¿Cómo funcionan los precios del software para centros de llamadas?
El precio varía según las funciones, el uso y el nivel de servicio; si necesitas funciones avanzadas o asistencia las 24 horas, los 7 días de la semana, espera pagar más
El costo inicial no muestra el panorama completo; los complementos, como los análisis y los puestos adicionales, pueden aumentar el costo total
Concéntrate en el retorno de la inversión y la escalabilidad, no solo en el precio anunciado; elige un software que crezca con tu equipo y ofrezca valor a largo plazo
Los precios del software para centros de llamadas pueden resultar realmente confusos. Las complejas categorías de precios, las funciones restringidas a ciertos planes y la falta de información sobre precios disponible públicamente dificultan la comparación de opciones.
Si eres comprador, responsable financiero o diriges un centro de contacto, esta guía es para ti. Está dirigida a quienes participan en la elaboración de presupuestos, las adquisiciones o la toma de decisiones sobre la experiencia del cliente. Analizaré los rangos de costes habituales, los modelos de precios y las posibles tarifas ocultas. Además, recibirás consejos para evaluar el ROI y asegurarte de obtener el mejor valor para tu equipo.
Calculadora de costes de software para centros de llamadas de The CX Lead
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¿Qué factores influyen en los precios del software para centros de llamadas?
Al elegir un software para centros de llamadas, es posible que te resulte difícil determinar cómo influyen las funciones, el uso y los niveles de asistencia en los costes, por ejemplo, cuando necesitas más puestos o análisis avanzados. Estos son los factores que afectan a los precios:
| Factor | Cómo afecta a los precios |
| Puestos incluidos | Cuantos más puestos necesite tu equipo, mayor será el coste. Cada puesto adicional puede añadir $20-$50 al mes. |
| Etapas del embudo | Los embudos más complejos pueden aumentar los costes, ya que requieren más configuración y asistencia, y posiblemente añadir $10-$30 por etapa al mes. |
| Funciones de generación de informes | Las herramientas avanzadas de generación de informes pueden tener un coste adicional, normalmente de $15-$40 por usuario al mes, ya que requieren un mayor procesamiento de datos. |
| Nivel de asistencia | Una asistencia mejorada, como el acceso 24/7, puede añadir $50-$100 al mes y garantizar que tu equipo reciba ayuda en cualquier momento. |
| Necesidades de integración | Si necesitas integrar el software con otro software para centros de contacto, herramientas de asistencia técnica o herramientas de autoservicio mediante API, calcula pagar $50-$150 al mes por conectores o soluciones personalizadas. |
Comparativa de precios del software para centros de llamadas
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mejor para soporte al cliente por teléfono, SMS, video y correo electrónico | Demo gratuita disponible | Desde $15/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 2 | Ideal para funciones de monitoreo de llamadas | Demostración gratuita | Desde $30/licencia (facturación anual) | Website | |
| 3 | Ideal para procesos impulsados por automatización | Demostración gratuita disponible | Desde $30/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 4 | Ideal para una solución escalable y versátil | Demo gratuita disponible | Desde $15/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 5 | Mejor para centros de llamadas globales | Prueba gratuita de 14 días | Desde $25/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 6 | La mejor opción para seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial | Demostración gratuita disponible | Desde $110/usuario/mes | Website | |
| 7 | Ideal para gestionar altos volúmenes de llamadas | Demostración gratuita | Desde $119/usuario/mes | Website | |
| 8 | Ideal para una gestión unificada del recorrido del cliente | Demostración gratuita disponible | Desde $75/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 9 | Ideal para una implementación y administración sencillas | Demostración gratuita | Precios bajo solicitud | Website | |
| 10 | Ideal para quienes necesitan capacidades avanzadas de integración con CRM | Demostración gratuita disponible | Precios bajo petición | Website |
Comprender los modelos de precios
Al elegir un software para centros de llamadas, es fundamental comprender los distintos modelos de precios, ya que determinan cómo se te factura, a diferencia del coste, que es el importe total que pagas. Las suscripciones por usuario o por niveles pueden adaptarse a equipos pequeños, mientras que las operaciones más grandes podrían beneficiarse de presupuestos personalizados. Estos son los modelos de precios habituales para las soluciones de centros de llamadas:
| Modelo de precios | Cómo funciona | Qué debes tener en cuenta |
| Por usuario o puesto | Se cobra en función del número de usuarios o agentes | Los costes aumentan con el tamaño del equipo; asegúrate de tener en cuenta el crecimiento |
| Por uso | Las tarifas dependen del volumen de llamadas o de los minutos utilizados | Los picos de uso pueden generar cargos inesperados |
| Suscripción por niveles | Ofrece funciones determinadas a distintos niveles de precios | Los niveles superiores pueden incluir funciones que no necesitas. Por ejemplo, es probable que los centros de llamadas entrantes no necesiten un marcador automático para llamadas salientes |
| Presupuesto personalizado | Precios adaptados a las necesidades específicas de tu empresa, especialmente si necesitas funciones basadas en AI, como el análisis de sentimientos o la supervisión de llamadas. | Puede requerir negociación; compara los presupuestos para obtener la mejor relación calidad-precio |
| Pago por uso o anual | Pagas mensual o anualmente, normalmente con descuentos por la modalidad anual | La modalidad mensual puede ser más cara; presta atención a los compromisos a largo plazo |
Precios habituales según el tamaño de la empresa
El precio del software para centros de llamadas aumenta según el tamaño de la empresa, lo que afecta a tu presupuesto a medida que crece tu equipo. Comprender cómo cambian los costes puede ayudarte a planificar de forma eficaz:
| Tamaño de la empresa | Rango de precios habitual | Lo que suele incluir | Casos de uso y proveedores habituales |
| Pequeña empresa | $50–$200/mes | Gestión básica de llamadas, buzón de voz, informes limitados | Atención al cliente, equipos de ventas pequeños; proveedores como Freshdesk, Zoho, Aircall |
| Empresa mediana | $200–$500/mes | Enrutamiento avanzado de llamadas, integración con CRM, análisis, respuesta de voz interactiva (IVR) | Centros de soporte técnico en crecimiento, operaciones de ventas; proveedores como RingCentral, 8x8, Five9, LiveAgent |
| Gran empresa | $500–$1000/mes | Soporte multicanal, herramientas de gestión de personal, garantía de calidad | Equipos de atención al cliente a gran escala, ventas complejas; proveedores como Genesys, Talkdesk, NICE inContact |
| Empresa grande | $1000+/mes | Personalización completa, funciones de software omnicanal, gestión de cuentas especializada | Operaciones globales, centros de llamadas de gran volumen; proveedores como Avaya, Cisco, Amazon Connect |
Costes ocultos y adicionales que debes tener en cuenta
Al decidirte por una solución de software para centros de llamadas, es importante prestar atención a costes ocultos como las tarifas de incorporación o los cargos por soporte premium, que pueden aumentar tu presupuesto. Algunos proveedores cobran por la configuración o exigen tarifas de formación para los nuevos usuarios, lo que añade gastos inesperados. Estos son algunos de los costes ocultos que debes considerar:
| Coste oculto | Descripción |
| Tarifas de incorporación/configuración | Algunos proveedores cobran $500-$1000 por la configuración inicial para poner en funcionamiento el sistema, como Talkdesk y Genesys |
| Formación o certificaciones | Las sesiones de formación pueden costar $200-$500 por usuario, y empresas como NiCE ofrecen programas de certificación |
| Soporte premium | Las opciones de soporte mejorado pueden añadir $100-$300 al mes, como ocurre con proveedores como RingCentral |
| Integraciones más allá del conjunto estándar | Las integraciones personalizadas, como las realizadas con chatbots, herramientas CRM como Salesforce o plataformas de comunicación como WhatsApp, pueden generar cargos adicionales de $50-$150 por integración, como sucede con proveedores como Five9 |
| Excesos de uso | Superar los límites de llamadas puede generar cargos de $0.02-$0.05 por cada minuto adicional, como ocurre con algunos planes de Avaya |
| Compromisos mínimos del contrato | Los compromisos a largo plazo pueden obligarte a pagar tarifas más altas, algo habitual con proveedores como Cisco |
| Actualizaciones legales o de cumplimiento normativo | Las actualizaciones periódicas para cumplir la normativa pueden añadir $200-$400 al año, como ocurre con plataformas como Amazon Connect |
Tipos de precios del software para centros de llamadas: planes de suscripción y factores que impulsan las mejoras
Los mejores programas para centros de llamadas están basados en la nube y suelen utilizar un modelo de suscripción con planes de precios escalonados que varían según las funciones y los límites de usuarios:
- Niveles de los planes: La mayoría de los proveedores ofrecen planes Inicial, Profesional y Empresarial. Los planes Inicial pueden incluir gestión básica de llamadas y buzón de voz, con un número limitado de números de teléfono, mientras que los planes Profesional y Empresarial añaden funciones como análisis avanzados, distribución automática de llamadas, transcripción e integraciones. Proveedores como Talkdesk y RingCentral son transparentes respecto a estos niveles.
- Factores que impulsan la mejora: Los límites de usuarios y de integraciones suelen llevarte a niveles superiores. Si tu equipo crece o necesitas una integración con CRM, espera tener que cambiar a un plan más caro. Five9 y Genesys explican claramente estos factores.
- Descuentos anuales frente a mensuales: Muchos proveedores ofrecen descuentos por compromisos anuales. Los planes mensuales pueden ser entre un 10 y un 20 % más caros, por lo que elegir un plan anual puede ahorrar dinero a tu equipo.
En definitiva, debes evaluar cuidadosamente tus necesidades actuales y futuras para evitar gastar de más. Elige un tipo de software para centros de llamadas y un plan que se adapten a tu equipo ahora, pero que permitan crecer sin costes inesperados.
Cómo maximizar el ROI de tu inversión en software para centros de llamadas
El ROI debe orientar tu decisión de compra al mostrar el valor que tu equipo obtiene del software de telefonía, y hacer un seguimiento después de la implementación garantiza que estás aprovechando todas las ventajas del software para centros de llamadas:
Tiempo ahorrado
La automatización y los flujos de trabajo optimizados del software para centros de llamadas reducen el esfuerzo manual y liberan tiempo de su equipo. Pregúntese qué procesos manuales sustituirá este software y cuánto tiempo podría recuperar su equipo. Considere pedir a los proveedores que demuestren las funciones que permiten ahorrar tiempo en un caso de uso habitual. Esto le ofrece una imagen clara de las posibles mejoras de eficiencia y le ayuda a evaluar el impacto del software en la productividad.
Reducción de errores
Reducir las transferencias o los cálculos manuales puede evitar errores costosos. Identifique dónde se producen actualmente los errores y cómo los reduciría este sistema. Algunas soluciones para centros de contacto también incorporan software de grabación de llamadas y funciones de transcripción para garantizar que las conclusiones obtenidas de las interacciones con los clientes se registren con precisión.
Pida a los proveedores que muestren cómo se validan o controlan los datos en toda la plataforma. Esta evaluación ayuda a garantizar que el software minimice eficazmente los errores, lo que se traduce en mejores resultados y una reducción de los costes asociados a los fallos.
Prevención de incumplimientos normativos
Las funciones que respaldan las normas legales, financieras o del sector reducen el riesgo de multas o auditorías. Pregunte cómo se protegen los datos de los clientes, qué funciones de cumplimiento normativo incorpora el sistema y si la plataforma admite requisitos específicos del sector. Solicite ejemplos de cómo se han evitado incumplimientos normativos. Esta información le ayuda a seleccionar una solución que mantenga sus operaciones seguras y en línea con la normativa, evitando posibles sanciones.
Adopción entre equipos o consolidación
Sustituir varias herramientas por una que sea fácil de utilizar para todos los equipos puede reducir costes y mejorar la coordinación. Considere si este software podría sustituir varias herramientas y qué equipos lo utilizarían realmente. Pida a los proveedores ejemplos de implementaciones en distintas áreas. Esta evaluación garantiza que el software se adopte ampliamente, maximizando su valor y optimizando los procesos de toda la organización.
Preguntas que debe hacer a los proveedores durante las demostraciones de precios
Las demostraciones son la mejor oportunidad que tiene su equipo para aclarar los precios, profundizar en lo que está incluido y evitar sorpresas. Prepárese con preguntas para asegurarse de comprender todos los aspectos del modelo de precios, incluidos los costes ocultos. También puede considerar la posibilidad de redactar una solicitud de propuestas (RFP) para software de centros de llamadas con el fin de recopilar propuestas detalladas de los proveedores de servicios. Estas son algunas preguntas clave que puede plantear:
- ¿Cómo está estructurado su modelo de precios y qué factores influyen en el coste?
- ¿Qué funciones se incluyen en cada nivel de precios?
- ¿Existen límites de uso y cuáles son los costes por excederlos?
- ¿Cobran alguna tarifa por la asistencia o la incorporación?
- ¿Con qué frecuencia se nos facturará y cuáles son las condiciones de renovación?
- ¿Qué integraciones se incluyen y existen límites o costes adicionales?
- ¿Hay descuentos por compromisos anuales o contratos plurianuales?
Consejos para negociar el precio del software para centros de llamadas
Los precios suelen ser flexibles, y estar bien preparado puede conducir a mejores resultados. Unas tácticas de negociación sólidas pueden ayudar a su equipo a conseguir precios y condiciones contractuales favorables sin renunciar a funciones esenciales. Así es como puede abordar eficazmente las negociaciones con los proveedores de software:
- Evaluación comparativa de competidores: Investiga cuánto pagan tus competidores por un software similar. Utiliza estos datos para negociar mejores tarifas o funciones adicionales con tu proveedor.
- Oportunidades de descuento: Pregunta por descuentos para empresas emergentes, organizaciones sin ánimo de lucro o contratos a largo plazo. Los proveedores suelen ofrecer tarifas especiales a estos grupos para fomentar relaciones duraderas.
- Programas piloto o precios para una implementación por fases: Negocia un programa piloto o una implementación por fases para comprobar si el software se adapta a tus necesidades. Esto puede dar lugar a mejores precios si el proveedor ve posibilidades de uso a largo plazo.
- Cláusulas de renovación y permanencia: Desconfía de las condiciones de renovación que te comprometan con determinadas tarifas. Asegúrate de tener flexibilidad para renegociar o rescindir el contrato si el software no satisface tus necesidades.
- Aprovechamiento de las compras colectivas o del apoyo de adquisiciones: Si formas parte de una organización grande, aprovecha el poder de compra colectivo. Un equipo interno de adquisiciones puede ayudarte a conseguir descuentos por volumen o mejores condiciones contractuales.
Qué viene después:
Si estás investigando software para centros de llamadas, ponte en contacto con un asesor de SoftwareSelect para obtener recomendaciones gratuitas.
Rellenarás un formulario y mantendrás una breve conversación en la que analizarán los detalles específicos de tus necesidades. Después, recibirás una lista de software preseleccionado para revisar. Incluso te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
