10 Beste Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware im Jahr 2026
Bestes kostenloses Hot-Desk-Buchungs-Software-Shortlist
Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware gibt Ihrem Team eine einfache Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren, ohne teure Abonnements bezahlen zu müssen. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie die Platzverfügbarkeit verwalten, Doppelbuchungen vermeiden und hybrides Arbeiten unterstützen können – und das alles, ohne Ihr Budget zu belasten – sind Sie hier genau richtig.
Diese Liste geht über die üblichen Empfehlungen hinaus und konzentriert sich auf Plattformen, die entweder einen kostenlosen Tarif oder eine kostenlose Testphase bieten, damit Sie die Lösungen tatsächlich ausprobieren können, bevor Sie sich festlegen. Sie finden Optionen, die für Teams jeder Größe geeignet sind, sowie Einblicke darin, was jedes Tool besonders empfehlenswert macht.
Why Trust Our Software Reviews
We’ve been testing and reviewing software since 2020. As CX leaders ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
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Zusammenfassung: Beste kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen zu meiner Auswahl der besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal für clevere Integrationen mit Arbeitsplatz-Tools | Kostenloser Tarif verfügbar + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/buchbare Ressource/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für schnellen Start in hybriden Arbeitsplätzen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab 1,99 €/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für fortschrittliche Terminplanung mit Berichten | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für die Integration in Microsoft Teams zur nahtlosen Buchung | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab €30/Nutzer/Jahr | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für die Schreibtischbuchung mit Hardwareintegration | 90 Tage kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Schreibtisch/Jahr | Website | |
| 7 | Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.80/Schreibtisch/Monat (mit einem Mindestgrundpreis von $159/Monat) | Website | |
| 8 | Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard | 14-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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SupportYourApp
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Tidio
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Freshdesk
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Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware im Test
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware, die es auf meine Shortlist geschafft haben. In meinen Rezensionen erhalten Sie einen ausführlichen Überblick über die Funktionen, die besten Anwendungsfälle und Integrationsmöglichkeiten jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für die Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkplätzen, die Terminplanung, Flächenmanagement und Besuchererfassung in einem einzigen System vereint.
Für wen ist Envoy am besten geeignet?
Der kostenlose Envoy-Tarif eignet sich am besten für kleine Unternehmen mit einfachen Besucheranforderungen oder für Firmen mit selteneren und geringeren Buchungsanforderungen vor Ort. Die kostenpflichtigen Tarife sind ideal für Workplace-Operations-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine einheitliche Verwaltung von Flächen, Schreibtischen und Besuchern benötigen.
Warum ich Envoy gewählt habe
Ich habe Envoy als eine der besten Optionen gewählt, weil mir gefällt, dass wir mit einer einzigen App Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen können. Mein Team verwaltet alle Arbeitsplatzreservierungen über ein zentrales Dashboard, was uns hilft, komplexe hybride Büroschichtpläne zu koordinieren.
Wichtige Funktionen von Envoy
- Interaktive Grundrisspläne: Nutzer wählen verfügbare Schreibtische direkt aus einer Live-Bürokarte.
- Gesundheitschecks für Mitarbeitende: Automatisierte Screening-Umfragen vor jedem Zugang zum Arbeitsplatz.
- Pflicht zur Schreibtisch-Anwesenheitsbestätigung: Mitarbeitende müssen Buchungen bei Ankunft bestätigen, um Nichterscheinen zu vermeiden.
- Integration ins Besuchermanagement: Verknüpft Hot-Desk-Buchungen mit der Gästeregistrierung für einen bequemen Zugang.
Envoy-Integrationen
Envoy bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Okta, Microsoft Entra ID, Cisco Webex, Zoom, Salesforce, Rippling, Kisi und Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Envoy bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für die Schreibtischbuchung an einem Standort. Im kostenlosen Tarif sind Integrationen, Gästemanagement, Analysen und Branding-Optionen eingeschränkt.
Pros and Cons
Pros:
- Kombiniert Schreibtisch-, Raum- und Parkplatzbuchung
- Interaktive Büropläne für Reservierungen
- Integriertes Besuchermanagement-System
Cons:
- Kostenloser Tarif auf einen Standort beschränkt
- Schreibtisch-Check-in kann für manche redundant sein
Flexwhere ist eine spezialisierte Hot-Desk-Buchungsplattform für hybride Arbeitsumgebungen und bietet Arbeitsplatzreservierung, Sichtbarkeit der Schreibtischverfügbarkeit und Besprechungsraummanagement in einem System.
Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?
Flexwhere ist ideal für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die Schreibtisch- und Besprechungsraumreservierungen über mehrere Bürostandorte hinweg verwalten möchten.
Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?
Ich habe Flexwhere als eines der besten Tools ausgewählt, weil der schnelle Aufbau für hybride Arbeitsplätze meinem Team ermöglicht, die Schreibtischbuchung zügig einzuführen. Mir gefällt, dass es die Verwaltung mehrerer Standorte abdeckt und ab dem ersten Tag Echtzeit-Karten mit dem Schreibtischstatus liefert.
Flexwhere Hauptfunktionen
- Belegungssensoren für Schreibtische: Sensoren anschließen, um die aktuelle Nutzung von Schreibtischen automatisch zu erkennen und anzuzeigen.
- Interaktive Grundrisse: Verfügbare Schreibtische direkt von einer Live-Büroplan-Karte aus anzeigen und buchen.
- Besuchermanagement: Bürobesucher parallel zu Arbeitsplatzreservierungen registrieren und verfolgen.
- Outlook-Integration: Reservierungen mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisieren für ein reibungsloses Planen.
Flexwhere-Integrationen
Flexwhere bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Workspace und stellt eine API für individuelle Anbindungen bereit.
Was ist kostenlos?
Flexwhere bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 25 Nutzer. Dieser Tarif umfasst grundlegende Schreibtisch- und Raumreservierungen, aber erweiterte Funktionen und Integrationen sind kostenpflichtigen Paketen vorbehalten.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif bis zu 25 Nutzer
- Interaktiver Grundriss für Arbeitsplatzwahl
- Belegungssensoren für Schreibtische mit Live-Updates
Cons:
- Wenig Anpassungsoptionen für Grundrisse
- Preise steigen schnell mit mehr Nutzern
DeskFlex ist eine Software für Schreibtisch- und Raumbuchungen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, die Echtzeit-Reservierungen, automatisierte Terminplanung, Besuchermanagement und Funktionen zur Nachverfolgung der Flächenauslastung benötigen.
Für wen ist DeskFlex am besten geeignet?
DeskFlex passt besonders gut zu Facility- und Office-Managern in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Raumreservierung und Arbeitsplatzoptimierung suchen.
Warum ich DeskFlex gewählt habe
Ich habe DeskFlex als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich Raum- und Schreibtischplanungen mit visuellen Karten verwalten, die Ressourcenzuteilung anpassen und wiederkehrende Reservierungen für eine optimale Arbeitsplatznutzung automatisieren kann – ideal für die Echtzeit-Schreibtischteilung.
DeskFlex Hauptfunktionen
- Kontaktloses Einchecken: Nutzer können QR-Codes scannen, um Schreibtische ohne physischen Kontakt zu reservieren oder einzuchecken.
- Besuchermanagement-System: Verfolgt und verwaltet das Kommen und Gehen von Gästen im Büro.
- COVID-19-Screening: Integrierte Gesundheitsfragebögen für Mitarbeitende und Besucher.
- Zugriff über mobile App: Ermöglicht es dem Personal, Schreibtische von ihren Smartphones aus zu buchen oder freizugeben.
DeskFlex Integrationen
DeskFlex bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft 365 und Cisco-Hardware. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Was ist kostenlos?
DeskFlex bietet neuen Nutzern eine 30-tägige kostenlose Testphase. Nach Ablauf der Testphase ist eine Nutzung nur mit einem kostenpflichtigen Tarif möglich; es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Plan.
Pros and Cons
Pros:
- Visualisierte Grundrissbuchung verfügbar
- Erweitertes Besuchermanagementsystem integriert
- Automatisierte Terminplanung für wiederkehrende Reservierungen
Cons:
- Preise sind nicht öffentlich einsehbar
- Kein kostenloser Plan verfügbar
Waldo ist eine kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplätze, Schreibtische und Besprechungsräume direkt in Microsoft Teams und Outlook verwalten können. Sie bietet spezialisierte Funktionen für hybride Organisationen.
Für wen ist Waldo am besten geeignet?
Waldo passt besonders gut zu hybriden Unternehmen und IT-Abteilungen, die für das Arbeitsplatzmanagement und die Zusammenarbeit auf Microsoft 365 setzen.
Warum ich Waldo gewählt habe
Ich habe Waldo als eine der besten Lösungen ausgewählt, da mein Team Schreibtische und Räume direkt in Microsoft Teams und Outlook buchen kann—der integrierte Ansatz passt zu unserer bisherigen Nutzung von Microsoft 365 und erleichtert die Einführung.
Waldo Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisse: Nutzer können Schreibtische auf vollständig interaktiven Büroplänen auswählen.
- Buchungsbeschränkungen für Administratoren: Individuelle Buchungsregeln für bestimmte Benutzer oder Teams festlegen.
- Dashboard für Arbeitsplatz-Analysen: Nutzung, Auslastung und Buchungsmuster in Echtzeit überwachen.
- Outlook-Kalendersynchronisation: Schreibtisch- und Raumreservierungen werden automatisch mit Outlook-Kalendern synchronisiert.
Waldo Integrationen
Waldo bietet tiefe, native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365 und Azure Active Directory. Eine API steht für individuelle Anpassungen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Waldo bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Nutzern, Schreibtischen und Räumen. Er unterstützt grundlegende Teams-Chatbot-Befehle und Parkplatzverwaltung, enthält jedoch keine erweiterten Admin-Richtlinien oder individuelle Grundrissvisualisierungen.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Integration in Microsoft Teams – kein zusätzlicher App-Login erforderlich
- Der dauerhaft kostenlose Tarif ermöglicht unbegrenzt viele Nutzer, Schreibtische und Räume
- Nicht genutzte Schreibtischreservierungen werden automatisch anhand der Kalenderanalyse freigegeben
Cons:
- Keine nativen Integrationen für Google Workspace Teams
- Interaktive Grundrissgestaltung erfordert ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen
Joan Desk Booking ist eine Schreibtisch-Reservierungsplattform für hybride Arbeitsplätze, mit der Teams gemeinsam genutzte Schreibtische über eine mobile App, ein Web-Dashboard oder Joan-Geräte finden, buchen und verwalten können.
Für wen ist Joan Desk Booking am besten geeignet?
Arbeitsplatz- und Facility-Manager in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Schreibtischbuchungen für Teams im Büro und im hybriden Modell benötigen.
Warum habe ich Joan Desk Booking ausgewählt?
Ich habe Joan Desk Booking als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Schreibtische in Sekundenschnelle von meinem Handy oder Browser aus finden, buchen und verwalten kann. Ich schätze es sehr, wie einfach es ist, verfügbare Plätze einzusehen und sofort Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Pläne unseres Teams ändern.
Joan Desk Booking – Hauptfunktionen
- Joan-Gerätesynchronisierung: Synchronisieren Sie Schreibtischbuchungen mit Joan-Raumanzeigen für eine stets aktuelle Übersicht der Raumbelegung.
- Individuelle Zugriffsrollen: Legen Sie Verwaltungs-, Manager- und Benutzerrechte für Buchungskontrollen fest.
- QR-Code-Buchung: Scannen Sie QR-Codes am Schreibtisch für sofortige Reservierungen direkt vor Ort.
- Belegungsanalysen: Überwachen Sie die Arbeitsplatznutzung mit Nutzungsberichten und Analyse-Dashboards.
Joan Desk Booking – Integrationen
Joan Desk Booking bietet native Integrationen mit Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365 und Slack. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Joan Desk Booking bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase für Nutzer, die sich noch nicht festlegen möchten, aber die Funktionen von Joan Desk ausprobieren wollen. Einige fortgeschrittene Funktionen und Integrationen sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Schreibtischreservierungen
- Visuelle Büro-Grundrisskarte
- Synchronisiert mit Google- und Outlook-Kalendern
Cons:
- Grundlegende Berichte nur im kostenlosen Tarif
- Zusätzliche Kosten für erweiterte Analysefunktionen
Logitech ist eine Arbeitsplatzmanagement-Lösung für die Buchung von Flexarbeitsplätzen, die Verwaltung von Besprechungsräumen und die Koordination hybrider Büroressourcen über eine cloudbasierte Plattform.
Für wen ist Logitech am besten geeignet?
Logitech eignet sich für Office Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine integrierte Arbeitsplatz- und Raumbuchung für hybride Arbeitsplätze suchen.
Warum habe ich Logitech ausgewählt?
Ich habe Logitech ausgewählt, weil es beide großen Büroökosysteme – Microsoft und Google – verbindet und nahtlos mit Logitech Sync-Hardware synchronisiert, um sofortige Arbeitsplatzstatus-Updates zu ermöglichen.
Hauptfunktionen von Logitech
- Interaktive Grundrissvisualisierung: Buchen Sie Arbeitsplätze und Räume über eine interaktive Bürokartendarstellung.
- Mobile Selbstbedienungsbuchung: Reservieren und verwalten Sie Arbeitsplätze direkt von Ihrem Handy aus.
- Schnelle Freigabe von Arbeitsplätzen: Nicht genutzte Arbeitsplätze werden basierend auf der Belegung automatisch freigegeben.
- Zentralisiertes Richtlinienmanagement: Legen Sie Nutzungsregeln und Berechtigungen für Arbeitsbereiche zentral im Admin-Panel fest.
Logitech-Integrationen
Native Integrationen mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace und Logitech Sync-Management-Hardware.
Was ist kostenlos?
Logitech bietet einen dauerhaft kostenlosen 'Basic for Flex Desks'-Tarif, der Standard-Reservierungsabläufe und Benutzerbereitstellung abdeckt. Für den Zugriff auf visuelle Etagenpläne und Analysen ist ein Upgrade oder die Nutzung der 90-tägigen Premium-Testversion erforderlich.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet beide Microsoft 365- und Google Workspace-Ökosysteme nativ
- Lässt sich mit physischer Hardware koppeln für farbkodierte visuelle Verfügbarkeitsanzeigen
- Grundlegende Flex-Desk-Buchungsfunktionen sind dauerhaft kostenlos
Cons:
- Interaktive visuelle Karten erfordern ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
- Erweiterte automatische Freigabefunktionen sind stark abhängig vom Erwerb proprietärer Hardware
Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung
Archie ist eine herunterladbare Excel-Vorlage für das Buchen von Flexarbeitsplätzen, mit der Sie die Verfügbarkeit und Reservierung von Arbeitsplätzen kostenlos anpassen und nachverfolgen können.
Für wen ist Archie am besten geeignet?
Büroleiter:innen kleiner Unternehmen und Arbeitsplatzkoordinator:innen, die eine einfache, kostenlose Lösung zur Organisation von Schreibtischreservierungen mit Excel benötigen.
Warum habe ich Archie ausgewählt?
Ich habe Archie gewählt, weil ich damit schnell eine Excel-Tabelle herunterladen und individualisieren kann, um Schreibtischreservierungen zu verwalten. Das einfache Setup ermöglicht es mir, die Vorlage flexibel an verschiedene Bürogrößen anzupassen und rasch ein manuelles Buchungssystem einzuführen.
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) – Hauptfunktionen
- Vorlage herunterladen: Sofortiger Zugriff auf die Excel-Datei über den Archie-Blog.
- Kompatibilität mit Google Tabellen: Nutzen Sie die Vorlage in Google Tabellen für Bearbeitung in der Cloud.
- Druckbares Format: Vorlage zum Ausdrucken für die Offline-Schreibtischverwaltung.
- Manuelle Dateneingabefelder: Buchungsdetails direkt in vorformatierte Spalten eintragen.
Archie-Integrationen
Integriert sich mit beliebten Tools für den Arbeitsplatz wie Slack, Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender und Kisi-Zugangskontrolle.
Was ist kostenlos?
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) ist eine dauerhaft kostenlose, herunterladbare Excel-Vorlage ohne Benutzer- oder Nutzungseinschränkungen. Es gibt keine Integrationsoptionen, keine erweiterten Funktionen und keinen Support.
Pros and Cons
Pros:
- Kosteneffiziente Preisgestaltung pro Schreibtisch statt nach Unternehmensgröße
- Erweiterte Filter für Büroausstattung erleichtern die Suche nach bestimmten Geräten
- Moderne, interaktive Grundrisskarten bieten hervorragenden visuellen Kontext
Cons:
- Kostenpflichtige Tarife können teurer sein als bei Mitbewerbern
- Begrenzter kostenloser Funktionsumfang über die Excel-Vorlage hinaus
Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl
Deskfound ist eine cloudbasierte Arbeitsplatz-Buchungsplattform, die für dynamische, hybride Arbeitsumgebungen entwickelt wurde. Sie beseitigt das Chaos gemeinsam genutzter Tabellen, indem sie Hot-Desk-Reservierungen, interaktive Gebäudepläne und die Zuordnung von Schreibtischbereichen direkt in den bestehenden täglichen Workflow eines Teams integriert.
Für wen ist Deskfound am besten geeignet?
Deskfound eignet sich ideal für kleine bis mittelgroße hybride Unternehmen, die ausschließlich mit Slack und Google Workspace arbeiten und ihren Mitarbeitern eine unkomplizierte, benutzerfreundliche Möglichkeit bieten möchten, Bürotage zu koordinieren.
Warum ich Deskfound ausgewählt habe
Ich habe mich für Deskfound entschieden, da es die Einstiegshürde typischer Unternehmenssoftware beseitigt. Anstatt von Mitarbeitern zu verlangen, eine weitere mobile App herunterzuladen oder sich ein neues Passwort zu merken, können Nutzer Arbeitsplätze direkt über einen Slack-Channel mit einfachen Slash-Befehlen buchen, interaktive Grundrisse ansehen und sehen, welche Kollegen heute ins Büro kommen.
Deskfound Hauptfunktionen
- Besuchermanagement: Gäste in Bürostandorten nachverfolgen und genehmigen.
- Feste Schreibtische zuweisen: Dauerhafte Schreibtische an bestimmte Mitarbeitende vergeben.
- QR-Code-Check-in: Nutzende können sich per QR-Code an Schreibtischen einchecken.
- Buchungsbenachrichtigungen: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Buchungen und Stornierungen von Arbeitsplätzen versenden.
Deskfound Integrationen
Deskfound setzt stark auf eine schlanke Google- und Slack-Infrastruktur und integriert sich mit Slack, Google Workspace/ Google Kalender und Google Maps.
Was ist kostenlos?
Deskfound bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer und Arbeitsplatzbuchungen. Einige Funktionen wie Bereichsbuchungen und erweiterte Analysen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Reibungslose Slack-Oberfläche
- Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer mit vollem Funktionsumfang
- Ermöglicht das Anzeigen der Schreibtischbuchungen von Kollegen
Cons:
- Erweiterte Gruppen- und Bereichsbuchungsregeln nur als kostenpflichtige Funktionen
- Kein HRIS-Sync für Nutzerverwaltung
Whatspot
Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus
Whatspot ist eine Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, in denen eine unkomplizierte Möglichkeit benötigt wird, Schreibtische, Besprechungsräume und andere gemeinsam genutzte Bereiche direkt über das Web oder Mobilgerät zu reservieren.
Für wen ist Whatspot am besten geeignet?
Whatspot eignet sich für kleine bis mittelgroße Büros, Coworking-Spaces und Organisationen, die eine schnelle Einführung von Hot-Desk- und Besprechungsraum-Buchungen anstreben.
Warum ich Whatspot ausgewählt habe
Ich habe Whatspot als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich damit schnelle Buchungen per QR-Code einrichten, mobilfreundliche Terminplanung nutzen und die intelligente Platzbuchung verwenden kann: einfach, schnell und zugänglich für Teams – ideal für effiziente Ressourcennutzung in Coworking- oder hybriden Büroumgebungen.
Hauptfunktionen von Whatspot
- Freigabeworkflow für Reservierungen: Administratoren können eine Freigabe für Buchungsanfragen verlangen.
- Benutzerzugriffsverwaltung: Benutzerrechte für verschiedene Buchungsoptionen festlegen.
- Wiederkehrende Reservierungen: Wiederholende Buchungen für Schreibtische oder Räume für die gleichen Nutzer planen.
- Individuelle Platztypen: Ermöglicht die Buchung von unterschiedlichen Ressourcen wie Parkplätzen, Schließfächern oder Besprechungsräumen.
Whatspot-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Gmail, Microsoft Teams und Microsoft Outlook.
Was ist kostenlos?
Whatspot bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Benutzer und 3 buchbare Plätze. Die Nutzer können bis zu 40 Buchungen pro Monat vornehmen, einschließlich Buchungen per QR-Code.
Pros and Cons
Pros:
- Der kostenlose Plan erlaubt unbegrenzte Buchungen
- Bietet Schreibtisch-Reservierungen per QR-Code
- Mobile App für Android und iOS
Cons:
- Keine dokumentierten eigenen Integrationen von Drittanbietern
- Kein SSO oder erweiterte Authentifizierungsoptionen
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings
Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.
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Dibsido
Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard
Dibsido ist eine Plattform für Schreibtischbuchungen und Ressourcenplanung für Teams, die Hot Desks, Besprechungsräume und Arbeitsplatzreservierungen verwalten möchten – mit unbegrenzt vielen Nutzern und Buchungen.
Für wen ist Dibsido am besten geeignet?
Dibsido eignet sich für kleine Unternehmen und Coworking Spaces, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Hot-Desk-Buchungen und Arbeitsplatzressourcen ohne Nutzer- oder Buchungslimits benötigen.
Warum ich Dibsido ausgewählt habe
Ich habe Dibsido als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich unbegrenzt viele Hot Desks und Nutzer kostenlos einrichten kann – was selten ist. Mir gefallen wiederkehrende Buchungen und individuelle Benachrichtigungen, ohne mir Sorgen über Nutzungslimits oder zusätzliche Kosten bei wachsendem Team machen zu müssen.
Dibsido Hauptfunktionen
- Interaktive Kalenderansicht: Buchungen in einer Kalenderoberfläche per Drag-and-drop anzeigen und verwalten.
- Ressourcenkategorisierung: Schreibtische, Räume und andere Ressourcen nach eigenen Kategorien sortieren.
- Zugriffssteuerungseinstellungen: Berechtigungsstufen für Administratoren, Mitarbeitende und Kunden festlegen.
- Öffentliche Buchungsseite: Individueller Link zum Anzeigen und Buchen freier Schreibtische.
Dibsido-Integrationen
Integrationen umfassen Anmeldung mit Google und Microsoft, Microsoft Teams, Slack, Synchronisation mit Google- und Outlook-Kalender, Microsoft Entra ID und eine API für individuelle Anbindungen.
Was ist kostenlos?
Dibsido bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 20 Nutzer mit Zugriff auf erweiterte Buchungsfunktionen, interaktive Grundrisse, einige Reporting- und Analysefunktionen sowie eine iOS- und Android-App.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Ressourcentypen für Räume und Ausstattung
- Buchungskalender mit Drag-and-drop-Oberfläche
- Öffentliche Buchungsseite für Selbstbedienungsreservierungen
Cons:
- Wenige Integrationen mit Kalender-Apps von Drittanbietern
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen nur mit kostenpflichtigem Upgrade
Auswahlkriterien für kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware
Bei der Auswahl der besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware für diese Liste habe ich die gängigen Anforderungen und Problemstellungen von Käufern berücksichtigt, wie beispielsweise den Wunsch nach einer einfachen Arbeitsplatzplanung für hybride Büros und die Möglichkeit, Schreibtische effizient ohne zusätzliche Lizenzkosten zu verteilen. Außerdem habe ich das folgende Rahmenwerk genutzt, um meine Bewertung strukturiert und fair zu gestalten:
Kernfunktionalitäten (25% der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung die folgenden gängigen Anwendungsfälle erfüllen:
- Buchen und Freigeben von Schreibtischen für bestimmte Zeiträume
- Echtzeit-Anzeige der Arbeitsplatzverfügbarkeit
- Festlegung von Buchungsregeln und Einschränkungen
- Selbstständige Buchung durch Benutzer ermöglichen
- Unterstützung von wiederkehrenden oder Gruppenreservierungen
Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich zudem auf besondere Merkmale geachtet, wie zum Beispiel:
- Interaktive Buchung über Büro-Grundriss
- Check-in per QR-Code oder NFC
- Nutzungsanalyse des Arbeitsplatzes im Dashboard
- Automatisierte Freigabe nicht genutzter Arbeitsplätze bei Nichterscheinen
- Mobile App mit Push-Benachrichtigungen für Buchungen
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Systeme einzuschätzen, habe ich folgende Kriterien berücksichtigt:
- Übersichtliche und intuitive Buchungsoberfläche
- Einfache Navigation auf Desktop und Mobilgeräten
- Unkomplizierte Erstellung von Benutzerkonten
- Verständliche Anleitungen und Fehlermeldungen
- Barrierefreiheit für alle Nutzer
Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um die Onboarding-Erfahrung jeder Plattform zu bewerten, habe ich folgende Punkte mit einbezogen:
- Verfügbarkeit von Produktführungen oder Rundgängen
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Tutorials für die Einrichtung
- Einsatzbereite Vorlagen für eine schnelle Einführung
- Zugang zu Onboarding-Webinaren oder Chatbots
- Einfache Übernahme von Nutzer- und Bürodaten
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Supportleistungen der verschiedenen Software-Anbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Schnelle Reaktion auf Support-Tickets
- Live-Chat, Telefon- oder In-App-Support
- Wissensdatenbank mit Selbsthilfe-Ressourcen
- Community-Foren oder Nutzergruppen
- Personalisierte Unterstützung beim Onboarding
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen Plattformen zu bewerten, habe ich folgende Punkte herangezogen:
- Der kostenlose Plan unterstützt ausreichend Nutzer oder Arbeitsplätze
- Transparente Preisgestaltung und Konditionen für Upgrades
- Keine versteckten Kosten oder eingeschlossene Kernfunktionen
- Nützliche Integrationen bereits im kostenlosen Plan enthalten
- Angebot von langfristigen Gratis-Testphasen oder Rabatten
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um einen Gesamteindruck zur Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Durchsicht von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:
- Positives Feedback zur Buchungszuverlässigkeit
- Lob für die mobile Nutzbarkeit
- Nutzermeinungen zur Support-Erfahrung
- Berichte über Systemfehler oder Ausfälle
- Zufriedenheit mit Upgrade-Prozess und Kosten
Wie Sie kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware auswählen
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess nicht den Fokus verlieren, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:
| Faktor | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt das Tool Ihr Unternehmen auch, wenn Sie weitere Büros, Arbeitsplätze oder Benutzer hinzufügen? Prüfen Sie Angaben zu Nutzer- oder Ressourcenbegrenzungen. |
| Integrationen | Lässt sich die Software nativ an bestehende Kalender-, Authentifizierungs- oder Kollaborationssysteme anbinden? Seien Sie vorsichtig bei Lösungen, die nur eingeschränkte native Integrationen bieten. |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Buchungsregeln, Freigabeprozesse und Benutzerrechte ohne Programmierkenntnisse anpassen? Überlegen Sie, welche flexiblen Steuerungen für Ihre Richtlinien wichtig sind. |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden sich Mitarbeitende mit unterschiedlichster IT-Erfahrung intuitiv zurechtfinden? Verifizieren Sie das durch eine Demo oder einen Testzugang vor dem vollständigen Rollout. |
| Implementierung und Onboarding | Wie schnell können Sie nach der Registrierung live gehen? Suchen Sie nach Lösungen mit einfacher Datenübernahme, Einrichtungshilfen oder Onboarding-Support, falls Ihnen eigene IT-Ressourcen fehlen. |
| Kosten | Gibt es wirklich kostenlose Lösungen ohne zeitliche Begrenzung oder handelt es sich um eine Testversion? Achten Sie auf Nutzer- oder Arbeitsplatzgebühren, die nach dem Onboarding anfallen könnten. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie werden Nutzerdaten und Buchungsinformationen geschützt? Achten Sie auf starke Zugriffskontrollen und Einhaltung von Datenschutzstandards seitens des Anbieters. |
| Support-Verfügbarkeit | Welcher Support steht zur Verfügung, wenn ein Problem auftritt? Suchen Sie nach klar zugänglichen Kontaktmöglichkeiten und passenden Selbsthilfe-Ressourcen. |
Was ist kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware?
Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen gemeinsam genutzte Büroarbeitsplätze ohne Kosten reservieren können. Sie hilft, die Nutzung von Arbeitsbereichen zu organisieren, Zeitpläne für hybride Teams abzustimmen und die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit zu überwachen. Teams verwenden diese Tools, um Büros zu entlasten, flexible Sitzrichtlinien zu ermöglichen und das Flächenmanagement ohne kostenpflichtiges Abonnement zu vereinfachen.
Funktionen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
Werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die typischerweise in Hot-Desk-Buchungssoftware enthalten sind, und darauf, welche davon in kostenlosen vs. kostenpflichtigen Tarifen üblich sind.
Typische Funktionen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
- Schreibtischbuchungs-Kalender: Ermöglicht es Nutzer:innen, verfügbare Schreibtische über einen digitalen Kalender zu reservieren, sodass alle freie Plätze sehen und Terminüberschneidungen vermeiden können.
- Grundlegende Nutzungslimits: Unterstützt eine begrenzte Anzahl von Nutzer:innen, Buchungen oder Arbeitsplätzen kostenlos, damit kleine Teams oder Pilotprojekte die Plattform risikofrei ausprobieren können.
- Echtzeit-Verfügbarkeit: Zeigt an, welche Schreibtische für einen gewählten Zeitpunkt und Tag frei oder belegt sind, was die Planung des Arbeitsplatzes im Büro erleichtert.
- Selbstbedienungsbuchung: Nutzer:innen können Schreibtische selbstständig auswählen, reservieren oder stornieren, ohne dass ein:e Administrator:in nötig ist, wodurch der Buchungsprozess für alle vereinfacht wird.
- Einfaches Admin-Dashboard: Administrator:innen können die Nutzung der Schreibtische überwachen und Reservierungen auf einem einzigen Bildschirm verwalten, um schnellen Einblick in Arbeitsplatz-Trends zu erhalten.
- Buchungsbenachrichtigungen: Sendet einfache E-Mail-Bestätigungen oder Erinnerungen, sodass Nutzer:innen ihre bevorstehenden Reservierungen nicht vergessen und Leerstände reduziert werden.
- Raum- oder Schreibtischansichten: Bietet eine visuelle Übersicht oder Liste der Arbeitsplätze und Räume, um Nutzer:innen bei der Auswahl des passenden Platzes zu unterstützen.
- Eingeschränkte Berichte: Stellt einfache Berichte zur Schreibtischauslastung oder Buchungshäufigkeit zur Verfügung, sodass Admins eine gewisse Datengrundlage zur Bewertung der Arbeitsplatznachfrage haben.
Typische Funktionen kostenpflichtiger Hot Desk Buchungssoftware
- Individuelle Grundrisspläne: Ermöglicht das Hochladen detaillierter Karten des Büros, sodass Nutzer:innen einen bestimmten Schreibtisch oder Bereich über eine visuelle Oberfläche auswählen können.
- Integration mit Office-Tools: Verbindet sich mit Microsoft 365, Google Workspace oder Slack, um die Schreibtischbuchung nahtlos mit bestehenden Kalendern und Kommunikationsplattformen zu verknüpfen.
- Automatisierte Schreibtischfreigabe: Gibt unbesetzte Arbeitsplätze nach Nichterscheinen mithilfe von Sensoren oder Check-in-Anforderungen automatisch wieder frei, um die Flächeneffizienz zu maximieren.
- Erweiterte Analyse-Dashboards: Bietet detaillierte Einblicke in Nutzungsmuster, Stoßzeiten und Teambelegung, um die Büroplanung und -strategie besser zu steuern.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Stellt detaillierte Steuerungsmöglichkeiten darüber bereit, wer bestimmte Schreibtische buchen oder verwalten kann – besonders nützlich für größere oder standortübergreifende Unternehmen.
- Mobile Buchungs-Apps: Bietet native Apps mit Push-Benachrichtigungen, Grundrissansichten und Echtzeit-Updates, um die Buchung noch komfortabler zu machen.
- Besucher- und Gästemanagement: Ermöglicht externen Kund:innen, Partner:innen oder Auftragnehmer:innen die temporäre Buchung von Schreibtischen und vereinfacht damit flexible Arbeitsmodelle.
- Service-Desk-Integration: Verbindet Buchungen mit IT- oder Facility-Anfragen, sodass Probleme und Reparaturen effizient gemanagt werden können.
- Individuelle Buchungsregeln: Unterstützt erweiterte Richtlinien, z.B. wie weit im Voraus oder wie lange Reservierungen möglich sind, und passt die Verfügbarkeit den Anforderungen Ihres Teams an.
Vorteile von kostenloser Hot Desk Buchungssoftware
Der Einsatz kostenloser Hot Desk Buchungssoftware bringt für Ihr Team und Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile. Im Folgenden finden Sie einige, auf die Sie sich freuen können:
- Weniger Büroüberfüllung: Echtzeit-Verfügbarkeit und Selbstbuchung helfen, Überbelegungen zu vermeiden und sorgen für einen reibungsloseren Büroalltag.
- Niedrigere Arbeitsplatzkosten: Kostenlose Tarife ermöglichen das Verwalten von Schreibtischreservierungen ohne Softwarekosten oder zusätzliche Lizenzgebühren.
- Mehr Flexibilität für hybride Teams: Die Möglichkeit, Plätze nach Bedarf zu reservieren, stärkt Teams darin, ihren Arbeitsplan flexibel zu gestalten oder zwischen Büro- und Remote-Arbeit zu wechseln.
- Bessere datenbasierte Planung: Grundlegende Reporting-Funktionen zeigen Buchungshäufigkeit und Flächentrends, die helfen, Entscheidungen im Office-Management zu treffen.
- Zeitsparende Abläufe: Automatisierte Buchungs-Kalender und Benachrichtigungen erleichtern es Nutzer:innen, einen Arbeitsplatz zu finden und zu reservieren, ohne auf manuelle Verwaltung angewiesen zu sein.
- Einfacheres Flächenmanagement: Admin-Dashboards ermöglichen einen sofortigen Überblick und Anpassungen aus einer Hand, was das Arbeitspensum für Office-Manager:innen erleichtert.
- Schnellere Einarbeitung neuer Nutzer:innen: Benutzerfreundliches Design und unkomplizierte Einrichtung helfen Teams, sich schnell und ohne großen Schulungsaufwand mit dem System vertraut zu machen.
Kosten und Preise von Hot Desk Buchungssoftware
Ich weiß, Sie sind auf diesen Artikel gestoßen, um die besten kostenlosen Hot Desk Buchungssoftwares zu finden. Allerdings bieten Gratis-Tarife meist nur begrenzte Funktionen, weshalb Sie vermutlich künftig einen größeren Tarif benötigen werden.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische enthaltene Funktionen bei Hot Desk Buchungssoftware zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Hot Desk Buchungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Einfacher Schreibtischbuchungskalender, Selbstbedienungsreservierungen, begrenzte Nutzer- oder Schreibtischanzahl, einfache Berichte und E-Mail-Benachrichtigungen. |
| Persönlicher Tarif | $5–$10/Nutzer/Monat | Erhöhte Buchungslimits, Zugang zur mobilen App, einfache Analysen, Raumansichten und grundlegende Administratorfunktionen. |
| Business-Tarif | $10–$25/Nutzer/Monat | Individuelle Grundrisse, Integration mit Office-Tools, erweiterte Buchungsrichtlinien, detaillierte Nutzungsanalysen und priorisierter Support. |
| Enterprise-Tarif | $25–$40/Nutzer/Monat | Rollenbasierte Berechtigungen, automatische Freigabe von Schreibtischen, individuelle Integrationen, Besuchermanagement, dedizierte Einführung, erweiterte Sicherheit und Integration des Service-Desks. |
FAQs zu kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware:
Ist kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware sicher?
Ja, die meisten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftwares nutzen gängige Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Verbindungen und Zugriffskontrollen. Allerdings fehlen kostenlosen Versionen oft fortgeschrittenere Schutzmechanismen der kostenpflichtigen Tarife. Überprüfen Sie daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsunterlagen des Anbieters vor der Einführung.
Kann ich mit einem kostenlosen Tarif mehrere Bürostandorte verwalten?
Einige kostenlose Hot-Desk-Buchungstools unterstützen mehrere Standorte, viele schränken diese Funktion jedoch auf kostenpflichtige Tarife ein. Prüfen Sie die Dokumentation jedes Anbieters auf Multi-Standort-Unterstützung und stellen Sie sicher, dass der kostenlose Tarif zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsplatzstruktur passt, bevor Sie sich festlegen.
Was sind die typischen Einschränkungen kostenloser Tarife?
Kostenlose Tarife begrenzen in der Regel die Anzahl an Nutzern, Schreibtischen oder Buchungen, die Sie verwalten können. Oft sind zudem Funktionen wie Grundrisse, Analysen oder Integrationen eingeschränkt. Beobachten Sie beim Wachstum Ihres Teams mögliche Zusatzkosten oder notwendige Upgrades.
Bieten kostenlose Hot-Desk-Buchungstools Integrationen mit Kalender-Apps?
Nein, die meisten kostenlosen Tarife bieten nur grundlegende Reservierungsfunktionen. Integrationen mit Kalender- und Zusammenarbeits-Tools gibt es üblicherweise erst in kostenpflichtigen Tarifen. Prüfen Sie immer genau die Integrationsmöglichkeiten und etwaige Einschränkungen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden.
Wie einfach ist das Upgrade von kostenlosen auf kostenpflichtige Tarife?
Das Upgrade von einem kostenlosen auf einen bezahlten Tarif ist in der Regel unkompliziert und kann oft direkt im Administrationsbereich mit wenigen Klicks erfolgen. Achten Sie darauf, die Übertragung von Daten, Benutzerrechten und hinzugefügten Funktionen zu prüfen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.