14 Beste KI-Desk-Sharing-Software im Jahr 2026

KI-Software für Hot-Desk-Buchungen nutzt künstliche Intelligenz, um die Reservierung und Optimierung von Schreibtischen und Arbeitsplätzen in modernen Büros zu automatisieren. Diese Tools sind für hybride Teams konzipiert und unterstützen flexibles Arbeiten, indem sie feste Sitzplätze durch Systeme wie Desk-Hoteling ersetzen – Mitarbeitende buchen also nur bei Bedarf einen Schreibtisch, statt einen festen Arbeitsplatz zu haben. Sie verhindern doppelte Buchungen, bieten Echtzeit-Verfügbarkeiten und sorgen dank intelligenterer Planung und Empfehlungen für ein besseres Nutzererlebnis. In diesem Ratgeber findest du die besten KI-gestützten Desk-Booking-Tools für 2026, sodass du Funktionen vergleichen und die passende Lösung für dein Team auswählen kannst.

Zusammenfassung: Beste KI-Software für Hot-Desk-Buchungen

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an KI-Software für Hot-Desk-Buchungen zusammen. So findest du die beste Option für dein Budget und deine geschäftlichen Anforderungen.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Envoy	Am besten für Schreibtischbuchung mit Besucher-Management	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $4,344 pro Standort/Jahr (jährliche Abrechnung)	Website
2	Robin	Am besten für intelligente Schreibtischbuchungen mit smarten Vorschlägen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
3	Waldo	Am besten geeignet für Teams-integrierte Schreibtischbuchung	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab €30/Nutzer/Jahr	Website
4	OfficeSpace	Am besten für Schreibtischbuchung mit Grundrissen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	HybridHero	Am besten für hybride Desk-Booking-Analysen	Kostenlose Demo verfügbar	Preisgestaltung auf Anfrage	Website
6	Skedda	Am besten für automatisierte Schreibtischplanung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $249/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Archie	Am besten für KI-Schreibtischbuchung und Analysen	Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen	Ab $2.8/Schreibtisch/Monat	Website
8	deskbird	Am besten für Einblicke in mobile Arbeitsplatzbuchungen	Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $3.75/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) Get Custom Pricing	Website
9	Kadence	Am besten für intelligentes Arbeitsplatz-Management	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	Dibsido	Am besten geeignet für anpassbare Schreibtischbuchungsregeln	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab €1,7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   monday service

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   4.6

   Visit Website
2. 

   SupportYourApp

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   4.7

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3. 

   Freshdesk

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   4.4

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KI-Software für Hot-Desk-Buchungen: Bewertungen

Im Folgenden findest du meine ausführlichen Zusammenfassungen der KI-Software für Hot-Desk-Buchungen, die es auf meine Kurzliste geschafft haben. Die Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, idealen Anwendungsfälle und Schnittstellen der einzelnen Plattformen – und helfen dir so, die beste Lösung für deinen Bedarf zu finden.

1

Envoy

Am besten für Schreibtischbuchung mit Besucher-Management

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $4,344 pro Standort/Jahr (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Envoy ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement mit KI-gestützter Schreibtischbuchung, die Schreibtischreservierungen, interaktive Grundrisse, Mitarbeitereinsatzplanung und Arbeitsplatzanalysen bietet.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy eignet sich besonders für große Unternehmen und hybride Arbeitsplätze, die fortgeschrittene Schreibtischbuchung und Arbeitsplatzanalysen benötigen.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eines der besten gewählt, weil ich mich auf die intelligente Schreibtischbuchung mit Echtzeitbelegungsdaten und Arbeitsplatzanalysen zur Optimierung der Flächennutzung verlasse. Besonders gefällt mir, dass ich Buchungsregeln festlegen, Bereiche zuweisen und interaktive Grundrisse für mein Team anzeigen kann. Auch das Analyse-Dashboard nutze ich, um die Arbeitsplatzauslastung zu verfolgen und Entscheidungen zur Büroplanung zu treffen.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Mobile Buchungs-App: Schreibtische reservieren und Buchungen von jedem Smartphone aus verwalten.
• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Am reservierten Schreibtisch einchecken, indem Sie bei Ankunft einen QR-Code scannen.
• Integration Besucher-Management: Gastzugang verwalten und Besucher parallel zu Schreibtischbuchungen verfolgen.
• Automatisierte Gesundheitschecks: Mitarbeiter müssen Gesundheitschecks durchführen, bevor sie buchen oder das Büro betreten.

Envoy-Integrationen

Envoy bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta und DocuSign sowie eine API für individuelle Integration.

Pros and Cons

Pros:

• KI weist Schreibtische basierend auf Teamplänen zu
• Mobile App unterstützt Schreibtischbuchung und Check-in
• Besucher-Management ist standardmäßig enthalten

Cons:

• Eingeschränkte Offline-Funktionalität für mobile Nutzer
• Keine öffentliche API-Dokumentation für Entwickler

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website

2

Robin

Am besten für intelligente Schreibtischbuchungen mit smarten Vorschlägen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.5/5

Robin ist eine Plattform für Schreibtischbuchung und Arbeitsplatzmanagement, die KI-gestützte Schreibtischreservierungen, interaktive Büropläne, Analysen zur Raumauslastung und Werkzeuge zur Mitarbeitereinsatzplanung bietet.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für Teams, die das Mitarbeitererlebnis in mittelständischen und großen Unternehmen mit flexiblen Büroräumen verwalten.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Ich habe Robin als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich mich auf die KI-gestützte Schreibtischbuchung verlassen kann, die automatisch optimale Sitzplätze entsprechend den Teampräferenzen und Buchungsverhalten empfiehlt. Die interaktiven Büropläne nutze ich gerne, um verfügbare Arbeitsplätze anzuzeigen und schnell Plätze für mein Team zu reservieren. Das Dashboard mit Einblicken in die Raumnutzung hilft mir dabei, die Nutzung unserer Flächen zu überwachen und die Büroaufteilung bei Bedarf anzupassen.

Wichtige Funktionen von Robin

• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Mitarbeiter checken an ihren reservierten Schreibtischen durch das Scannen eines QR-Codes ein.
• Kalender-Integrationen: Synchronisiert mit Google Kalender und Microsoft Outlook für Buchungsübersicht.
• Arbeitsplatzbereiche: Gruppiert Schreibtische in Zonen für teambezogene Sitzplatzzuweisungen.
• Besuchermanagement: Verfolgt die Ankunft von Gästen und verwaltet den Besucherzugang im Büro.

Robin Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft, Slack, Zoom, Okta und Rippling an und stellt eine API für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt wiederkehrende und zukünftige Schreibtischreservierungen
• KI empfiehlt Schreibtische basierend auf Buchungshistorie
• Vereint Schreibtisch-, Raum- und Besuchermanagement in einer Plattform

Cons:

• Raumanalysen müssen für Entscheidungen manuell interpretiert werden
• Regeln für Schreibtischbuchungen sind für flexible Richtlinien teilweise zu starr

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

3

Waldo

Am besten geeignet für Teams-integrierte Schreibtischbuchung

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €30/Nutzer/Jahr

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Waldo ist eine KI-gestützte Schreibtischbuchungssoftware für Microsoft Teams, die Arbeitsplatzplanung, interaktive Grundrisse und automatisierte Schreibtischverwaltung bietet.

Für wen ist Waldo am besten geeignet?

Waldo eignet sich besonders für Unternehmen mit Microsoft 365, die die Schreibtischbuchung direkt über Microsoft Teams verwalten möchten.

Warum ich Waldo ausgewählt habe

Ich habe Waldo als eines der besten Tools ausgewählt, weil es direkt für Microsoft Teams entwickelt wurde und mein Team so Schreibtische buchen und die Anwesenheit im Büro verwalten kann, ohne unsere zentrale Kollaborationsplattform zu verlassen. Mir gefällt, dass Waldo mit Microsoft 365-Kalendern synchronisiert und interaktive Grundrisse für eine schnelle Schreibtischauswahl verwendet. Mein Team kann Buchungsregeln und Genehmigungen direkt in Teams automatisieren, sodass alles in einem vertrauten Workflow bleibt.

Waldo Hauptfunktionen

• KI-gestützte Schreibtischvorschläge: Das System empfiehlt verfügbare Schreibtische basierend auf Benutzerpräferenzen und Buchungsmustern.
• Besuchermanagement: Gäste können direkt auf der Plattform registriert und nachverfolgt werden.
• Gesundheitsabfrage-Workflows: Erfassung von Gesundheitsbestätigungen der Nutzer vor dem Betreten des Büros.
• Anpassbare Buchungsrichtlinien: Legen Sie spezifische Regeln fest, wer wann Schreibtische buchen darf.

Waldo-Integrationen

Waldo verfügt über native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Teams und Microsoft 365. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Direkt in die Microsoft Teams-Oberfläche integriert
• Unterstützt automatische Freigabe von Schreibtischen nach Nichterscheinen
• Admins können individuelle Buchungsrichtlinien festlegen

Cons:

• Besuchermanagement ist nicht nativ unterstützt
• Für das Einrichten des Grundrisses ist anfangs Unterstützung durch Waldo nötig

LEARN MORE ABOUT WALDO:

• Check out Waldo on their website

4

OfficeSpace

Am besten für Schreibtischbuchung mit Grundrissen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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OfficeSpace ist eine Plattform zur Schreibtischbuchung und Arbeitsplatzverwaltung, die interaktive Grundrisse, automatisierte Buchungsrichtlinien und Tools zur Verwaltung hybrider Büroumgebungen bietet.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich besonders für Facility-Teams großer Unternehmen, die flexible oder hybride Arbeitsplätze verwalten.

Warum habe ich OfficeSpace ausgewählt?

Ich habe OfficeSpace als eine der besten Lösungen gewählt, weil die interaktiven Grundrisse meinem Team die einfache Visualisierung und Reservierung von Schreibtischen in Echtzeit ermöglichen. Mir gefällt, dass automatisierte Buchungsrichtlinien uns helfen, Unternehmensrichtlinien ohne manuelle Überwachung durchzusetzen. Die Fähigkeit der Plattform, die aktuelle Belegung darzustellen und Bereiche zu verwalten, ermöglicht es mir, unseren Arbeitsplatz flexibel an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Schreibtischbuchung per mobiler App: Schreibtische reservieren und Buchungen über ein mobiles Gerät verwalten.
• Check-in am Schreibtisch per QR-Code: Schreibtischreservierungen vor Ort mit einem QR-Code bestätigen.
• Besuchermanagement: Besucherzugang im Arbeitsbereich verfolgen und verwalten.
• Analyse-Dashboard: Nutzung und Buchungstrends der Arbeitsplätze in Echtzeit einsehen.

OfficeSpace-Integrationen

OfficeSpace bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta, Slack und Zoom sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• QR-Code-Check-in für Schreibtischreservierungen
• Analyse-Dashboard zur Nachverfolgung der Arbeitsplatznutzung
• Besuchermanagement und Unterstützung für Gästezugang

Cons:

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsrichtlinien
• Eingeschränkte Unterstützung für komplexe Richtlinien an mehreren Standorten

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website

5

HybridHero

Am besten für hybride Desk-Booking-Analysen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preisgestaltung auf Anfrage

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HybridHero ist eine KI-gestützte Hot-Desk-Buchungssoftware, die Arbeitsplatzreservierungen, Auslastungsanalysen, mobilen App-Zugang und Besuchermanagement für flexible Büroumgebungen kombiniert.

Für wen ist HybridHero am besten geeignet?

HybridHero eignet sich besonders für Facility Manager und Arbeitsplatzteams in mittleren bis großen Unternehmen, die flexible Büroräume verwalten.

Warum ich HybridHero gewählt habe

Ich habe HybridHero als eines der besten ausgewählt, weil mir gefällt, wie die Auslastungsanalysen dabei helfen, Nutzungsmuster von Arbeitsbereichen im Detail zu verstehen. Mein Team nutzt die mobile App, um unterwegs Schreibtische zu buchen und Reservierungen zu verwalten, was Flexibilität schafft. Zudem schätze ich das integrierte Besuchermanagement, da es die Nachverfolgung von Gästen zusammen mit den Schreibtischbuchungen ermöglicht.

HybridHero Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Nutzer können auf einer digitalen Bürolandkarte verfügbare Schreibtische ansehen und auswählen.
• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Mitarbeitende checken an reservierten Schreibtischen mittels QR-Code ein.
• Automatisierte Freigabe von Schreibtischen: Nicht genutzte Schreibtische werden automatisch freigegeben, wenn der Check-in innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht erfolgt.
• Team-Nachbarschaftsbuchung: Teams können zusammen Schreibtischblöcke für gemeinschaftliche Arbeit reservieren.

HybridHero Integrationen

HybridHero bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Google Workspace, Okta und Webhooks. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt Funktionen für Gesundheits- und Sicherheitskonformität
• Erweiterte Berichte zu Nutzungstrends von Arbeitsbereichen
• Unterstützt Team-Nachbarschafts- und Blockbuchungen

Cons:

• Besuchermanagement ist ein separates kostenpflichtiges Modul
• Grundrissaktualisierungen erfordern den Support von HybridHero

LEARN MORE ABOUT HYBRIDHERO:

• Check out HybridHero on their website

6

Skedda

Am besten für automatisierte Schreibtischplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $249/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Skedda ist eine Plattform für Schreibtischbuchung und Flächenmanagement für hybride Arbeitsplätze, die interaktive Karten, automatisierte Buchungsregeln und Self-Service-Reservierungstools für Schreibtische und Besprechungsräume bietet.

Für wen eignet sich Skedda am besten?

Skedda ist ideal für Office Manager und Arbeitsplatzteams in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die flexible Schreibtisch- und Raumbuchungen verwalten.

Warum ich Skedda ausgewählt habe

Ich habe Skedda zu den Besten gewählt, weil die interaktiven Karten es meinem Team ermöglichen, Schreibtischlayouts zu sehen und Flächen visuell zu buchen. Mir gefällt, dass automatisierte Buchungsregeln uns helfen, Buchungslimits festzulegen und den Zugang für verschiedene Gruppen zu steuern. Durch die Self-Service-Reservierungstools der Plattform können Nutzer ihre eigenen Buchungen verwalten, ohne dass ständige Verwaltung nötig ist.

Skedda Hauptfunktionen

• Single Sign-on (SSO): Nutzer können sich mit Microsoft 365- oder Google-Konten anmelden.
• Individuelle Buchungsrichtlinien: Legen Sie Regeln fest, wer welche Schreibtische wann buchen darf.
• Check-in- und Stornokontrollen: Verlangen Sie von Nutzern eine Buchungsbestätigung oder geben Sie nicht genutzte Schreibtische automatisch wieder frei.
• Nutzungsanalysen: Verfolgen Sie die Schreibtischauslastung und Buchungstrends mit integrierten Berichtstools.

Skedda Integrationen

Skedda bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Regelbasierte Buchung automatisiert die Schreibtischzuweisung
• SSO-Integration ermöglicht sicheren Nutzerzugang
• Unterstützt wiederkehrende und Gruppen-Schreibtischbuchungen

Cons:

• Keine integrierte KI für vorausschauende Schreibtischzuweisung
• Besuchermanagement erfordert Integration mit Drittanbietern

New Product Updates from Skedda

November 10 2025

Skedda Introduces Check-In Push Notifications

Skedda adds push notifications to make mobile check-ins faster and more reliable. Users can now confirm bookings directly from a notification without searching through emails or links. For more information, visit Skedda's official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website

7

Archie

Am besten für KI-Schreibtischbuchung und Analysen

• Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen
• Ab $2.8/Schreibtisch/Monat

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Rating: 4.9/5

Archie ist eine KI-gestützte Plattform für Hot-Desk-Reservierungen, die für hybride Arbeitsplätze entwickelt wurde und Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit, interaktive Grundrisse sowie Analysen für das Arbeitsplatzmanagement bietet.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Facility Manager und Arbeitsplatzteams in mittelständischen und großen Unternehmen, die flexible Büroräume verwalten.

Warum ich Archie ausgewählt habe

Ich habe Archie als eine der besten Optionen gewählt, da die KI-basierte Desk-Buchung durch Echtzeit-Verfügbarkeit und Analysen überzeugt. Mir gefällt, wie die Plattform interaktive Grundrisse nutzt, um meinem Team eine schnelle Visualisierung und Reservierung von Arbeitsplätzen zu ermöglichen. Das Analyse-Dashboard liefert mir aussagekräftige Daten zur Raumnutzung, sodass ich fundierte Entscheidungen über Büroaufteilung und Kapazitäten treffen kann.

Archie Schlüsselfunktionen

• Schreibtisch-Check-in per QR-Code: Nutzer können durch das Scannen eines QR-Codes am Standort an ihren reservierten Schreibtischen einchecken.
• Bereiche und Zonen: Schreibtische können für teamorientierte Sitzordnungen in anpassbare Zonen organisiert werden.
• Besuchermanagement: Verwalten Sie den Zugang von Gästen und verfolgen Sie die Besucheraktivitäten innerhalb des Arbeitsplatzes.
• Zugriff über die Mobile App: Buchen, ändern oder stornieren Sie Schreibtischreservierungen direkt über die Archie Mobile App.

Archie Integrationen

Archie bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta und Azure Active Directory. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Updates zur Schreibtischverfügbarkeit
• Interaktive Grundrisse für Arbeitsplatzwahl
• QR-Code-Check-in für Reservierungen

Cons:

• Mobile App kann langsam synchronisieren
• Keine erweiterten Exportoptionen für Berichte

LEARN MORE ABOUT ARCHIE:

• Check out Archie on their website

8

deskbird

Am besten für Einblicke in mobile Arbeitsplatzbuchungen

• Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3.75/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.6/5

deskbird ist eine KI-gestützte Desk-Booking-Software-Plattform, die Arbeitsplatzplanung, interaktive Grundrisse, mobiles Buchen und Arbeitsplatzanalysen für hybride Büros bietet.

Für wen ist deskbird am besten geeignet?

deskbird eignet sich besonders für Manager von hybriden Arbeitsplätzen und HR-Teams in mittelständischen Unternehmen, die flexible Arbeitsplatzbuchungen und die Anwesenheit im Büro koordinieren.

Warum habe ich deskbird ausgewählt?

Ich habe deskbird ausgewählt, weil die KI-gestützten Vorschläge meinem Team helfen, basierend auf Präferenzen und vergangenem Verhalten die passenden Arbeitsplätze zu finden. Mir gefällt, dass die Arbeitsplatzanalysen der Plattform mir detaillierte Einblicke in die Raumnutzung und Anwesenheitsmuster geben. Mein Team nutzt die interaktiven Grundrisse von deskbird, um schnell Arbeitsplätze zu buchen und Büro-Tage abzustimmen.

deskbird Hauptfunktionen

• Mobile Buchungs-App: Reservieren Sie Arbeitsplätze und Besprechungsräume direkt vom Handy aus.
• Wiederkehrende Buchungen: Legen Sie wiederkehrende Arbeitsplatzreservierungen für regelmäßige Zeitpläne an.
• Besuchermanagement: Erfassen und verfolgen Sie Bürogäste direkt in der Plattform.
• Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Buchungen mit Outlook und Google Kalender.

deskbird Integrationen

deskbird bietet native Integrationen mit ADP Workforce Now, 7shifts, Dayforce, Deel, Factorial, Google Workspace, HiBob und stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• KI schlägt Arbeitsplätze basierend auf Teampräferenzen vor
• Wochenplanung für hybride Arbeitszeitmodelle möglich
• Echtzeit-Belegungsanalysen zur Flächenoptimierung

Cons:

• Kein integriertes Besuchermanagement-Modul
• Bearbeitung des Grundrisses erfordert Support von deskbird

LEARN MORE ABOUT DESKBIRD:

• Check out deskbird on their website

9

Kadence

Am besten für intelligentes Arbeitsplatz-Management

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

Kadence ist eine KI-gestützte Arbeitsplatzbuchungssoftware, die intelligentes Terminmanagement, interaktive Grundrisse, Flächenmanagement und Arbeitsplatz-Analysen für flexible Büroumgebungen bietet.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für Arbeitsplatzmanager und Betriebsteams in hybriden Büros, die intelligentes Terminmanagement und interaktive Grundrisse suchen.

Warum ich Kadence ausgewählt habe

Ich habe Kadence als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die intelligente Planung schätze, die automatisch optimale Arbeitsplatzbuchungen auf Basis der Teampräferenzen und Büroauslastung vorschlägt. Mein Team nutzt die interaktiven Grundrisse, um bestimmte Arbeitsplätze zu visualisieren und zu reservieren. Das hilft uns, Büroanwesentage besser aufeinander abzustimmen. Außerdem gefällt mir, dass Kadence Buchungen mit unseren Kalendern synchronisiert und so für mehr Übersicht sorgt.

Kadence – zentrale Funktionen

• Kontaktloses Einchecken: Nutzer können per QR-Code oder mit mobilen Geräten an Arbeitsplätzen einchecken.
• Besuchermanagement: Gästezugang verwalten und Besucheraktivitäten im Büro nachverfolgen.
• Gesundheits- und Sicherheitskonformität: Kapazitätsgrenzen festlegen und Arbeitsplatznutzung zur Einhaltung überwachen.
• Dashboard für Arbeitsplatz-Analysen: Echtzeit- und historische Daten zu Arbeitsplatzbelegung und Flächennutzung einsehen.

Kadence Integrationen

Kadence bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Workday, Okta, JumpCloud, BambooHR und Slack. Eine API steht für individuelle Integrationen und Check-in-Workflows zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse zur visuellen Auswahl von Arbeitsplätzen
• Erweiterte Analysen für Arbeitsplatz und Anwesenheit
• Wochenansicht hilft bei der Planung hybrider Arbeitsmodelle

Cons:

• Gelegentliche Synchronisationsverzögerungen mit Kalendersystemen
• Begrenzte Unterstützung für wiederkehrende Arbeitsplatzbuchungen

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website

10

Dibsido

Am besten geeignet für anpassbare Schreibtischbuchungsregeln

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €1,7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Dibsido ist eine KI-gesteuerte Schreibtischbuchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, die Planung automatisieren und Buchungsregeln für gemeinsam genutzte Büroräume konfigurieren können.

Für wen ist Dibsido am besten geeignet?

Dibsido eignet sich besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine flexible, KI-gestützte Schreibtischbuchung für hybride oder gemeinsam genutzte Büros benötigen.

Warum habe ich Dibsido ausgewählt

Ich habe Dibsido als eines der besten ausgewählt, weil die KI-gestützte Planungs-Engine Arbeitsplätze automatisch anhand von Nutzerpräferenzen und Verfügbarkeit zuweist. Ich schätze, dass ich individuelle Buchungsregeln für verschiedene Teams oder Abteilungen einrichten kann, was das Management gemeinsamer Flächen erleichtert. Mein Team nutzt das Echtzeit-Belegungs-Tracking von Dibsido, um die Nutzung der Schreibtische zu überwachen und unsere Arbeitsraumplanung flexibel anzupassen.

Dibsido Hauptfunktionen

• Interaktiver Grundriss: Nutzer können Arbeitsplätze visuell über eine digitale Bürokarte auswählen.
• Wiederkehrende Buchungen: Planen Sie sich wiederholende Arbeitsplatzreservierungen für regelmäßige Bürotage.
• Admin-Dashboard: Verwalten Sie Nutzer, Arbeitsplätze und Buchungsrichtlinien über ein zentrales Panel.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Automatisierte Hinweise zu Buchungsbestätigungen und Änderungen.

Dibsido Integrationen

Dibsido bietet native Integrationen mit Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Google Kalender und mehr. Zudem gibt es eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt wiederkehrende und einmalige Buchungen
• Unterstützt Büros mit mehreren Standorten und Etagen
• Individuelle Buchungsregeln für Teams oder Abteilungen

Cons:

• Besuchermanagement ist nicht standardmäßig enthalten
• Fehlende erweiterte Analysefunktionen für Arbeitsbereiche

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

Weitere KI-Software für Hot-Desk-Buchungen

Hier sind einige weitere KI-Tools für Hot-Desk-Buchungen, die es zwar nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. DeskFlex

   Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfolgung

2. Deski

   Am besten geeignet für einfache, flexible Schreibtischbuchung

3. Joan

   Am besten für berührungslose Schreibtisch-Check-ins

4. Korbyt

   Am besten für die Kommunikation am Arbeitsplatz und Buchungen geeignet

Auswahlkriterien für KI-Software zur Hot-Desk-Buchung

Bei der Auswahl der besten KI-Software für Hot-Desk-Buchungen, die in diese Liste aufgenommen werden, habe ich übliche Käuferbedürfnisse und Pain Points berücksichtigt, wie die Optimierung der Arbeitsplatznutzung und die Automatisierung von Schreibtischzuweisungen. Für eine strukturierte und faire Bewertung habe ich außerdem folgendes Schema verwendet:

Kernfunktionen (25% der Gesamtwertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung folgende Anwendungsfälle abdecken:

• Schreibtische für bestimmte Daten und Zeiten reservieren
• Echtzeit-Verfügbarkeit der Schreibtische anzeigen
• Schreibtischreservierungen stornieren oder ändern
• Wiederkehrende Buchungen von Schreibtischen unterstützen
• Admin-Steuerung zur Schreibtischverwaltung bereitstellen

Zusätzliche Besonderheiten (25% der Gesamtwertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich außerdem auf besondere Funktionen geachtet, wie beispielsweise:

• KI-gestützte Vorschläge für Schreibtischzuweisungen
• Interaktive Visualisierung von Raumplänen
• Integration in Besucherverwaltungs-Systeme
• Mobile App für die Buchung unterwegs
• Fortschrittliche Analysen zur Raumauslastung

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtwertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit der Systeme einzuschätzen, habe ich Folgendes bewertet:

• Einfache und intuitive Buchungsprozesse
• Modernes, übersichtliches Oberflächendesign
• Schnelle Ladezeiten und hohe Reaktionsfähigkeit
• Einfache Navigation zwischen den Funktionen
• Barrierefreiheit für alle Nutzertypen

Onboarding (10% der Gesamtwertung)
Um das Onboarding jeder Plattform zu bewerten, habe ich folgende Aspekte einbezogen:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung
• Zugang zu Schulungsvideos und Webinaren
• Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
• Vorgefertigte Vorlagen für eine schnelle Einrichtung
• Reaktionsschnelles Onboarding-Supportteam

Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Zur Bewertung der Kundensupport-Leistungen jedes Softwareanbieters habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Mehrere Supportkanäle wie Chat und E-Mail
• Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
• Kompetentes und hilfsbereites Supportpersonal
• Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfezentrum
• Verfügbarkeit von Ressourcen für Onboarding und Fehlerbehebung

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes betrachtet:

• Transparente und wettbewerbsfähige Preisstruktur
• Flexible Tarife für verschiedene Unternehmensgrößen
• Keine versteckten Gebühren oder unerwarteten Kosten
• Kostenlose Testphase oder Demo verfügbar
• Enthaltene Funktionen in jeder Preiskategorie

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um ein Gesamtbild der Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Durchsicht von Kundenbewertungen Folgendes beachtet:

• Positive Rückmeldungen zur Buchungszuverlässigkeit
• Berichte über hilfsbereiten Kundensupport
• Kommentare zur einfachen Einführung und Nutzung
• Erkenntnisse zur Integrationsleistung
• Stimmung der Nutzer bezüglich Funktionsupdates und Verbesserungen

So wählen Sie eine KI-basierte Hot-Desk-Buchungssoftware aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie den Überblick behalten, während Sie Ihre individuelle Softwareauswahl treffen, finden Sie hier eine Checkliste von Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:

Was ist eine KI-gestützte Hot-Desk-Buchungssoftware?

KI-gestützte Hot-Desk-Buchungssoftware ist ein Buchungssystem für Arbeitsplätze, das künstliche Intelligenz nutzt, um Reservierungen in Büros mit flexibel nutzbaren Arbeitsplätzen zu automatisieren und zu optimieren. Sie hilft Unternehmen dabei, gemeinsam genutzte Bereiche effizienter zu verwalten, indem sie das Rätselraten reduziert und die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen mit den tatsächlichen Bedürfnissen am Arbeitsplatz in Echtzeit abgleicht. Solche Plattformen beinhalten oft Funktionen wie Raumbuchung, digitale Wegweiser und digitalen Aushang, wodurch sich Mitarbeitende besser im Büro zurechtfinden. Manche Tools bieten zudem einen KI-Assistenten, der Arbeitsplätze basierend auf Präferenzen und Nutzungsmustern empfiehlt.

Funktionen von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Achten Sie bei der Auswahl einer KI-basierten Hot-Desk-Buchungssoftware auf folgende Schlüsseleigenschaften:

• KI-gestützte Schreibtischzuweisung: Nutzt künstliche Intelligenz, um optimale Schreibtische basierend auf Nutzerpräferenzen, Teamplänen und historischen Buchungsdaten zu empfehlen.
• Interaktive Grundrisse: Ermöglicht es Nutzern, verfügbare Schreibtische auf einer visuellen Bürokarte anzusehen und auszuwählen, was das Finden und Reservieren des passenden Platzes erleichtert.
• Echtzeit-Verfügbarkeitsüberwachung: Aktualisiert den Schreibtischstatus sofort, sodass Nutzer immer sehen, welche Arbeitsplätze frei, gebucht oder nicht verfügbar sind.
• Kalender-Integrationen: Synchronisiert sich mit Tools wie Google Kalender oder Microsoft Outlook, um Buchungen zu vereinfachen und Terminüberschneidungen zu vermeiden.
• Zugriff über mobile App: Ermöglicht Mitarbeitenden das Reservieren, Einchecken oder Freigeben von Schreibtischen über das Smartphone und unterstützt flexibles sowie mobiles Arbeiten.
• Besuchermanagement: Verfolgt das Eintreffen von Gästen und verwaltet temporäre Schreibtischzuweisungen für Besucher oder externe Dienstleister.
• Analysen und Berichte: Bietet Einblicke in die Nutzung der Schreibtische, Belegungsentwicklungen und Buchungsverhalten zur Unterstützung von Flächenplanungen.
• Bereichs- oder Teamzonen: Gruppiert Schreibtische in Zonen für Abteilungen oder Teams, was die Koordination von Sitzplätzen und Zusammenarbeit erleichtert.
• Automatisches Einchecken und Freigeben: Nutzt QR-Codes, Sensoren oder Geofencing, um die Nutzung der Arbeitsplätze zu bestätigen und nicht genutzte Reservierungen automatisch freizugeben.
• Administratorsteuerung und Berechtigungen: Ermöglicht Administratoren, Buchungsregeln festzulegen, Nutzerzugriffe zu verwalten und Schreibtischrichtlinien an die organisatorischen Anforderungen anzupassen.

Vorteile von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Die Einführung einer KI-gestützten Buchungssoftware für flexible Arbeitsplätze bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Optimierte Flächennutzung: KI-basierte Empfehlungen und Echtzeit-Tracking sorgen für eine effiziente Auslastung der Schreibtische und reduzieren ungenutzte Büroflächen.
• Verbessertes Mitarbeitererlebnis: Interaktive Grundrisse und mobiler Zugriff erleichtern es Mitarbeitenden, passende Arbeitsplätze zu finden und zu reservieren.
• Vereinfachtes hybrides Arbeiten: Automatische Schreibtischzuweisung und Kalenderintegration unterstützen flexible Arbeitsmodelle und reibungslose Wechsel zwischen Büro und Remote-Arbeit.
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Analyse- und Berichtsfunktionen liefern verwertbare Informationen über die Nutzung und Belegung der Arbeitsplätze.
• Vereinfachtes Besuchermanagement: Integrierte Besucherprotokollierung und temporäre Arbeitsplätze ermöglichen die unkomplizierte Betreuung von Gästen und Fremddienstleistern.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Automatisiertes Einchecken, Freigaben und Administratorfunktionen minimieren manuelle Aufgaben für Facility- und IT-Teams.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Teamzonen und Bereichsfunktionen fördern das Zusammenarbeiten, indem Gruppen leichter gemeinsam sitzen können.

Kosten und Preise für KI-Hot-Desk-Buchungssoftware

Die Auswahl einer KI-basierten Buchungssoftware für flexible Arbeitsplätze erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und -pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarifmodelle, deren durchschnittliche Preise und typische Merkmale von KI-Hot-Desk-Buchungssoftware-Lösungen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für KI-Hot-Desk-Buchungssoftware