión de salas de reuniones en un solo sistema.

¿Para quién es mejor Flexwhere?

Flexwhere es ideal para empresas con modelos de trabajo híbrido que buscan gestionar reservas de escritorios y salas de reuniones en varias ubicaciones de oficina.

Por qué elegí Flexwhere

Elegí Flexwhere como uno de los mejores porque su rápida implementación para oficinas híbridas permite a mi equipo desplegar la reserva de escritorios rápidamente. Me gusta que permite gestionar varias ubicaciones y ofrece mapas de estado de escritorios en tiempo real desde el primer día.

Características clave de Flexwhere

• Sensores de ocupación de escritorios: Conecta sensores para detectar y mostrar automáticamente el uso de los escritorios en tiempo real.
• Planos interactivos de la oficina: Visualiza y reserva escritorios disponibles directamente desde un mapa dinámico del espacio de trabajo.
• Gestión de visitantes: Registra y sigue a los visitantes de la oficina junto con las reservas de espacios.
• Integración con Outlook: Sincroniza las reservas con el calendario de Microsoft Outlook para una programación más fluida.

Integraciones de Flexwhere

Flexwhere ofrece integraciones nativas con Microsoft Outlook, Microsoft Teams y Google Workspace, y proporciona una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Flexwhere ofrece un plan gratuito para siempre para hasta 25 usuarios. Este plan incluye reserva básica de escritorios y salas, pero las funciones avanzadas y las integraciones están limitadas a los planes de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Plan gratuito hasta 25 usuarios
• Plano interactivo para selección de espacios
• Sensores de ocupación para actualizaciones en tiempo real

Cons:

• Pocas opciones de personalización para los planos
• El precio aumenta rápidamente con más usuarios

LEARN MORE ABOUT FLEXWHERE:

• Check out Flexwhere on their website

3

DeskFlex

Ideal para programación avanzada con informes

• Prueba gratuita de 30 días + demo gratuita disponible
• Precios a consultar

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Rating: 5/5

DeskFlex es un software de reserva de escritorios y salas diseñado para espacios de trabajo que requieren reservas en tiempo real, programación automatizada, gestión de visitantes y funciones de seguimiento de utilización del espacio.

¿Para quién es DeskFlex?

DeskFlex es adecuado para gestores de instalaciones y oficinas en empresas medianas o grandes que buscan una reserva flexible de espacios y optimización del lugar de trabajo.

Por qué elegí DeskFlex

Elegí DeskFlex como uno de los mejores porque permite gestionar la programación de salas y escritorios con mapas visuales, personalizar la asignación de recursos y automatizar las reservas recurrentes para optimizar el espacio de trabajo; perfecto para el uso compartido de escritorios en tiempo real.

Funciones clave de DeskFlex

• Check-in sin contacto: Los usuarios pueden escanear códigos QR para reservar o registrarse en escritorios sin contacto físico.
• Sistema de gestión de visitantes: Rastrea y gestiona la llegada y salida de invitados en la oficina.
• Evaluación COVID-19: Cuestionarios incorporados de evaluación de salud para empleados y visitantes.
• Acceso por aplicación móvil: Permite al personal reservar o liberar escritorios de forma remota desde sus teléfonos inteligentes.

Integraciones de DeskFlex

DeskFlex ofrece integraciones nativas con Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft 365 y hardware de Cisco. Hay disponible una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

DeskFlex ofrece una prueba gratuita de 30 días para nuevos usuarios. Después del período de prueba, se requiere la compra de un plan de pago, y no hay un plan gratuito para siempre disponible.

Pros and Cons

Pros:

• Visualización de reservas en el plano disponible
• Sistema avanzado de gestión de visitantes integrado
• Programación automática para reservas recurrentes

Cons:

• Los precios no se publican de forma pública
• No hay plan gratuito disponible

LEARN MORE ABOUT DESKFLEX:

• Check out DeskFlex on their website

4

Waldo

Mejor integración con Microsoft Teams para reservas sin complicaciones

• Plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde €30/usuario/año

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Waldo es un software gratuito de reserva de escritorios compartidos que te permite gestionar reservas de espacios de trabajo, escritorios y salas de reuniones directamente desde Microsoft Teams y Outlook, con funciones especializadas para organizaciones híbridas.

¿Para quién es mejor Waldo?

Waldo es una excelente opción para empresas híbridas y departamentos de TI que dependen de Microsoft 365 para la gestión de espacios de trabajo y la colaboración.

Por qué elegí Waldo

Elegí Waldo como uno de los mejores porque mi equipo puede reservar escritorios y salas directamente en Microsoft Teams y Outlook. Su enfoque integrado se adapta a nuestro uso actual de Microsoft 365 y facilita la adopción.

Características clave de Waldo

• Planos de planta interactivos: Los usuarios pueden seleccionar escritorios a partir de mapas de oficina totalmente interactivos.
• Restricciones de reserva para administradores: Configura reglas personalizadas de reserva para usuarios o equipos específicos.
• Panel de análisis del espacio de trabajo: Haz seguimiento en tiempo real del uso, la ocupación y los patrones de reserva.
• Sincronización con calendario de Outlook: Las reservas de escritorios y salas se sincronizan automáticamente con los calendarios de Outlook.

Integraciones de Waldo

Waldo ofrece integraciones profundas y nativas en todo el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365 y Azure Active Directory. Hay una API disponible para configuraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Waldo ofrece un plan gratuito para siempre con usuarios, escritorios y salas ilimitados. Admite comandos básicos del chatbot de Teams y seguimiento de estacionamiento, pero carece de políticas avanzadas de administración y visualizaciones personalizadas de los planos de planta.

Pros and Cons

Pros:

• Se integra directamente con Microsoft Teams y elimina inicios de sesión en otras aplicaciones
• El plan gratuito para siempre incluye usuarios, escritorios y salas ilimitados
• Libera automáticamente las reservas de escritorios no utilizadas basándose en el análisis de calendarios

Cons:

• Carece de integraciones nativas para equipos de Google Workspace
• El diseño interactivo de planos de planta requiere actualizarse a planes de pago

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• Check out Waldo on their website

5

Joan Desk Booking

Ideal para mostrar disponibilidad de escritorios en tiempo real

• Prueba gratuita de 30 días + demo gratuita disponible
• Desde $49/mes

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Joan Desk Booking es una plataforma de reserva de escritorios para entornos de trabajo híbridos que permite a los equipos encontrar, programar y gestionar escritorios compartidos desde una aplicación móvil, un panel web o dispositivos Joan.

¿Para quién es ideal Joan Desk Booking?

Responsables de instalaciones y gestores de oficinas en empresas medianas o grandes que necesitan reservas de escritorios flexibles para equipos presenciales e híbridos.

Por qué elegí Joan Desk Booking

Elegí Joan Desk Booking como uno de los mejores porque puedo encontrar, reservar y gestionar escritorios desde mi teléfono o navegador en solo segundos. Realmente valoro lo fácil que es revisar los espacios disponibles y hacer cambios instantáneos cuando cambian los planes de nuestro equipo.

Funciones clave de Joan Desk Booking

• Sincronización con dispositivos Joan: Sincroniza las reservas de escritorios con las pantallas de salas de reuniones Joan para una visibilidad actualizada de los espacios.
• Roles de acceso personalizados: Define permisos administrativos, de gestor y de usuario para el control de las reservas.
• Reserva por código QR: Escanea los códigos QR de los escritorios para hacer reservas inmediatas en el momento.
• Analítica de ocupación: Supervisa la utilización del espacio de trabajo con informes de uso y paneles de análisis.

Integraciones de Joan Desk Booking

Joan Desk Booking ofrece integraciones nativas con Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365 y Slack. También dispone de una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Joan Desk Booking ofrece una prueba gratuita de 30 días para usuarios que no estén listos para comprometerse pero quieran probar las funciones de Joan Desk. Algunas funciones y integraciones avanzadas solo están disponibles en planes de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Aplicación móvil para reservas de escritorios
• Mapeo visual del plano de oficina
• Sincronización con calendarios de Google y Outlook

Cons:

• Informes básicos solo en el plan gratuito
• Costo adicional por funciones avanzadas de análisis

LEARN MORE ABOUT JOAN DESK BOOKING:

• Check out Joan Desk Booking on their website

6

Logitech

Ideal para la reserva de escritorios con integración de hardware

• Prueba gratuita de 90 días + plan gratis + demo gratuita disponible
• Desde $49/escritorio/año

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Logitech es una solución de gestión del espacio de trabajo para reservar escritorios compartidos, administrar salas de reuniones y coordinar recursos de oficina híbrida a través de una plataforma en la nube.

¿Para quién es Logitech?

Logitech es ideal para gerentes de oficina y equipos de TI en organizaciones medianas y grandes que buscan una integración de reserva de escritorios y salas para lugares de trabajo híbridos.

Por qué elegí Logitech

Elegí Logitech porque integra ambos ecosistemas principales de oficina—Microsoft y Google—y se sincroniza perfectamente con el hardware de Logitech Sync para actualizaciones instantáneas del estado de los escritorios.

Funciones clave de Logitech

• Visualización interactiva del plano de planta: Reserva escritorios y salas utilizando un mapa interactivo de la oficina.
• Reserva móvil de autoservicio: Reserva espacios de trabajo y gestiona reservas desde tu teléfono.
• Liberación rápida de escritorios: Libera escritorios no utilizados automáticamente según la ocupación.
• Gestión centralizada de políticas: Establece reglas y permisos de uso del espacio de trabajo en un único panel de administración.

Integraciones de Logitech

Integraciones nativas con Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace y el hardware de gestión Logitech Sync.

¿Qué es gratis?

Logitech ofrece un nivel gratuito permanente llamado “Básico para escritorios flexibles” que cubre flujos de reserva estándar y aprovisionamiento de usuarios. El acceso a mapas visuales de planta y análisis requiere una actualización o el uso de su prueba premium gratuita de 90 días.

Pros and Cons

Pros:

• Integra nativamente ambos ecosistemas, Microsoft 365 y Google Workspace
• Se empareja con hardware físico para indicadores visuales de disponibilidad por colores
• Las funciones básicas de reserva para escritorios flexibles son gratuitas de forma permanente

Cons:

• Los mapas visuales interactivos requieren una actualización a planes de pago
• Las funciones avanzadas de liberación automática dependen en gran medida de la compra de hardware propietario

LEARN MORE ABOUT LOGITECH:

• Check out Logitech on their website

7

Archie (hot desk booking template)

La mejor plantilla gratuita en Excel para asignación manual de escritorios

• Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde $2.80/escritorio/mes (con un mínimo base de $159/mes)

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Archie es una plantilla descargable de Excel diseñada para la reserva de escritorios flexibles, que te permite personalizar y realizar un seguimiento de la disponibilidad de espacios de trabajo y las reservas de forma gratuita.

¿Para quién es ideal Archie?

Responsables de oficinas pequeñas y coordinadores de espacios de trabajo que necesitan una solución sencilla y sin coste para organizar la reserva de escritorios utilizando Excel.

¿Por qué elegí Archie?

Elegí Archie porque me permite descargar y personalizar rápidamente una hoja de cálculo de Excel para gestionar reservas de escritorios. Su configuración sencilla me permite adaptar la plantilla a diferentes tamaños de oficina y desplegar rápidamente un sistema de reservas manual.

Características clave de Archie (plantilla para reservar escritorios flexibles)

• Descarga de plantilla: Accede de inmediato al archivo de Excel desde el blog de Archie.
• Compatibilidad con Google Sheets: Usa la plantilla en Google Sheets para editar en la nube.
• Formato imprimible: Imprime la plantilla para la gestión de escritorios fuera de línea.
• Campos de entrada de datos manual: Ingresa los detalles de la reserva directamente en las columnas preformateadas.

Integraciones de Archie

Se integra con herramientas populares de espacios de trabajo, incluyendo Slack, Microsoft Teams, Outlook, Google Calendar y los controles de acceso de Kisi.

¿Qué es gratis?

Archie (plantilla para reserva de escritorios flexibles) es una plantilla de Excel gratuita para siempre, sin límites de usuarios o uso. No incluye opciones de integración, funciones avanzadas ni soporte.

Pros and Cons

Pros:

• Precios rentables que se escalan por escritorio en lugar de por número de empleados
• El filtrado avanzado de servicios facilita encontrar equipamiento específico de oficina
• Elegantes mapas de planta interactivos brindan un excelente contexto visual

Cons:

• Los planes de pago pueden ser costosos en comparación con la competencia
• Funcionalidad gratuita limitada más allá de la plantilla de Excel

LEARN MORE ABOUT ARCHIE (HOT DESK BOOKING TEMPLATE):

• Check out Archie (hot desk booking template) on their website

8

Deskfound

Ideal para reservas basadas en ubicación para asientos flexibles

• Plan gratuito disponible
• Desde $1.50/usuario/mes

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Rating: 4.9/5

Deskfound es una plataforma de reservación de espacios de trabajo basada en la nube, diseñada para entornos híbridos dinámicos. Elimina el caos de las hojas de cálculo compartidas al integrar reservas de escritorios flexibles, mapas interactivos de los pisos y asignaciones de vecindarios directamente en el flujo diario de trabajo del equipo.

¿Para quién es mejor Deskfound?

Deskfound es ideal para empresas híbridas pequeñas y medianas que funcionan exclusivamente con Slack y Google Workspace y que buscan una forma sencilla, sin complicaciones y de bajo mantenimiento para que sus empleados coordinen los días de oficina.

Por qué elegí Deskfound

Elegí Deskfound porque elimina la barrera de adopción del software empresarial tradicional. En lugar de obligar a los empleados a descargar otra aplicación o recordar una nueva contraseña, permite a los usuarios reservar escritorios, ver planos interactivos de los pisos y saber qué compañeros asistirán a la oficina, todo directamente desde un canal de Slack usando simples comandos de barra diagonal.

Características clave de Deskfound

• Gestión de visitantes: Rastrear y aprobar visitantes en las ubicaciones de las oficinas.
• Asignar escritorios fijos: Asignar escritorios permanentes a empleados específicos.
• Registro con código QR: Permite a los usuarios registrarse en los escritorios usando códigos QR.
• Notificaciones de reservación: Enviar alertas automáticas por correo electrónico para reservas y cancelaciones de escritorios.

Integraciones de Deskfound

Deskfound se centra profundamente en una infraestructura optimizada de Google y Slack, integrándose con Slack, Google Workspace/ Google Calendar y Google Maps.

¿Qué es gratis?

Deskfound ofrece un plan gratuito para siempre con hasta 10 usuarios y reservas de escritorios. Algunas funciones, como la reserva por vecindario y análisis avanzados, solo están disponibles en planes de pago.

Pros and Cons

Pros:

• Interfaz sin fricción en Slack
• El plan gratuito soporta hasta 10 usuarios con acceso completo
• Permite visualizar las reservas de escritorio de los compañeros

Cons:

• Funciones avanzadas de asignación grupal y reglas de reserva por vecindario solo en el plan de pago
• No sincroniza con HRIS para aprovisionamiento

LEARN MORE ABOUT DESKFOUND:

• Check out Deskfound on their website

9

Whatspot

Ideal para reservas sencillas desde cualquier dispositivo

• Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde $22/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.6/5

Whatspot es una plataforma de reserva de escritorios y recursos diseñada para lugares de trabajo que necesitan una forma sencilla de reservar escritorios, salas de reuniones y otros espacios compartidos directamente desde la web o el móvil.

¿Para quién es ideal Whatspot?

Whatspot es adecuado para oficinas pequeñas y medianas, espacios de coworking y organizaciones que buscan una adopción rápida de la reserva de escritorios flexibles y salas de reuniones.

Por qué elegí Whatspot

Elegí Whatspot como uno de los mejores porque puedo configurar reservas rápidas mediante códigos QR, acceder a programaciones adaptadas a dispositivos móviles y utilizar su reserva inteligente de recursos: simple, rápida y accesible para los equipos, optimizando el uso compartido de recursos en espacios de coworking u oficinas híbridas.

Características clave de Whatspot

• Flujo de aprobación de reservas: Los administradores pueden requerir aprobación para las solicitudes de reserva.
• Gestión de acceso de usuarios: Permite definir permisos de usuario para diferentes derechos de reserva.
• Reservas recurrentes: Programa reservas repetidas de escritorios o espacios para los mismos usuarios.
• Tipos de recursos personalizados: Permite reservar diferentes recursos como estacionamientos, casilleros o salas de reuniones.

Integraciones de Whatspot

Las integraciones incluyen Google Calendar, Gmail, Microsoft Teams y Microsoft Outlook.

¿Qué es gratis?

Whatspot ofrece un plan gratuito para siempre para un máximo de 10 usuarios y 3 espacios reservables. Los usuarios pueden realizar hasta 40 reservas al mes, incluidas reservas a través de QR.

Pros and Cons

Pros:

• El plan gratuito permite reservas ilimitadas
• Ofrece reservas de escritorios con código QR
• Aplicación móvil para Android e iOS

Cons:

• Sin integraciones nativas documentadas con terceros
• Sin SSO ni opciones avanzadas de autenticación

New Product Updates from Whatspot

May 17 2026

Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings

Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

10

Dibsido

Ideal para un panel administrativo fácil de usar

• Prueba gratuita de 14 días + plan gratuito + demo gratuita disponible
• Desde $1.90/usuario/mes (facturado anualmente)

Visit Website

Rating: 4.7/5

Dibsido es una plataforma de reserva de escritorios y programación de recursos para equipos que desean gestionar escritorios flexibles, salas de reuniones y reservas de espacios de trabajo apoyando usuarios y reservas ilimitados.

¿Para quién es mejor Dibsido?

Dibsido está dirigido a pequeñas empresas y espacios de coworking que necesitan una manera sencilla de gestionar la reserva de escritorios flexibles y recursos de espacio de trabajo sin límites de usuarios o reservas.

Por qué elegí Dibsido

Elegí Dibsido como uno de los mejores porque puedo configurar escritorios flexibles ilimitados y usuarios sin costo, lo cual es poco común. Me gusta tener reservas recurrentes y notificaciones personalizadas, todo sin preocuparme por límites de uso o cargos extra a medida que mi equipo crece.

Características clave de Dibsido

• Vista de calendario interactivo: Visualiza y gestiona reservas en una interfaz de calendario con opción de arrastrar y soltar.
• Categorización de recursos: Ordena escritorios, salas y otros recursos por categorías personalizadas.
• Configuración de control de acceso: Establece niveles de permiso para administradores, personal y clientes.
• Página pública de reservas: Comparte un enlace personalizado donde los usuarios pueden ver y reservar escritorios disponibles.

Integraciones de Dibsido

Las integraciones incluyen inicio de sesión con Google y Microsoft, Microsoft Teams, Slack, sincronización de calendarios de Google y Outlook, Microsoft Entra ID y una API para integraciones personalizadas.

¿Qué es gratis?

Dibsido ofrece un plan gratuito de por vida para hasta 20 usuarios con acceso a funciones avanzadas de reserva, planos interactivos, algunas herramientas de informes y análisis, y una app para iOS y Android.

Pros and Cons

Pros:

• Tipos de recursos personalizables para espacios y equipamiento
• Calendario de reservas con interfaz de arrastrar y soltar
• Página pública de reservas para auto-servicio de usuarios

Cons:

• Pocas integraciones con aplicaciones de calendario de terceros
• Los controles de seguridad avanzados requieren actualización de pago

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

Criterios de Selección para Software Gratuito de Reserva de Hot Desk

Al seleccionar el mejor software gratuito para reservar hot desk incluido en esta lista, consideré las necesidades y problemas más comunes de los compradores, como la necesidad de una programación sencilla de espacios de trabajo para oficinas híbridas y la capacidad de asignar escritorios de manera eficiente sin costos extras de licencias. Además, utilicé el siguiente marco para mantener mi evaluación estructurada y justa:

Funcionalidad Principal (25% de la puntuación total)
Para ser considerados en esta lista, cada solución debía cubrir estos casos de uso comunes:

• Reservar y liberar escritorios para horarios específicos
• Ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real
• Establecer políticas y restricciones de reserva
• Permitir la reserva autoservicio por parte del usuario
• Admitir reservas recurrentes o en grupo

Otras Funciones Destacadas (25% de la puntuación total)
Para reducir aún más la competencia, también busqué funciones únicas, como:

• Reserva interactiva con plano de oficina
• Check-in con código QR o NFC
• Panel de análisis de utilización de escritorios
• Liberación automática del escritorio en caso de inasistencia
• Aplicación móvil con notificaciones push de reservas

Usabilidad (10% de la puntuación total)
Para evaluar la facilidad de uso de cada sistema, consideré lo siguiente:

• Interfaz de reservas limpia e intuitiva
• Navegación fácil en móvil y ordenador
• Creación simple de cuentas de usuario
• Claridad en las instrucciones y mensajes de error
• Accesibilidad para todo tipo de usuarios

Onboarding (10% de la puntuación total)
Para valorar la experiencia de incorporación de cada plataforma, consideré lo siguiente:

• Disponibilidad de recorridos o guías interactivas del producto
• Guías o tutoriales de configuración paso a paso
• Plantillas listas para usar para un despliegue rápido
• Acceso a seminarios web o chatbots para el proceso de incorporación
• Importación sencilla de datos de usuarios y oficinas

Soporte al cliente (10 % de la puntuación total)
Para evaluar los servicios de soporte al cliente de cada proveedor de software, consideré lo siguiente:

• Respuesta rápida a solicitudes de soporte
• Soporte por chat en vivo, teléfono o dentro de la aplicación
• Base de conocimiento con recursos de autoayuda
• Foros comunitarios o grupos de usuarios
• Asistencia personalizada para la incorporación

Relación calidad-precio (10 % de la puntuación total)
Para evaluar la relación calidad-precio de cada plataforma, consideré lo siguiente:

• El plan gratuito permite suficientes usuarios o escritorios
• Precios de actualización y condiciones transparentes
• Sin cargos ocultos ni funciones esenciales bloqueadas
• Integraciones útiles incluidas en el plan gratuito
• Oferta de pruebas gratuitas prolongadas o descuentos

Opiniones de los clientes (10 % de la puntuación total)
Para conocer el nivel general de satisfacción de los clientes, tuve en cuenta lo siguiente al leer reseñas de usuarios:

• Valoraciones positivas sobre la fiabilidad de las reservas
• Elogios sobre la usabilidad móvil
• Opiniones de los usuarios sobre la experiencia de soporte
• Informes de errores del sistema o interrupciones
• Satisfacción con el proceso y coste de actualización

Cómo elegir un software gratuito de reserva de escritorios

Es fácil quedar abrumado ante largas listas de funciones y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantener el foco durante tu proceso único de selección de software, aquí tienes una lista de factores clave a considerar:

¿Qué es un software gratuito de reserva de escritorios?

El software gratuito de reserva de escritorios es una herramienta digital que permite a las organizaciones reservar escritorios de oficina compartidos sin coste. Ayuda a gestionar el uso del espacio, coordinar la programación para equipos híbridos y monitorear la disponibilidad de escritorios en tiempo real. Los equipos usan estas soluciones para reducir la congestión en la oficina, favorecer políticas de asientos flexibles y simplificar la gestión del espacio sin necesitar una suscripción de pago.

Funciones del software gratuito de reserva de escritorios

Repasemos las funciones que suelen encontrarse en el software de reserva de escritorios, y cuáles se incluyen normalmente en los planes gratuitos frente a los de pago.

Funciones habituales en el software gratuito de reserva de escritorios

• Calendario de reserva de escritorios: Permite a los usuarios reservar escritorios disponibles mediante un calendario digital, ayudando a todos a ver los espacios libres y evitar conflictos de programación.
• Límites básicos de uso: Soporta un número limitado de usuarios, reservas o escritorios sin coste, brindando a pequeños equipos o programas piloto la posibilidad de probar la plataforma sin riesgos.
• Disponibilidad en tiempo real: Muestra qué escritorios están libres u ocupados en la fecha y hora elegidas, facilitando la planificación de dónde trabajar en la oficina.
• Reserva autoservicio: Permite a los usuarios seleccionar, reservar o cancelar escritorios por sí mismos sin necesidad de un administrador, simplificando el proceso de reservas cotidiano para todos.
• Panel de administración sencillo: Permite a los administradores monitorizar el uso de escritorios y gestionar reservas desde una sola pantalla, proporcionando una visión rápida de las tendencias del espacio de trabajo.
• Notificaciones de reserva: Envía confirmaciones o recordatorios por correo electrónico para que los usuarios recuerden sus próximas reservas, reduciendo las inasistencias y el desperdicio de escritorios.
• Vistas de espacios o escritorios: Ofrece una vista visual o en lista de escritorios y salas para ayudar a los usuarios a elegir la mejor opción según sus necesidades.
• Informes limitados: Proporciona informes sencillos sobre la ocupación de escritorios o la frecuencia de reservas, brindando a los administradores algunos datos para evaluar la demanda del espacio de trabajo.

Funciones típicamente de pago en software de reservas de escritorios flexibles

• Planos personalizados: Permite subir mapas detallados de tu oficina para que los usuarios puedan seleccionar un escritorio o área específica desde una interfaz visual.
• Integración con herramientas de oficina: Se conecta con Microsoft 365, Google Workspace o Slack para vincular la reserva de escritorios con tus calendarios y sistemas de mensajería existentes.
• Liberación automatizada de escritorios: Libera los escritorios que no se ocupan después de una inasistencia, utilizando sensores o un requisito de registro para maximizar la eficiencia del espacio.
• Paneles de análisis avanzados: Ofrece información detallada sobre patrones de uso, horas pico y ocupación por equipos para informar la planificación y las políticas de la oficina.
• Permisos basados en roles: Proporciona control detallado sobre quién puede reservar o gestionar determinados escritorios, especialmente útil en organizaciones grandes o con varias ubicaciones.
• Aplicaciones móviles para reservas: Ofrece apps nativas con notificaciones push, visualización de planos y actualizaciones en tiempo real para que reservar sea aún más sencillo.
• Gestión de visitantes e invitados: Permite a clientes, socios o contratistas externos reservar escritorios temporales, facilitando políticas de trabajo híbrido o flexible.
• Integración con el servicio de soporte: Permite vincular las reservas de escritorios con solicitudes de TI o mantenimiento para gestionar fácilmente problemas y reparaciones.
• Políticas de reservas personalizables: Admite reglas avanzadas sobre cuánto tiempo antes y por cuánto tiempo se pueden reservar los escritorios, ayudando a adaptar la disponibilidad a las necesidades del equipo.

Beneficios del software gratuito de reserva de escritorios flexibles

Implementar un software gratuito de reserva de escritorios flexibles ofrece varios beneficios para tu equipo y tu empresa. Aquí tienes algunos de los que puedes aprovechar:

• Menos congestión en la oficina: La disponibilidad en tiempo real y las reservas autoservicio ayudan a evitar la saturación de espacios y favorecen una experiencia en oficina más fluida.
• Reducción de costos de espacio: Los planes gratuitos permiten gestionar la reserva de escritorios sin pagar software ni añadir costes adicionales de licencias.
• Mayor flexibilidad para equipos híbridos: La opción de reservar escritorios según necesidad permite a los equipos ajustar sus agendas y alternar entre trabajo presencial y remoto.
• Planificación mejor informada: Las funciones básicas de informes muestran la frecuencia de reservas y tendencias de uso, orientando la toma de decisiones de gestión de oficina.
• Flujo de trabajo más eficiente: Los calendarios de reserva automatizados y las notificaciones ayudan a los usuarios a encontrar y reservar escritorios fácilmente sin depender de procesos manuales.
• Gestión de espacios más sencilla: Los paneles de administración ofrecen una visión instantánea del uso y permiten realizar ajustes desde un solo sitio, aliviando la carga del personal de oficina.
• Onboarding más rápido para nuevos usuarios: El diseño intuitivo y la configuración sencilla ayudan a los equipos a empezar rápidamente sin necesidad de arduas formaciones.

Costos y precios del software de reserva de escritorios flexibles

Entiendo que llegaste a este artículo buscando las mejores opciones de software de reserva de escritorios flexibles disponibles de manera gratuita. Sin embargo, dado que los planes gratuitos solo incluyen funciones limitadas, es probable que en el futuro necesites ampliar tu plan.

La siguiente tabla resume los planes más comunes, sus precios promedio y las características típicas incluidas en el software de reserva de escritorios flexibles:

Tabla comparativa de planes del software de reserva de escritorios flexibles