10 beste kostenlose Desk-Sharing-Softwares 2026
Beste kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware Übersicht
Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware bietet Ihrem Team eine einfache Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren, ohne teure Abonnements abschließen zu müssen. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie die Verfügbarkeit von Plätzen verwalten, Doppelbuchungen vermeiden und hybride Arbeit unterstützen können – und das alles ohne Ihr Budget zu sprengen – sind Sie hier richtig.
Diese Liste geht über typische Empfehlungen hinaus und konzentriert sich auf Plattformen mit entweder einem kostenlosen Tarif oder einer kostenlosen Testphase, sodass Sie die Lösungen tatsächlich ausprobieren können, bevor Sie sich festlegen. Sie finden Optionen für Teams jeder Größe sowie Einblicke, was jedes Tool besonders empfehlenswert macht.
Table of Contents
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten seit 2020 Software. Als CX-Experten wissen wir, wie entscheidend – und schwierig – es ist, bei der Auswahl der passenden Software die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherche, um unseren Lesern zu besseren Kaufentscheidungen zu verhelfen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene CX-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner empfohlenen kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftwares zusammen, damit Sie die beste für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden können.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für clevere Integrationen mit Arbeitsplatz-Tools | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/buchbare Ressource/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für schnellen Start in hybriden Arbeitsplätzen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab 1,99 €/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für fortschrittliche Terminplanung mit Berichten | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für die Integration in Microsoft Teams zur nahtlosen Buchung | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab €30/Nutzer/Jahr | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für die Schreibtischbuchung mit Hardwareintegration | 90 Tage kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Schreibtisch/Jahr | Website | |
| 7 | Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.80/Schreibtisch/Monat (mit einem Mindestgrundpreis von $159/Monat) | Website | |
| 8 | Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard | 14-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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SupportYourApp
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Tidio
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Freshdesk
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Bewertungen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, die besten Anwendungsfälle und die Integrationen jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung finden.
Envoy ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, mit der sich Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen lassen. Sie vereint Terminplanung, Flächenmanagement und Besucherprotokollierung in einem einzigen System.
Für wen ist Envoy am besten geeignet?
Der kostenlose Envoy-Tarif eignet sich am besten für kleine Unternehmen mit einfachen Besucheranforderungen oder für Unternehmen vor Ort mit geringem und unregelmäßigem Buchungsbedarf. Die kostenpflichtigen Tarife richten sich an Workplace Operations-Teams in mittelgroßen bis großen Organisationen mit mehreren Standorten, die eine einheitliche Verwaltung von Flächen, Schreibtischen und Besuchern benötigen.
Warum ich Envoy ausgewählt habe
Ich habe Envoy als eine der besten Lösungen gewählt, weil mir gefällt, dass wir mit einer einzigen App Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen können. Mein Team verwaltet alle Arbeitsplatzreservierungen über ein Dashboard, was uns hilft, komplexe hybride Büros zeitlich abzustimmen.
Envoy Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisspläne: Nutzer wählen verfügbare Schreibtische direkt auf einer Live-Bürokarte aus.
- Gesundheitschecks für Mitarbeitende: Automatisierte Screening-Umfragen vor dem Zugang zum Arbeitsplatz an jedem Tag.
- Durchsetzung der Schreibtisch-Check-in-Pflicht: Mitarbeitende müssen Buchungen bei Ankunft bestätigen, um No-Shows zu vermeiden.
- Integration des Besuchermanagements: Verknüpft Hot-Desk-Buchungen mit der Gästeregistrierung für einen komfortablen Zutritt.
Envoy Integrationen
Envoy bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Okta, Microsoft Entra ID, Cisco Webex, Zoom, Salesforce, Rippling, Kisi und Zapier. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Was ist kostenlos?
Envoy bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für die Schreibtischbuchung an einem Standort. Im kostenlosen Tarif gibt es Einschränkungen bei Integrationen, Besucherverwaltung, Analysen und Branding-Möglichkeiten.
Pros and Cons
Pros:
- Kombiniert Schreibtisch-, Raum- und Parkplatzbuchungen
- Interaktive Bürogrundrisse für Reservierungen
- Integriertes Besuchermanagement-System
Cons:
- Kostenloser Tarif nur für einen Standort
- Check-in am Schreibtisch kann für einige überflüssig sein
Flexwhere ist eine spezialisierte Hot-Desk-Buchungsplattform für hybride Arbeitsumgebungen und bietet Arbeitsplatzreservierung, Sichtbarkeit der Schreibtischverfügbarkeit und Besprechungsraummanagement in einem System.
Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?
Flexwhere ist ideal für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die Schreibtisch- und Besprechungsraumreservierungen über mehrere Bürostandorte hinweg verwalten möchten.
Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?
Ich habe Flexwhere als eines der besten Tools ausgewählt, weil der schnelle Aufbau für hybride Arbeitsplätze meinem Team ermöglicht, die Schreibtischbuchung zügig einzuführen. Mir gefällt, dass es die Verwaltung mehrerer Standorte abdeckt und ab dem ersten Tag Echtzeit-Karten mit dem Schreibtischstatus liefert.
Flexwhere Hauptfunktionen
- Belegungssensoren für Schreibtische: Sensoren anschließen, um die aktuelle Nutzung von Schreibtischen automatisch zu erkennen und anzuzeigen.
- Interaktive Grundrisse: Verfügbare Schreibtische direkt von einer Live-Büroplan-Karte aus anzeigen und buchen.
- Besuchermanagement: Bürobesucher parallel zu Arbeitsplatzreservierungen registrieren und verfolgen.
- Outlook-Integration: Reservierungen mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisieren für ein reibungsloses Planen.
Flexwhere-Integrationen
Flexwhere bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Workspace und stellt eine API für individuelle Anbindungen bereit.
Was ist kostenlos?
Flexwhere bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 25 Nutzer. Dieser Tarif umfasst grundlegende Schreibtisch- und Raumreservierungen, aber erweiterte Funktionen und Integrationen sind kostenpflichtigen Paketen vorbehalten.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif bis zu 25 Nutzer
- Interaktiver Grundriss für Arbeitsplatzwahl
- Belegungssensoren für Schreibtische mit Live-Updates
Cons:
- Wenig Anpassungsoptionen für Grundrisse
- Preise steigen schnell mit mehr Nutzern
DeskFlex ist eine Software für Schreibtisch- und Raumbuchungen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, die Echtzeit-Reservierungen, automatisierte Terminplanung, Besuchermanagement und Funktionen zur Nachverfolgung der Flächenauslastung benötigen.
Für wen ist DeskFlex am besten geeignet?
DeskFlex passt besonders gut zu Facility- und Office-Managern in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Raumreservierung und Arbeitsplatzoptimierung suchen.
Warum ich DeskFlex gewählt habe
Ich habe DeskFlex als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich Raum- und Schreibtischplanungen mit visuellen Karten verwalten, die Ressourcenzuteilung anpassen und wiederkehrende Reservierungen für eine optimale Arbeitsplatznutzung automatisieren kann – ideal für die Echtzeit-Schreibtischteilung.
DeskFlex Hauptfunktionen
- Kontaktloses Einchecken: Nutzer können QR-Codes scannen, um Schreibtische ohne physischen Kontakt zu reservieren oder einzuchecken.
- Besuchermanagement-System: Verfolgt und verwaltet das Kommen und Gehen von Gästen im Büro.
- COVID-19-Screening: Integrierte Gesundheitsfragebögen für Mitarbeitende und Besucher.
- Zugriff über mobile App: Ermöglicht es dem Personal, Schreibtische von ihren Smartphones aus zu buchen oder freizugeben.
DeskFlex Integrationen
DeskFlex bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft 365 und Cisco-Hardware. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Was ist kostenlos?
DeskFlex bietet neuen Nutzern eine 30-tägige kostenlose Testphase. Nach Ablauf der Testphase ist eine Nutzung nur mit einem kostenpflichtigen Tarif möglich; es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Plan.
Pros and Cons
Pros:
- Visualisierte Grundrissbuchung verfügbar
- Erweitertes Besuchermanagementsystem integriert
- Automatisierte Terminplanung für wiederkehrende Reservierungen
Cons:
- Preise sind nicht öffentlich einsehbar
- Kein kostenloser Plan verfügbar
Waldo ist eine kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplätze, Schreibtische und Besprechungsräume direkt in Microsoft Teams und Outlook verwalten können. Sie bietet spezialisierte Funktionen für hybride Organisationen.
Für wen ist Waldo am besten geeignet?
Waldo passt besonders gut zu hybriden Unternehmen und IT-Abteilungen, die für das Arbeitsplatzmanagement und die Zusammenarbeit auf Microsoft 365 setzen.
Warum ich Waldo gewählt habe
Ich habe Waldo als eine der besten Lösungen ausgewählt, da mein Team Schreibtische und Räume direkt in Microsoft Teams und Outlook buchen kann—der integrierte Ansatz passt zu unserer bisherigen Nutzung von Microsoft 365 und erleichtert die Einführung.
Waldo Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisse: Nutzer können Schreibtische auf vollständig interaktiven Büroplänen auswählen.
- Buchungsbeschränkungen für Administratoren: Individuelle Buchungsregeln für bestimmte Benutzer oder Teams festlegen.
- Dashboard für Arbeitsplatz-Analysen: Nutzung, Auslastung und Buchungsmuster in Echtzeit überwachen.
- Outlook-Kalendersynchronisation: Schreibtisch- und Raumreservierungen werden automatisch mit Outlook-Kalendern synchronisiert.
Waldo Integrationen
Waldo bietet tiefe, native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365 und Azure Active Directory. Eine API steht für individuelle Anpassungen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Waldo bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Nutzern, Schreibtischen und Räumen. Er unterstützt grundlegende Teams-Chatbot-Befehle und Parkplatzverwaltung, enthält jedoch keine erweiterten Admin-Richtlinien oder individuelle Grundrissvisualisierungen.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Integration in Microsoft Teams – kein zusätzlicher App-Login erforderlich
- Der dauerhaft kostenlose Tarif ermöglicht unbegrenzt viele Nutzer, Schreibtische und Räume
- Nicht genutzte Schreibtischreservierungen werden automatisch anhand der Kalenderanalyse freigegeben
Cons:
- Keine nativen Integrationen für Google Workspace Teams
- Interaktive Grundrissgestaltung erfordert ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen
Joan Desk Booking ist eine Schreibtisch-Reservierungsplattform für hybride Arbeitsplätze, mit der Teams gemeinsam genutzte Schreibtische über eine mobile App, ein Web-Dashboard oder Joan-Geräte finden, buchen und verwalten können.
Für wen ist Joan Desk Booking am besten geeignet?
Arbeitsplatz- und Facility-Manager in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Schreibtischbuchungen für Teams im Büro und im hybriden Modell benötigen.
Warum habe ich Joan Desk Booking ausgewählt?
Ich habe Joan Desk Booking als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Schreibtische in Sekundenschnelle von meinem Handy oder Browser aus finden, buchen und verwalten kann. Ich schätze es sehr, wie einfach es ist, verfügbare Plätze einzusehen und sofort Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Pläne unseres Teams ändern.
Joan Desk Booking – Hauptfunktionen
- Joan-Gerätesynchronisierung: Synchronisieren Sie Schreibtischbuchungen mit Joan-Raumanzeigen für eine stets aktuelle Übersicht der Raumbelegung.
- Individuelle Zugriffsrollen: Legen Sie Verwaltungs-, Manager- und Benutzerrechte für Buchungskontrollen fest.
- QR-Code-Buchung: Scannen Sie QR-Codes am Schreibtisch für sofortige Reservierungen direkt vor Ort.
- Belegungsanalysen: Überwachen Sie die Arbeitsplatznutzung mit Nutzungsberichten und Analyse-Dashboards.
Joan Desk Booking – Integrationen
Joan Desk Booking bietet native Integrationen mit Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365 und Slack. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Joan Desk Booking bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase für Nutzer, die sich noch nicht festlegen möchten, aber die Funktionen von Joan Desk ausprobieren wollen. Einige fortgeschrittene Funktionen und Integrationen sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Schreibtischreservierungen
- Visuelle Büro-Grundrisskarte
- Synchronisiert mit Google- und Outlook-Kalendern
Cons:
- Grundlegende Berichte nur im kostenlosen Tarif
- Zusätzliche Kosten für erweiterte Analysefunktionen
Logitech ist eine Arbeitsplatzmanagement-Lösung für die Buchung von Flexarbeitsplätzen, die Verwaltung von Besprechungsräumen und die Koordination hybrider Büroressourcen über eine cloudbasierte Plattform.
Für wen ist Logitech am besten geeignet?
Logitech eignet sich für Office Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine integrierte Arbeitsplatz- und Raumbuchung für hybride Arbeitsplätze suchen.
Warum habe ich Logitech ausgewählt?
Ich habe Logitech ausgewählt, weil es beide großen Büroökosysteme – Microsoft und Google – verbindet und nahtlos mit Logitech Sync-Hardware synchronisiert, um sofortige Arbeitsplatzstatus-Updates zu ermöglichen.
Hauptfunktionen von Logitech
- Interaktive Grundrissvisualisierung: Buchen Sie Arbeitsplätze und Räume über eine interaktive Bürokartendarstellung.
- Mobile Selbstbedienungsbuchung: Reservieren und verwalten Sie Arbeitsplätze direkt von Ihrem Handy aus.
- Schnelle Freigabe von Arbeitsplätzen: Nicht genutzte Arbeitsplätze werden basierend auf der Belegung automatisch freigegeben.
- Zentralisiertes Richtlinienmanagement: Legen Sie Nutzungsregeln und Berechtigungen für Arbeitsbereiche zentral im Admin-Panel fest.
Logitech-Integrationen
Native Integrationen mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace und Logitech Sync-Management-Hardware.
Was ist kostenlos?
Logitech bietet einen dauerhaft kostenlosen 'Basic for Flex Desks'-Tarif, der Standard-Reservierungsabläufe und Benutzerbereitstellung abdeckt. Für den Zugriff auf visuelle Etagenpläne und Analysen ist ein Upgrade oder die Nutzung der 90-tägigen Premium-Testversion erforderlich.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet beide Microsoft 365- und Google Workspace-Ökosysteme nativ
- Lässt sich mit physischer Hardware koppeln für farbkodierte visuelle Verfügbarkeitsanzeigen
- Grundlegende Flex-Desk-Buchungsfunktionen sind dauerhaft kostenlos
Cons:
- Interaktive visuelle Karten erfordern ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
- Erweiterte automatische Freigabefunktionen sind stark abhängig vom Erwerb proprietärer Hardware
Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung
Archie ist eine herunterladbare Excel-Vorlage für das Buchen von Flexarbeitsplätzen, mit der Sie die Verfügbarkeit und Reservierung von Arbeitsplätzen kostenlos anpassen und nachverfolgen können.
Für wen ist Archie am besten geeignet?
Büroleiter:innen kleiner Unternehmen und Arbeitsplatzkoordinator:innen, die eine einfache, kostenlose Lösung zur Organisation von Schreibtischreservierungen mit Excel benötigen.
Warum habe ich Archie ausgewählt?
Ich habe Archie gewählt, weil ich damit schnell eine Excel-Tabelle herunterladen und individualisieren kann, um Schreibtischreservierungen zu verwalten. Das einfache Setup ermöglicht es mir, die Vorlage flexibel an verschiedene Bürogrößen anzupassen und rasch ein manuelles Buchungssystem einzuführen.
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) – Hauptfunktionen
- Vorlage herunterladen: Sofortiger Zugriff auf die Excel-Datei über den Archie-Blog.
- Kompatibilität mit Google Tabellen: Nutzen Sie die Vorlage in Google Tabellen für Bearbeitung in der Cloud.
- Druckbares Format: Vorlage zum Ausdrucken für die Offline-Schreibtischverwaltung.
- Manuelle Dateneingabefelder: Buchungsdetails direkt in vorformatierte Spalten eintragen.
Archie-Integrationen
Integriert sich mit beliebten Tools für den Arbeitsplatz wie Slack, Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender und Kisi-Zugangskontrolle.
Was ist kostenlos?
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) ist eine dauerhaft kostenlose, herunterladbare Excel-Vorlage ohne Benutzer- oder Nutzungseinschränkungen. Es gibt keine Integrationsoptionen, keine erweiterten Funktionen und keinen Support.
Pros and Cons
Pros:
- Kosteneffiziente Preisgestaltung pro Schreibtisch statt nach Unternehmensgröße
- Erweiterte Filter für Büroausstattung erleichtern die Suche nach bestimmten Geräten
- Moderne, interaktive Grundrisskarten bieten hervorragenden visuellen Kontext
Cons:
- Kostenpflichtige Tarife können teurer sein als bei Mitbewerbern
- Begrenzter kostenloser Funktionsumfang über die Excel-Vorlage hinaus
Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl
Deskfound ist eine cloudbasierte Arbeitsplatz-Buchungsplattform, die für dynamische, hybride Arbeitsumgebungen entwickelt wurde. Sie beseitigt das Chaos gemeinsam genutzter Tabellen, indem sie Hot-Desk-Reservierungen, interaktive Gebäudepläne und die Zuordnung von Schreibtischbereichen direkt in den bestehenden täglichen Workflow eines Teams integriert.
Für wen ist Deskfound am besten geeignet?
Deskfound eignet sich ideal für kleine bis mittelgroße hybride Unternehmen, die ausschließlich mit Slack und Google Workspace arbeiten und ihren Mitarbeitern eine unkomplizierte, benutzerfreundliche Möglichkeit bieten möchten, Bürotage zu koordinieren.
Warum ich Deskfound ausgewählt habe
Ich habe mich für Deskfound entschieden, da es die Einstiegshürde typischer Unternehmenssoftware beseitigt. Anstatt von Mitarbeitern zu verlangen, eine weitere mobile App herunterzuladen oder sich ein neues Passwort zu merken, können Nutzer Arbeitsplätze direkt über einen Slack-Channel mit einfachen Slash-Befehlen buchen, interaktive Grundrisse ansehen und sehen, welche Kollegen heute ins Büro kommen.
Deskfound Hauptfunktionen
- Besuchermanagement: Gäste in Bürostandorten nachverfolgen und genehmigen.
- Feste Schreibtische zuweisen: Dauerhafte Schreibtische an bestimmte Mitarbeitende vergeben.
- QR-Code-Check-in: Nutzende können sich per QR-Code an Schreibtischen einchecken.
- Buchungsbenachrichtigungen: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Buchungen und Stornierungen von Arbeitsplätzen versenden.
Deskfound Integrationen
Deskfound setzt stark auf eine schlanke Google- und Slack-Infrastruktur und integriert sich mit Slack, Google Workspace/ Google Kalender und Google Maps.
Was ist kostenlos?
Deskfound bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer und Arbeitsplatzbuchungen. Einige Funktionen wie Bereichsbuchungen und erweiterte Analysen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Reibungslose Slack-Oberfläche
- Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer mit vollem Funktionsumfang
- Ermöglicht das Anzeigen der Schreibtischbuchungen von Kollegen
Cons:
- Erweiterte Gruppen- und Bereichsbuchungsregeln nur als kostenpflichtige Funktionen
- Kein HRIS-Sync für Nutzerverwaltung
Whatspot
Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus
Whatspot ist eine Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, in denen eine unkomplizierte Möglichkeit benötigt wird, Schreibtische, Besprechungsräume und andere gemeinsam genutzte Bereiche direkt über das Web oder Mobilgerät zu reservieren.
Für wen ist Whatspot am besten geeignet?
Whatspot eignet sich für kleine bis mittelgroße Büros, Coworking-Spaces und Organisationen, die eine schnelle Einführung von Hot-Desk- und Besprechungsraum-Buchungen anstreben.
Warum ich Whatspot ausgewählt habe
Ich habe Whatspot als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich damit schnelle Buchungen per QR-Code einrichten, mobilfreundliche Terminplanung nutzen und die intelligente Platzbuchung verwenden kann: einfach, schnell und zugänglich für Teams – ideal für effiziente Ressourcennutzung in Coworking- oder hybriden Büroumgebungen.
Hauptfunktionen von Whatspot
- Freigabeworkflow für Reservierungen: Administratoren können eine Freigabe für Buchungsanfragen verlangen.
- Benutzerzugriffsverwaltung: Benutzerrechte für verschiedene Buchungsoptionen festlegen.
- Wiederkehrende Reservierungen: Wiederholende Buchungen für Schreibtische oder Räume für die gleichen Nutzer planen.
- Individuelle Platztypen: Ermöglicht die Buchung von unterschiedlichen Ressourcen wie Parkplätzen, Schließfächern oder Besprechungsräumen.
Whatspot-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Gmail, Microsoft Teams und Microsoft Outlook.
Was ist kostenlos?
Whatspot bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Benutzer und 3 buchbare Plätze. Die Nutzer können bis zu 40 Buchungen pro Monat vornehmen, einschließlich Buchungen per QR-Code.
Pros and Cons
Pros:
- Der kostenlose Plan erlaubt unbegrenzte Buchungen
- Bietet Schreibtisch-Reservierungen per QR-Code
- Mobile App für Android und iOS
Cons:
- Keine dokumentierten eigenen Integrationen von Drittanbietern
- Kein SSO oder erweiterte Authentifizierungsoptionen
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Dibsido
Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard
Dibsido ist eine Plattform für Schreibtischbuchungen und Ressourcenplanung für Teams, die Hot Desks, Besprechungsräume und Arbeitsplatzreservierungen verwalten möchten – mit unbegrenzt vielen Nutzern und Buchungen.
Für wen ist Dibsido am besten geeignet?
Dibsido eignet sich für kleine Unternehmen und Coworking Spaces, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Hot-Desk-Buchungen und Arbeitsplatzressourcen ohne Nutzer- oder Buchungslimits benötigen.
Warum ich Dibsido ausgewählt habe
Ich habe Dibsido als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich unbegrenzt viele Hot Desks und Nutzer kostenlos einrichten kann – was selten ist. Mir gefallen wiederkehrende Buchungen und individuelle Benachrichtigungen, ohne mir Sorgen über Nutzungslimits oder zusätzliche Kosten bei wachsendem Team machen zu müssen.
Dibsido Hauptfunktionen
- Interaktive Kalenderansicht: Buchungen in einer Kalenderoberfläche per Drag-and-drop anzeigen und verwalten.
- Ressourcenkategorisierung: Schreibtische, Räume und andere Ressourcen nach eigenen Kategorien sortieren.
- Zugriffssteuerungseinstellungen: Berechtigungsstufen für Administratoren, Mitarbeitende und Kunden festlegen.
- Öffentliche Buchungsseite: Individueller Link zum Anzeigen und Buchen freier Schreibtische.
Dibsido-Integrationen
Integrationen umfassen Anmeldung mit Google und Microsoft, Microsoft Teams, Slack, Synchronisation mit Google- und Outlook-Kalender, Microsoft Entra ID und eine API für individuelle Anbindungen.
Was ist kostenlos?
Dibsido bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 20 Nutzer mit Zugriff auf erweiterte Buchungsfunktionen, interaktive Grundrisse, einige Reporting- und Analysefunktionen sowie eine iOS- und Android-App.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Ressourcentypen für Räume und Ausstattung
- Buchungskalender mit Drag-and-drop-Oberfläche
- Öffentliche Buchungsseite für Selbstbedienungsreservierungen
Cons:
- Wenige Integrationen mit Kalender-Apps von Drittanbietern
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen nur mit kostenpflichtigem Upgrade
Wie ich kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie Echtzeit-Verfügbarkeit der Plätze und einen tatsächlich kostenlosen Tarif – sowie Unterscheidungsmerkmale, die empfehlenswerte Tools für hybride CX-Teams auszeichnen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) hinsichtlich jeder unten aufgeführten Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65% erreichen, um für die Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Schreibtischbuchung & Reservierungen: Ich achte auf datums- und zeitfensterbezogene Buchungen, sodass hybride Agenten einen Platz für eine bestimmte Schicht reservieren können, sowie auf Optionen für wiederkehrende oder mehrtägige Reservierungen.
- Tatsächlich kostenloser Tarif: Das Tool muss eine dauerhaft kostenlose Stufe anbieten – nicht nur eine Testphase – die die wichtigsten Buchungsfunktionen für eine angemessene Anzahl von Nutzern und Plätzen abdeckt.
- Interaktive Grundrisse: Visuelle, klickbare Karten machen einen echten Unterschied, wenn eine Teamleitung z.B. einen Coaching-Pod zusammensetzen möchte. Daher prüfe ich, ob es Karten mit mehreren Etagen und Plätzen auf Detailebene gibt.
- Echtzeit-Platzverfügbarkeit: Live-Status-Updates verhindern Doppelbuchungen während geschäftiger Schichtwechsel. Ich beurteile zudem, wie schnell sich die Verfügbarkeit über Nutzer und Geräte hinweg synchronisiert.
- Nutzer- & Buchungsverwaltung: Administratoren sollten Mitarbeitende verwalten, Reservierungen ändern oder stornieren und Buchungsrichtlinien – z. B. maximale Tage pro Woche – zentral einstellen können.
- Kalender- & Terminplan-Integration: Eine bidirektionale Synchronisation mit Google Kalender oder Outlook sorgt dafür, dass Schreibtischbuchungen neben Teammeetings und Schichtplänen sichtbar bleiben – ganz ohne manuelle Eingaben.
Nachdem ich eine Liste von Tools habe, die diesen Kriterien entsprechen, betrachte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und kontrastiere ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
Team-Zonen sind für mich ein wichtiges Kriterium – wenn ein Support-Team für Live-Coaching zusammensitzen muss, erleichtern Platznachbarschaften die Koordination. Nutzungsanalysen sind ebenfalls wichtig, denn sie zeigen, ob Ihre Flächenaufteilung tatsächlich mit den Anwesenheitsmustern der Agenten über die Schichten hinweg übereinstimmt. Ich achte außerdem auf mobile Apps mit QR-Check-in, damit Agenten ihre Ankunft schnell bestätigen können und frei gewordene Plätze für die nächste Rotation wieder verfügbar sind.
Mehr als nur Funktionen
Die Grenzen des kostenlosen Tarifs sind entscheidend – ich prüfe, wie viele Nutzer, Plätze und Standorte im kostenlosen Paket enthalten sind, bevor ein Upgrade notwendig wird, da ein wachsendes CX-Team schnell eine knappe Obergrenze sprengen kann. Die Integration mit Tools wie Slack oder Microsoft Teams ist ebenfalls wichtig, damit Reservierungsbenachrichtigungen Ihre Agenten auch wirklich erreichen. Ich bewerte außerdem, wie schnell ein Verantwortlicher für Gebäudemanagement das Tool ohne IT-Unterstützung einrichten kann, denn ein kostenloses Tool, das Wochen zur Konfiguration benötigt, verliert seinen Kostenvorteil.
So wählen Sie eine kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess fokussiert bleiben, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt das Tool Ihr Unternehmen auch dann, wenn Sie weitere Standorte, Arbeitsplätze oder Nutzer hinzufügen? Prüfen Sie eventuelle Begrenzungen bei Benutzern oder Ressourcen. |
| Integrationen | Lässt sich die Software nativ mit Ihrem bestehenden Kalender- oder Kollaborationssystem verbinden? Achten Sie auf Lösungen, die nicht nur eingeschränkte Integrationen bieten. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Buchungsregeln, Genehmigungsprozesse und Benutzerrechte ohne Programmierkenntnisse flexibel anpassen? Überlegen Sie, welche Einstellungen für Ihre Richtlinien relevant sind. |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden Mitarbeitende unabhängig vom technischen Know-how die Anwendung intuitiv bedienen können? Überprüfen Sie dies am besten durch eine Demo oder Testphase vor dem breiten Einsatz. |
| Implementierung & Onboarding | Wie schnell können Sie nach der Anmeldung starten? Suchen Sie nach Lösungen mit einfachen Importmöglichkeiten, Anleitungen oder Onboarding-Support, falls Ihnen IT-Ressourcen fehlen. |
| Kosten | Gibt es wirklich dauerhaft kostenlose Angebote oder nur Testphasen? Achten Sie auf Gebühren pro Benutzer oder pro Arbeitsplatz, die nach der Anmeldung anfallen können. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie werden Nutzerdaten und Buchungsinformationen geschützt? Stellen Sie sicher, dass der Anbieter zuverlässige Zugriffskontrollen und Datenschutzkonformität gewährleistet. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Hilfe erhalten Sie im Problemfall? Achten Sie auf klar erkennbare Kontaktmöglichkeiten und Selbsthilfeangebote, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. |
Was ist kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware?
Kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware ist ein digitales Tool, das es Organisationen ermöglicht, gemeinsam genutzte Büroschreibtische kostenlos zu reservieren. Sie hilft dabei, die Nutzung des Arbeitsplatzes zu verwalten, die Terminplanung für hybride Teams zu koordinieren und die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit zu überwachen. Teams nutzen diese Tools, um Überfüllung im Büro zu minimieren, flexible Sitzordnungen zu unterstützen und das Flächenmanagement ohne kostenpflichtiges Abonnement zu vereinfachen.
Funktionen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
Sehen wir uns die Funktionen an, die üblicherweise in Hot-Desk-Buchungssoftware enthalten sind – und welche typischerweise in kostenfreien vs. kostenpflichtigen Plänen enthalten sind.
Typische Funktionen kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
- Schreibtisch-Buchungskalender: Ermöglicht es Nutzer:innen, verfügbare Schreibtische über einen digitalen Kalender zu reservieren, sodass jeder freie Plätze sehen und Buchungskonflikte vermeiden kann.
- Grundlegende Nutzungslimits: Unterstützt eine begrenzte Anzahl an Nutzer:innen, Buchungen oder Schreibtischen kostenlos und bietet kleinen Teams oder Pilotprojekten eine risikofreie Möglichkeit, die Plattform zu testen.
- Echtzeit-Verfügbarkeit: Zeigt an, welche Schreibtische zu einem bestimmten Zeitpunkt und Datum frei oder belegt sind und macht es einfach, den Arbeitsplatz im Büro zu planen.
- Selbstbedienungsbuchung: Nutzer:innen können Schreibtische selbst auswählen, buchen oder stornieren, ohne einen Admin zu benötigen, und den Buchungsprozess für alle vereinfachen.
- Einfaches Admin-Dashboard: Administrator:innen erhalten eine Übersicht über die Nutzung und können Reservierungen zentral verwalten, um schnelle Einblicke in Arbeitsplatztrends zu gewinnen.
- Buchungsbenachrichtigungen: Sendet einfache E-Mail-Bestätigungen oder Erinnerungen, damit Nutzer:innen bevorstehende Reservierungen nicht vergessen und unbeaufsichtigte, ungenutzte Schreibtische reduziert werden.
- Raum- oder Schreibtischübersichten: Bietet einen visuellen Überblick oder eine Liste von Schreibtischen und Räumen, damit Nutzer:innen die beste Option auswählen können.
- Eingeschränkte Berichte: Stellt einfache Auswertungen zu Schreibtischauslastung oder Buchungshäufigkeit bereit, damit Administrator:innen den Bedarf an Arbeitsplätzen einschätzen können.
Typische Funktionen kostenpflichtiger Hot-Desk-Buchungssoftware
- Individuelle Grundrisse: Ermöglicht das Hochladen detaillierter Büropläne, damit Nutzer:innen gezielt einen bestimmten Schreibtisch oder Bereich per visueller Oberfläche auswählen können.
- Integration mit Büro-Tools: Verbindet sich mit Microsoft 365, Google Workspace oder Slack, sodass Schreibtischbuchungen mit vorhandenen Kalender- und Kommunikationsplattformen gekoppelt werden.
- Automatisierte Freigabe von Schreibtischen: Gibt ungenutzte Schreibtische nach Nichterscheinen mithilfe von Sensoren oder Check-in Pflicht wieder frei und sorgt so für maximale Flächeneffizienz.
- Erweiterte Analyse-Dashboards: Bieten detaillierte Einblicke in Nutzungsmuster, Stoßzeiten und Teambelegung zur Unterstützung der Büroplanung und -richtlinien.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Bietet detaillierte Steuerung darüber, wer welche Schreibtische buchen oder verwalten darf – besonders nützlich für größere oder standortübergreifende Unternehmen.
- Mobile Buchungs-Apps: Bietet eigene Apps mit Push-Benachrichtigungen, Grundriss-Ansicht und Echtzeit-Updates für eine besonders komfortable Buchung.
- Besucher- und Gästemanagement: Ermöglicht es externen Kund:innen, Partner:innen oder Auftragnehmer:innen, zeitweise Schreibtische zu buchen – vereinfacht flexible oder hybride Arbeitsmodelle.
- Integration von Service-Desks: Verknüpft die Schreibtischbuchung mit IT- oder Facility-Anforderungen, sodass Problemmeldungen und Reparaturen einfach verwaltet werden können.
- Individuelle Buchungsregeln: Unterstützt erweiterte Richtlinien, z. B. wie weit im Voraus oder wie lange reserviert werden darf – so wird die Verfügbarkeit optimal an die Team-Bedürfnisse angepasst.
Vorteile kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware
Die Einführung kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier einige, auf die Sie sich freuen können:
- Weniger Bürokapazitätsengpässe: Die Verfügbarkeit in Echtzeit und die Möglichkeit zur Selbstbuchung verhindern Überbelegung und sorgen für ein reibungsloseres Büroerlebnis.
- Niedrigere Arbeitsplatzkosten: Kostenlose Tarife ermöglichen die Verwaltung von Schreibtischreservierungen, ohne Software kaufen oder zusätzliche Lizenzgebühren zahlen zu müssen.
- Mehr Flexibilität für hybride Teams: Die Möglichkeit, Schreibtische nach Bedarf zu reservieren, gibt Teams die Freiheit, ihre Arbeitszeiten flexibel anzupassen oder zwischen Büro und remote zu wechseln.
- Bessere datengestützte Planung: Grundlegende Reporting-Funktionen zeigen Buchungshäufigkeiten und Auslastungstrends, um Ihre Büro-Management-Entscheidungen zu unterstützen.
- Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe: Automatisierte Buchungskalender und Benachrichtigungen erleichtern es Nutzern, freie Schreibtische ohne manuellen Aufwand zu finden und zu reservieren.
- Einfacheres Flächenmanagement: Admin-Dashboards bieten einen sofortigen Überblick über die Auslastung und ermöglichen Anpassungen an zentraler Stelle, wodurch Büroverwalter entlastet werden.
- Schnelleres Onboarding neuer Nutzer: Benutzerfreundliches Design und einfache Einrichtung helfen Teams, ohne großen Schulungsaufwand schnell zu starten.
Kosten und Preise für Hot-Desk-Reservierungssoftware
Mir ist bewusst, dass Sie diesen Artikel lesen, um die besten kostenlosen Lösungen für Hot-Desk-Reservierungssoftware zu finden. Da kostenlose Pläne jedoch nur einen eingeschränkten Funktionsumfang bieten, werden Sie wahrscheinlich in Zukunft einen leistungsfähigeren Tarif benötigen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, mittlere Preise und typische Funktionen von Hot-Desk-Reservierungssoftware zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Hot-Desk-Reservierungssoftware
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Einfacher Schreibtisch-Buchungskalender, Selbstbuchung, beschränkte Anwender- oder Schreibtischanzahl, grundlegende Auswertungen und E-Mail-Benachrichtigungen. |
| Persönlicher Tarif | $5–$10/Nutzer/Monat | Höhere Buchungslimits, Zugriff über mobile App, einfache Analysen, Raumansicht und grundlegende Admin-Steuerung. |
| Business-Tarif | $10–$25/Nutzer/Monat | Individuelle Grundrisse, Integration in Office-Tools, erweiterte Buchungsregeln, detaillierte Nutzungsanalysen und priorisierter Support. |
| Enterprise-Tarif | $25–$40/Nutzer/Monat | Rollenbasierte Berechtigungen, automatische Schreibtischfreigabe, individuelle Integrationen, Besuchermanagement, dediziertes Onboarding, erweiterte Sicherheit und Service-Desk-Anbindung. |
Kostenlose Hot-Desk-Reservierungssoftware FAQs
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu kostenloser Hot-Desk-Reservierungssoftware:
Ist kostenlose Hot-Desk-Reservierungssoftware sicher?
Ja, die meisten kostenlosen Hot-Desk-Reservierungssoftwares setzen grundlegende Sicherheitsmechanismen wie verschlüsselte Verbindungen und Zugriffskontrollen ein. Allerdings fehlen kostenlosen Varianten oft erweiterte Schutzmaßnahmen, die kostenpflichtige Tarife bieten. Prüfen Sie vor dem Einsatz daher immer die Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsinformationen des Anbieters.
Kann ich in einem kostenlosen Tarif mehrere Standorte verwalten?
Manche kostenlosen Tools unterstützen mehrere Bürostandorte, doch viele beschränken diese Funktion auf kostenpflichtige Tarife. Prüfen Sie die Dokumentation des jeweiligen Anbieters auf Multi-Standort-Support und stellen Sie sicher, dass der Gratis-Tarif zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsplatzsituation passt, bevor Sie ihn wählen.
Welche typischen Einschränkungen haben kostenlose Tarife?
Kostenlose Tarife begrenzen meist die Anzahl der Nutzer, Schreibtische oder Buchungen, die Sie verwalten können. Auch Funktionen wie Grundrisse, Analysen oder Integrationen können beschränkt sein. Mit wachsendem Team sollten Sie auf Zusatzkosten oder Upgrade-Erfordernisse achten.
Bieten kostenlose Hot-Desk-Tools Integrationen mit Kalender-Apps?
Nein, die meisten kostenlosen Pläne stellen nur grundlegende Reservierungsfunktionen bereit. Kalender- und Kollaborations-Integrationen sind üblicherweise kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Prüfen Sie Integrationsoptionen und Einschränkungen daher immer im Vorfeld.
Wie einfach ist das Upgrade von kostenlosem zu bezahltem Tarif?
Das Upgrade eines kostenlosen auf einen kostenpflichtigen Tarif ist in der Regel unkompliziert und oft mit wenigen Klicks im Admin-Dashboard möglich. Überprüfen Sie vorab die Datenübernahme, Benutzerrechte und die hinzugefügten Funktionen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.