10 beste kostenlose Software zur Hot-Desk-Buchung im Jahr 2026
Die beste kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks – Shortlist
Kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks bietet Ihrem Team eine einfache Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren, ohne für teure Abonnements zu bezahlen. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die Ihnen hilft, die Verfügbarkeit von Sitzplätzen zu verwalten, Doppelbuchungen zu vermeiden und hybrides Arbeiten zu unterstützen – und das alles, ohne Ihr Budget zu belasten –, sind Sie hier richtig.
Diese Liste geht über typische Empfehlungen hinaus und konzentriert sich auf Plattformen mit entweder einem kostenlosen Tarif oder einer kostenlosen Testversion, damit Sie Lösungen tatsächlich ausprobieren können, bevor Sie sich festlegen. Sie finden Optionen für Teams jeder Größe sowie Einblicke in die Gründe, aus denen jedes Tool eine Überlegung wert ist.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als CX-Führungskräfte selbst wissen wir, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Zusammenfassung der besten kostenlosen Software zur Buchung von Hot Desks
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten kostenlosen Software zur Buchung von Arbeitsplätzen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für clevere Integrationen mit Arbeitsplatz-Tools | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/buchbare Ressource/Jahr (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard | 14-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für schnellen Start in hybriden Arbeitsplätzen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab 1,99 €/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für fortschrittliche Terminplanung mit Berichten | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für die Integration in Microsoft Teams zur nahtlosen Buchung | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab €30/Nutzer/Jahr | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für die Schreibtischbuchung mit Hardwareintegration | 90 Tage kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Schreibtisch/Jahr | Website | |
| 8 | Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.80/Schreibtisch/Monat (mit einem Mindestgrundpreis von $159/Monat) | Website | |
| 9 | Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $1.50/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $22/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Bewertungen kostenloser Software zur Buchung von Hot Desks
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Software zur Buchung von Hot Desks, die es in meine Shortlist geschafft hat. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionen, besten Einsatzmöglichkeiten und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Envoy
Am besten für clevere Integrationen mit Arbeitsplatz-Tools
Envoy ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, mit der sich Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen lassen. Sie vereint Terminplanung, Flächenmanagement und Besucherprotokollierung in einem einzigen System.
Für wen ist Envoy am besten geeignet?
Der kostenlose Envoy-Tarif eignet sich am besten für kleine Unternehmen mit einfachen Besucheranforderungen oder für Unternehmen vor Ort mit geringem und unregelmäßigem Buchungsbedarf. Die kostenpflichtigen Tarife richten sich an Workplace Operations-Teams in mittelgroßen bis großen Organisationen mit mehreren Standorten, die eine einheitliche Verwaltung von Flächen, Schreibtischen und Besuchern benötigen.
Warum ich Envoy ausgewählt habe
Ich habe Envoy als eine der besten Lösungen gewählt, weil mir gefällt, dass wir mit einer einzigen App Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze buchen können. Mein Team verwaltet alle Arbeitsplatzreservierungen über ein Dashboard, was uns hilft, komplexe hybride Büros zeitlich abzustimmen.
Envoy Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisspläne: Nutzer wählen verfügbare Schreibtische direkt auf einer Live-Bürokarte aus.
- Gesundheitschecks für Mitarbeitende: Automatisierte Screening-Umfragen vor dem Zugang zum Arbeitsplatz an jedem Tag.
- Durchsetzung der Schreibtisch-Check-in-Pflicht: Mitarbeitende müssen Buchungen bei Ankunft bestätigen, um No-Shows zu vermeiden.
- Integration des Besuchermanagements: Verknüpft Hot-Desk-Buchungen mit der Gästeregistrierung für einen komfortablen Zutritt.
Envoy Integrationen
Envoy bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Okta, Microsoft Entra ID, Cisco Webex, Zoom, Salesforce, Rippling, Kisi und Zapier. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Was ist kostenlos?
Envoy bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für die Schreibtischbuchung an einem Standort. Im kostenlosen Tarif gibt es Einschränkungen bei Integrationen, Besucherverwaltung, Analysen und Branding-Möglichkeiten.
Pros and Cons
Pros:
- Kombiniert Schreibtisch-, Raum- und Parkplatzbuchungen
- Interaktive Bürogrundrisse für Reservierungen
- Integriertes Besuchermanagement-System
Cons:
- Kostenloser Tarif nur für einen Standort
- Check-in am Schreibtisch kann für einige überflüssig sein
Dibsido
Am besten geeignet für ein benutzerfreundliches Admin-Dashboard
Dibsido ist eine Plattform für Schreibtischbuchungen und Ressourcenplanung für Teams, die Hot Desks, Besprechungsräume und Arbeitsplatzreservierungen verwalten möchten – mit unbegrenzt vielen Nutzern und Buchungen.
Für wen ist Dibsido am besten geeignet?
Dibsido eignet sich für kleine Unternehmen und Coworking Spaces, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Hot-Desk-Buchungen und Arbeitsplatzressourcen ohne Nutzer- oder Buchungslimits benötigen.
Warum ich Dibsido ausgewählt habe
Ich habe Dibsido als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich unbegrenzt viele Hot Desks und Nutzer kostenlos einrichten kann – was selten ist. Mir gefallen wiederkehrende Buchungen und individuelle Benachrichtigungen, ohne mir Sorgen über Nutzungslimits oder zusätzliche Kosten bei wachsendem Team machen zu müssen.
Dibsido Hauptfunktionen
- Interaktive Kalenderansicht: Buchungen in einer Kalenderoberfläche per Drag-and-drop anzeigen und verwalten.
- Ressourcenkategorisierung: Schreibtische, Räume und andere Ressourcen nach eigenen Kategorien sortieren.
- Zugriffssteuerungseinstellungen: Berechtigungsstufen für Administratoren, Mitarbeitende und Kunden festlegen.
- Öffentliche Buchungsseite: Individueller Link zum Anzeigen und Buchen freier Schreibtische.
Dibsido-Integrationen
Integrationen umfassen Anmeldung mit Google und Microsoft, Microsoft Teams, Slack, Synchronisation mit Google- und Outlook-Kalender, Microsoft Entra ID und eine API für individuelle Anbindungen.
Was ist kostenlos?
Dibsido bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 20 Nutzer mit Zugriff auf erweiterte Buchungsfunktionen, interaktive Grundrisse, einige Reporting- und Analysefunktionen sowie eine iOS- und Android-App.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Ressourcentypen für Räume und Ausstattung
- Buchungskalender mit Drag-and-drop-Oberfläche
- Öffentliche Buchungsseite für Selbstbedienungsreservierungen
Cons:
- Wenige Integrationen mit Kalender-Apps von Drittanbietern
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen nur mit kostenpflichtigem Upgrade
Am besten für schnellen Start in hybriden Arbeitsplätzen
Flexwhere ist eine spezialisierte Hot-Desk-Buchungsplattform für hybride Arbeitsumgebungen und bietet Arbeitsplatzreservierung, Sichtbarkeit der Schreibtischverfügbarkeit und Besprechungsraummanagement in einem System.
Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?
Flexwhere ist ideal für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die Schreibtisch- und Besprechungsraumreservierungen über mehrere Bürostandorte hinweg verwalten möchten.
Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?
Ich habe Flexwhere als eines der besten Tools ausgewählt, weil der schnelle Aufbau für hybride Arbeitsplätze meinem Team ermöglicht, die Schreibtischbuchung zügig einzuführen. Mir gefällt, dass es die Verwaltung mehrerer Standorte abdeckt und ab dem ersten Tag Echtzeit-Karten mit dem Schreibtischstatus liefert.
Flexwhere Hauptfunktionen
- Belegungssensoren für Schreibtische: Sensoren anschließen, um die aktuelle Nutzung von Schreibtischen automatisch zu erkennen und anzuzeigen.
- Interaktive Grundrisse: Verfügbare Schreibtische direkt von einer Live-Büroplan-Karte aus anzeigen und buchen.
- Besuchermanagement: Bürobesucher parallel zu Arbeitsplatzreservierungen registrieren und verfolgen.
- Outlook-Integration: Reservierungen mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisieren für ein reibungsloses Planen.
Flexwhere-Integrationen
Flexwhere bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Workspace und stellt eine API für individuelle Anbindungen bereit.
Was ist kostenlos?
Flexwhere bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 25 Nutzer. Dieser Tarif umfasst grundlegende Schreibtisch- und Raumreservierungen, aber erweiterte Funktionen und Integrationen sind kostenpflichtigen Paketen vorbehalten.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif bis zu 25 Nutzer
- Interaktiver Grundriss für Arbeitsplatzwahl
- Belegungssensoren für Schreibtische mit Live-Updates
Cons:
- Wenig Anpassungsoptionen für Grundrisse
- Preise steigen schnell mit mehr Nutzern
DeskFlex
Am besten für fortschrittliche Terminplanung mit Berichten
DeskFlex ist eine Software für Schreibtisch- und Raumbuchungen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, die Echtzeit-Reservierungen, automatisierte Terminplanung, Besuchermanagement und Funktionen zur Nachverfolgung der Flächenauslastung benötigen.
Für wen ist DeskFlex am besten geeignet?
DeskFlex passt besonders gut zu Facility- und Office-Managern in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Raumreservierung und Arbeitsplatzoptimierung suchen.
Warum ich DeskFlex gewählt habe
Ich habe DeskFlex als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich Raum- und Schreibtischplanungen mit visuellen Karten verwalten, die Ressourcenzuteilung anpassen und wiederkehrende Reservierungen für eine optimale Arbeitsplatznutzung automatisieren kann – ideal für die Echtzeit-Schreibtischteilung.
DeskFlex Hauptfunktionen
- Kontaktloses Einchecken: Nutzer können QR-Codes scannen, um Schreibtische ohne physischen Kontakt zu reservieren oder einzuchecken.
- Besuchermanagement-System: Verfolgt und verwaltet das Kommen und Gehen von Gästen im Büro.
- COVID-19-Screening: Integrierte Gesundheitsfragebögen für Mitarbeitende und Besucher.
- Zugriff über mobile App: Ermöglicht es dem Personal, Schreibtische von ihren Smartphones aus zu buchen oder freizugeben.
DeskFlex Integrationen
DeskFlex bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft 365 und Cisco-Hardware. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Was ist kostenlos?
DeskFlex bietet neuen Nutzern eine 30-tägige kostenlose Testphase. Nach Ablauf der Testphase ist eine Nutzung nur mit einem kostenpflichtigen Tarif möglich; es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Plan.
Pros and Cons
Pros:
- Visualisierte Grundrissbuchung verfügbar
- Erweitertes Besuchermanagementsystem integriert
- Automatisierte Terminplanung für wiederkehrende Reservierungen
Cons:
- Preise sind nicht öffentlich einsehbar
- Kein kostenloser Plan verfügbar
Waldo ist eine kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplätze, Schreibtische und Besprechungsräume direkt in Microsoft Teams und Outlook verwalten können. Sie bietet spezialisierte Funktionen für hybride Organisationen.
Für wen ist Waldo am besten geeignet?
Waldo passt besonders gut zu hybriden Unternehmen und IT-Abteilungen, die für das Arbeitsplatzmanagement und die Zusammenarbeit auf Microsoft 365 setzen.
Warum ich Waldo gewählt habe
Ich habe Waldo als eine der besten Lösungen ausgewählt, da mein Team Schreibtische und Räume direkt in Microsoft Teams und Outlook buchen kann—der integrierte Ansatz passt zu unserer bisherigen Nutzung von Microsoft 365 und erleichtert die Einführung.
Waldo Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisse: Nutzer können Schreibtische auf vollständig interaktiven Büroplänen auswählen.
- Buchungsbeschränkungen für Administratoren: Individuelle Buchungsregeln für bestimmte Benutzer oder Teams festlegen.
- Dashboard für Arbeitsplatz-Analysen: Nutzung, Auslastung und Buchungsmuster in Echtzeit überwachen.
- Outlook-Kalendersynchronisation: Schreibtisch- und Raumreservierungen werden automatisch mit Outlook-Kalendern synchronisiert.
Waldo Integrationen
Waldo bietet tiefe, native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365 und Azure Active Directory. Eine API steht für individuelle Anpassungen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Waldo bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Nutzern, Schreibtischen und Räumen. Er unterstützt grundlegende Teams-Chatbot-Befehle und Parkplatzverwaltung, enthält jedoch keine erweiterten Admin-Richtlinien oder individuelle Grundrissvisualisierungen.
Pros and Cons
Pros:
- Direkte Integration in Microsoft Teams – kein zusätzlicher App-Login erforderlich
- Der dauerhaft kostenlose Tarif ermöglicht unbegrenzt viele Nutzer, Schreibtische und Räume
- Nicht genutzte Schreibtischreservierungen werden automatisch anhand der Kalenderanalyse freigegeben
Cons:
- Keine nativen Integrationen für Google Workspace Teams
- Interaktive Grundrissgestaltung erfordert ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
Am besten geeignet für die Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen
Joan Desk Booking ist eine Schreibtisch-Reservierungsplattform für hybride Arbeitsplätze, mit der Teams gemeinsam genutzte Schreibtische über eine mobile App, ein Web-Dashboard oder Joan-Geräte finden, buchen und verwalten können.
Für wen ist Joan Desk Booking am besten geeignet?
Arbeitsplatz- und Facility-Manager in mittelgroßen oder großen Unternehmen, die flexible Schreibtischbuchungen für Teams im Büro und im hybriden Modell benötigen.
Warum habe ich Joan Desk Booking ausgewählt?
Ich habe Joan Desk Booking als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Schreibtische in Sekundenschnelle von meinem Handy oder Browser aus finden, buchen und verwalten kann. Ich schätze es sehr, wie einfach es ist, verfügbare Plätze einzusehen und sofort Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Pläne unseres Teams ändern.
Joan Desk Booking – Hauptfunktionen
- Joan-Gerätesynchronisierung: Synchronisieren Sie Schreibtischbuchungen mit Joan-Raumanzeigen für eine stets aktuelle Übersicht der Raumbelegung.
- Individuelle Zugriffsrollen: Legen Sie Verwaltungs-, Manager- und Benutzerrechte für Buchungskontrollen fest.
- QR-Code-Buchung: Scannen Sie QR-Codes am Schreibtisch für sofortige Reservierungen direkt vor Ort.
- Belegungsanalysen: Überwachen Sie die Arbeitsplatznutzung mit Nutzungsberichten und Analyse-Dashboards.
Joan Desk Booking – Integrationen
Joan Desk Booking bietet native Integrationen mit Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft 365 und Slack. Eine API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.
Was ist kostenlos?
Joan Desk Booking bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase für Nutzer, die sich noch nicht festlegen möchten, aber die Funktionen von Joan Desk ausprobieren wollen. Einige fortgeschrittene Funktionen und Integrationen sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App für Schreibtischreservierungen
- Visuelle Büro-Grundrisskarte
- Synchronisiert mit Google- und Outlook-Kalendern
Cons:
- Grundlegende Berichte nur im kostenlosen Tarif
- Zusätzliche Kosten für erweiterte Analysefunktionen
Logitech ist eine Arbeitsplatzmanagement-Lösung für die Buchung von Flexarbeitsplätzen, die Verwaltung von Besprechungsräumen und die Koordination hybrider Büroressourcen über eine cloudbasierte Plattform.
Für wen ist Logitech am besten geeignet?
Logitech eignet sich für Office Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine integrierte Arbeitsplatz- und Raumbuchung für hybride Arbeitsplätze suchen.
Warum habe ich Logitech ausgewählt?
Ich habe Logitech ausgewählt, weil es beide großen Büroökosysteme – Microsoft und Google – verbindet und nahtlos mit Logitech Sync-Hardware synchronisiert, um sofortige Arbeitsplatzstatus-Updates zu ermöglichen.
Hauptfunktionen von Logitech
- Interaktive Grundrissvisualisierung: Buchen Sie Arbeitsplätze und Räume über eine interaktive Bürokartendarstellung.
- Mobile Selbstbedienungsbuchung: Reservieren und verwalten Sie Arbeitsplätze direkt von Ihrem Handy aus.
- Schnelle Freigabe von Arbeitsplätzen: Nicht genutzte Arbeitsplätze werden basierend auf der Belegung automatisch freigegeben.
- Zentralisiertes Richtlinienmanagement: Legen Sie Nutzungsregeln und Berechtigungen für Arbeitsbereiche zentral im Admin-Panel fest.
Logitech-Integrationen
Native Integrationen mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace und Logitech Sync-Management-Hardware.
Was ist kostenlos?
Logitech bietet einen dauerhaft kostenlosen 'Basic for Flex Desks'-Tarif, der Standard-Reservierungsabläufe und Benutzerbereitstellung abdeckt. Für den Zugriff auf visuelle Etagenpläne und Analysen ist ein Upgrade oder die Nutzung der 90-tägigen Premium-Testversion erforderlich.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet beide Microsoft 365- und Google Workspace-Ökosysteme nativ
- Lässt sich mit physischer Hardware koppeln für farbkodierte visuelle Verfügbarkeitsanzeigen
- Grundlegende Flex-Desk-Buchungsfunktionen sind dauerhaft kostenlos
Cons:
- Interaktive visuelle Karten erfordern ein Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
- Erweiterte automatische Freigabefunktionen sind stark abhängig vom Erwerb proprietärer Hardware
Am besten für kostenlose Excel-Vorlage für manuelle Schreibtischzuweisung
Archie ist eine herunterladbare Excel-Vorlage für das Buchen von Flexarbeitsplätzen, mit der Sie die Verfügbarkeit und Reservierung von Arbeitsplätzen kostenlos anpassen und nachverfolgen können.
Für wen ist Archie am besten geeignet?
Büroleiter:innen kleiner Unternehmen und Arbeitsplatzkoordinator:innen, die eine einfache, kostenlose Lösung zur Organisation von Schreibtischreservierungen mit Excel benötigen.
Warum habe ich Archie ausgewählt?
Ich habe Archie gewählt, weil ich damit schnell eine Excel-Tabelle herunterladen und individualisieren kann, um Schreibtischreservierungen zu verwalten. Das einfache Setup ermöglicht es mir, die Vorlage flexibel an verschiedene Bürogrößen anzupassen und rasch ein manuelles Buchungssystem einzuführen.
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) – Hauptfunktionen
- Vorlage herunterladen: Sofortiger Zugriff auf die Excel-Datei über den Archie-Blog.
- Kompatibilität mit Google Tabellen: Nutzen Sie die Vorlage in Google Tabellen für Bearbeitung in der Cloud.
- Druckbares Format: Vorlage zum Ausdrucken für die Offline-Schreibtischverwaltung.
- Manuelle Dateneingabefelder: Buchungsdetails direkt in vorformatierte Spalten eintragen.
Archie-Integrationen
Integriert sich mit beliebten Tools für den Arbeitsplatz wie Slack, Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender und Kisi-Zugangskontrolle.
Was ist kostenlos?
Archie (Hot-Desk-Buchungsvorlage) ist eine dauerhaft kostenlose, herunterladbare Excel-Vorlage ohne Benutzer- oder Nutzungseinschränkungen. Es gibt keine Integrationsoptionen, keine erweiterten Funktionen und keinen Support.
Pros and Cons
Pros:
- Kosteneffiziente Preisgestaltung pro Schreibtisch statt nach Unternehmensgröße
- Erweiterte Filter für Büroausstattung erleichtern die Suche nach bestimmten Geräten
- Moderne, interaktive Grundrisskarten bieten hervorragenden visuellen Kontext
Cons:
- Kostenpflichtige Tarife können teurer sein als bei Mitbewerbern
- Begrenzter kostenloser Funktionsumfang über die Excel-Vorlage hinaus
Am besten für standortbasiertes Buchen bei flexibler Arbeitsplatzwahl
Deskfound ist eine cloudbasierte Arbeitsplatz-Buchungsplattform, die für dynamische, hybride Arbeitsumgebungen entwickelt wurde. Sie beseitigt das Chaos gemeinsam genutzter Tabellen, indem sie Hot-Desk-Reservierungen, interaktive Gebäudepläne und die Zuordnung von Schreibtischbereichen direkt in den bestehenden täglichen Workflow eines Teams integriert.
Für wen ist Deskfound am besten geeignet?
Deskfound eignet sich ideal für kleine bis mittelgroße hybride Unternehmen, die ausschließlich mit Slack und Google Workspace arbeiten und ihren Mitarbeitern eine unkomplizierte, benutzerfreundliche Möglichkeit bieten möchten, Bürotage zu koordinieren.
Warum ich Deskfound ausgewählt habe
Ich habe mich für Deskfound entschieden, da es die Einstiegshürde typischer Unternehmenssoftware beseitigt. Anstatt von Mitarbeitern zu verlangen, eine weitere mobile App herunterzuladen oder sich ein neues Passwort zu merken, können Nutzer Arbeitsplätze direkt über einen Slack-Channel mit einfachen Slash-Befehlen buchen, interaktive Grundrisse ansehen und sehen, welche Kollegen heute ins Büro kommen.
Deskfound Hauptfunktionen
- Besuchermanagement: Gäste in Bürostandorten nachverfolgen und genehmigen.
- Feste Schreibtische zuweisen: Dauerhafte Schreibtische an bestimmte Mitarbeitende vergeben.
- QR-Code-Check-in: Nutzende können sich per QR-Code an Schreibtischen einchecken.
- Buchungsbenachrichtigungen: Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Buchungen und Stornierungen von Arbeitsplätzen versenden.
Deskfound Integrationen
Deskfound setzt stark auf eine schlanke Google- und Slack-Infrastruktur und integriert sich mit Slack, Google Workspace/ Google Kalender und Google Maps.
Was ist kostenlos?
Deskfound bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer und Arbeitsplatzbuchungen. Einige Funktionen wie Bereichsbuchungen und erweiterte Analysen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Reibungslose Slack-Oberfläche
- Kostenloser Tarif für bis zu 10 Nutzer mit vollem Funktionsumfang
- Ermöglicht das Anzeigen der Schreibtischbuchungen von Kollegen
Cons:
- Erweiterte Gruppen- und Bereichsbuchungsregeln nur als kostenpflichtige Funktionen
- Kein HRIS-Sync für Nutzerverwaltung
Whatspot
Am besten geeignet für einfache Buchungen von jedem Gerät aus
Whatspot ist eine Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen, die für Arbeitsumgebungen entwickelt wurde, in denen eine unkomplizierte Möglichkeit benötigt wird, Schreibtische, Besprechungsräume und andere gemeinsam genutzte Bereiche direkt über das Web oder Mobilgerät zu reservieren.
Für wen ist Whatspot am besten geeignet?
Whatspot eignet sich für kleine bis mittelgroße Büros, Coworking-Spaces und Organisationen, die eine schnelle Einführung von Hot-Desk- und Besprechungsraum-Buchungen anstreben.
Warum ich Whatspot ausgewählt habe
Ich habe Whatspot als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich damit schnelle Buchungen per QR-Code einrichten, mobilfreundliche Terminplanung nutzen und die intelligente Platzbuchung verwenden kann: einfach, schnell und zugänglich für Teams – ideal für effiziente Ressourcennutzung in Coworking- oder hybriden Büroumgebungen.
Hauptfunktionen von Whatspot
- Freigabeworkflow für Reservierungen: Administratoren können eine Freigabe für Buchungsanfragen verlangen.
- Benutzerzugriffsverwaltung: Benutzerrechte für verschiedene Buchungsoptionen festlegen.
- Wiederkehrende Reservierungen: Wiederholende Buchungen für Schreibtische oder Räume für die gleichen Nutzer planen.
- Individuelle Platztypen: Ermöglicht die Buchung von unterschiedlichen Ressourcen wie Parkplätzen, Schließfächern oder Besprechungsräumen.
Whatspot-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Gmail, Microsoft Teams und Microsoft Outlook.
Was ist kostenlos?
Whatspot bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Benutzer und 3 buchbare Plätze. Die Nutzer können bis zu 40 Buchungen pro Monat vornehmen, einschließlich Buchungen per QR-Code.
Pros and Cons
Pros:
- Der kostenlose Plan erlaubt unbegrenzte Buchungen
- Bietet Schreibtisch-Reservierungen per QR-Code
- Mobile App für Android und iOS
Cons:
- Keine dokumentierten eigenen Integrationen von Drittanbietern
- Kein SSO oder erweiterte Authentifizierungsoptionen
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types
Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.
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Wie ich kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware bewerte
Ich teile meine Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie Echtzeit-Verfügbarkeit der Plätze und einen tatsächlich kostenlosen Tarif – sowie Unterscheidungsmerkmale, die empfehlenswerte Tools für hybride CX-Teams auszeichnen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) hinsichtlich jeder unten aufgeführten Kernfunktion. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65% erreichen, um für die Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Schreibtischbuchung & Reservierungen: Ich achte auf datums- und zeitfensterbezogene Buchungen, sodass hybride Agenten einen Platz für eine bestimmte Schicht reservieren können, sowie auf Optionen für wiederkehrende oder mehrtägige Reservierungen.
- Tatsächlich kostenloser Tarif: Das Tool muss eine dauerhaft kostenlose Stufe anbieten – nicht nur eine Testphase – die die wichtigsten Buchungsfunktionen für eine angemessene Anzahl von Nutzern und Plätzen abdeckt.
- Interaktive Grundrisse: Visuelle, klickbare Karten machen einen echten Unterschied, wenn eine Teamleitung z.B. einen Coaching-Pod zusammensetzen möchte. Daher prüfe ich, ob es Karten mit mehreren Etagen und Plätzen auf Detailebene gibt.
- Echtzeit-Platzverfügbarkeit: Live-Status-Updates verhindern Doppelbuchungen während geschäftiger Schichtwechsel. Ich beurteile zudem, wie schnell sich die Verfügbarkeit über Nutzer und Geräte hinweg synchronisiert.
- Nutzer- & Buchungsverwaltung: Administratoren sollten Mitarbeitende verwalten, Reservierungen ändern oder stornieren und Buchungsrichtlinien – z. B. maximale Tage pro Woche – zentral einstellen können.
- Kalender- & Terminplan-Integration: Eine bidirektionale Synchronisation mit Google Kalender oder Outlook sorgt dafür, dass Schreibtischbuchungen neben Teammeetings und Schichtplänen sichtbar bleiben – ganz ohne manuelle Eingaben.
Nachdem ich eine Liste von Tools habe, die diesen Kriterien entsprechen, betrachte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und kontrastiere ich unterschiedliche Anbieter:
Herausragende Funktionen
Team-Zonen sind für mich ein wichtiges Kriterium – wenn ein Support-Team für Live-Coaching zusammensitzen muss, erleichtern Platznachbarschaften die Koordination. Nutzungsanalysen sind ebenfalls wichtig, denn sie zeigen, ob Ihre Flächenaufteilung tatsächlich mit den Anwesenheitsmustern der Agenten über die Schichten hinweg übereinstimmt. Ich achte außerdem auf mobile Apps mit QR-Check-in, damit Agenten ihre Ankunft schnell bestätigen können und frei gewordene Plätze für die nächste Rotation wieder verfügbar sind.
Mehr als nur Funktionen
Die Grenzen des kostenlosen Tarifs sind entscheidend – ich prüfe, wie viele Nutzer, Plätze und Standorte im kostenlosen Paket enthalten sind, bevor ein Upgrade notwendig wird, da ein wachsendes CX-Team schnell eine knappe Obergrenze sprengen kann. Die Integration mit Tools wie Slack oder Microsoft Teams ist ebenfalls wichtig, damit Reservierungsbenachrichtigungen Ihre Agenten auch wirklich erreichen. Ich bewerte außerdem, wie schnell ein Verantwortlicher für Gebäudemanagement das Tool ohne IT-Unterstützung einrichten kann, denn ein kostenloses Tool, das Wochen zur Konfiguration benötigt, verliert seinen Kostenvorteil.
So wählen Sie kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der individuellen Auswahl Ihrer Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie beachten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt das Tool Ihre Organisation, wenn Sie weitere Büros, Schreibtische oder Benutzer hinzufügen? Prüfen Sie alle angegebenen Beschränkungen für Benutzer oder Ressourcen. |
| Integrationen | Verbindet sich die Software nativ mit Ihrem bestehenden Kalender, Authentifizierungssystem oder Ihren Kollaborationssystemen? Seien Sie vorsichtig bei Tools, die nur eine begrenzte Anzahl nativer Integrationen anbieten. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Regeln für die Arbeitsplatzbuchung, Genehmigungsabläufe und Benutzerberechtigungen ohne Programmierung anpassen? Überlegen Sie, welche flexiblen Steuerungsmöglichkeiten für Ihre Richtlinien wichtig sind. |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden Mitarbeiter mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen die Software intuitiv bedienen können? Überprüfen Sie dies vor einer umfassenden Einführung durch eine Demonstration oder einen Benutzertest. |
| Implementierung und Einführung | Wie schnell können Sie sich nach der Anmeldung in Betrieb nehmen? Achten Sie auf Lösungen mit einem einfachen Import, Einrichtungsanleitungen oder Unterstützung bei der Einführung, wenn Ihnen keine eigenen IT-Ressourcen zur Verfügung stehen. |
| Kosten | Gibt es tatsächlich dauerhaft kostenlose Optionen oder handelt es sich um eine Testversion? Achten Sie auf Gebühren pro Benutzer oder pro Schreibtisch, die nach der Einführung zu unerwarteten Kosten führen können. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Wie werden Benutzerdaten und Buchungsinformationen geschützt? Stellen Sie sicher, dass der Anbieter robuste Zugriffskontrollen bietet und Datenschutzstandards einhält. |
| Verfügbarkeit des Supports | Welche Hilfe wird angeboten, wenn Probleme auftreten? Achten Sie auf klare, leicht zugängliche Kontaktmöglichkeiten und Selbsthilfe-Ressourcen, die Ihren Anforderungen entsprechen. |
Was ist kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks?
Kostenlose Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze ist ein digitales Tool, mit dem Organisationen gemeinsam genutzte Büroschreibtische kostenlos reservieren können. Sie hilft dabei, die Nutzung des Arbeitsplatzes zu verwalten, die Planung für hybride Teams zu koordinieren und die Verfügbarkeit von Schreibtischen in Echtzeit zu überwachen. Teams nutzen diese Tools, um die Überbelegung des Büros zu minimieren, flexible Sitzplatzrichtlinien zu unterstützen und die Raumverwaltung zu vereinfachen, ohne ein kostenpflichtiges Abonnement zu benötigen.
Funktionen kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
Sehen wir uns die Funktionen an, die üblicherweise in Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze zu finden sind, und welche davon normalerweise in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.
Typische Funktionen kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
- Kalender zur Schreibtischbuchung: Ermöglicht es Nutzern, verfügbare Schreibtische über einen digitalen Kalender zu reservieren, sodass alle freie Plätze sehen und Planungskonflikte vermeiden können.
- Grundlegende Nutzungsbeschränkungen: Unterstützt kostenlos eine begrenzte Anzahl von Nutzern, Buchungen oder Schreibtischen und bietet kleinen Teams oder Pilotprojekten die Möglichkeit, die Plattform risikofrei auszuprobieren.
- Verfügbarkeit in Echtzeit: Zeigt an, welche Schreibtische zu einer ausgewählten Zeit und an einem ausgewählten Datum frei oder belegt sind, sodass sich leicht planen lässt, wo im Büro gearbeitet werden kann.
- Selbstständige Buchung: Ermöglicht es Nutzern, Schreibtische selbst auszuwählen, zu reservieren oder zu stornieren, ohne dass ein Administrator erforderlich ist, und vereinfacht so den täglichen Buchungsprozess für alle.
- Einfache Administrationsübersicht: Ermöglicht Administratoren, die Nutzung von Schreibtischen zu überwachen und Reservierungen über eine einzige Ansicht zu verwalten, und bietet schnelle Einblicke in die Arbeitsplatztrends.
- Buchungsbenachrichtigungen: Sendet einfache Bestätigungen oder Erinnerungen per E-Mail, damit Nutzer an bevorstehende Reservierungen denken und weniger Reservierungen ungenutzt bleiben.
- Ansichten für Räume oder Schreibtische: Bietet eine visuelle Übersicht oder Liste der Schreibtische und Räume, damit Nutzer die für ihre Bedürfnisse beste Option auswählen können.
- Eingeschränkte Berichterstattung: Stellt einfache Berichte zur Auslastung von Schreibtischen oder zur Buchungshäufigkeit bereit und liefert Administratoren einige Daten zur Bewertung des Arbeitsplatzbedarfs.
Typische Funktionen kostenpflichtiger Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
- Individuelle Grundrisse: Ermöglicht das Hochladen detaillierter Karten des Büros, sodass Nutzer über eine visuelle Oberfläche einen bestimmten Schreibtisch oder Bereich auswählen können.
- Integration mit Bürotools: Verbindet sich mit Microsoft 365, Google Workspace oder Slack, um die Schreibtischbuchung mit Ihren bestehenden Kalender- und Nachrichtenplattformen zu verknüpfen.
- Automatische Freigabe von Schreibtischen: Gibt nicht besetzte Schreibtische nach Nichterscheinen wieder frei und nutzt dazu Sensoren oder Check-in-Anforderungen, um die Raumeffizienz zu maximieren.
- Erweiterte Analyseübersichten: Liefert detaillierte Einblicke in Nutzungsmuster, Stoßzeiten und die Belegung durch Teams, um die Büroplanung und Richtlinien zu unterstützen.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Bietet eine detaillierte Kontrolle darüber, wer bestimmte Schreibtische buchen oder verwalten darf, was besonders für größere Organisationen oder Organisationen mit mehreren Standorten nützlich ist.
- Mobile Buchungs-Apps: Bietet native Apps mit Push-Benachrichtigungen, dem Durchsuchen von Grundrissen und Aktualisierungen in Echtzeit, um die Buchung noch zugänglicher zu machen.
- Besucher- und Gastverwaltung: Ermöglicht es externen Kunden, Partnern oder Auftragnehmern, vorübergehend Schreibtische zu buchen, und vereinfacht so hybride oder flexible Arbeitsrichtlinien.
- Integration mit dem Servicedesk: Ermöglicht die Verknüpfung von Schreibtischbuchungen mit IT- oder Gebäudemanagementanfragen, sodass Probleme und Reparaturen einfach verwaltet werden können.
- Individuelle Buchungsrichtlinien: Unterstützt erweiterte Regeln dafür, wie weit im Voraus oder wie lange Schreibtische reserviert werden können, und hilft dabei, die Verfügbarkeit im Büro an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.
Vorteile kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze
Die Einführung kostenloser Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Weniger Büroüberfüllung: Die Verfügbarkeitsanzeige in Echtzeit und die selbstständige Buchung helfen, eine Überbelegung der Arbeitsplätze zu verhindern und ein reibungsloseres Arbeiten im Büro zu ermöglichen.
- Niedrigere Arbeitsplatzkosten: Mit kostenlosen Tarifen können Sie Schreibtischreservierungen verwalten, ohne für Software zu bezahlen oder zusätzliche Lizenzgebühren zu entrichten.
- Mehr Flexibilität für hybride Teams: Die Möglichkeit, Schreibtische nach Bedarf zu reservieren, ermöglicht es Teams, ihre Zeitpläne anzupassen oder zwischen Arbeit im Büro und im Homeoffice zu wechseln.
- Bessere datengestützte Planung: Grundlegende Berichtsfunktionen zeigen Buchungshäufigkeiten und Trends bei der Raumnutzung und unterstützen Sie bei Ihren Entscheidungen zur Büroverwaltung.
- Zeitsparender Arbeitsablauf: Automatisierte Buchungskalender und Benachrichtigungen helfen den Nutzern, Schreibtische einfach zu finden und zu reservieren, ohne auf manuelle Prozesse angewiesen zu sein.
- Einfachere Raumverwaltung: Administrations-Dashboards bieten einen sofortigen Überblick über die Nutzung und ermöglichen Anpassungen an einer zentralen Stelle, wodurch der Arbeitsaufwand für Büroleiter reduziert wird.
- Schnellere Einarbeitung neuer Nutzer: Benutzerfreundliches Design und eine einfache Einrichtung helfen Teams, schnell loszulegen, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen.
Kosten und Preise von Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische
Ich weiß, dass Sie diesen Artikel aufgerufen haben, um die besten kostenlos verfügbaren Softwareoptionen zur Buchung gemeinsamer Schreibtische zu finden. Da kostenlose Tarife jedoch nur eingeschränkte Funktionen bieten, ist es gut möglich, dass Sie Ihren Tarif in Zukunft erweitern müssen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische in Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische enthaltene Funktionen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegender Kalender zur Schreibtischbuchung, selbstständige Reservierungen, begrenzte Anzahl an Nutzern oder Schreibtischen, grundlegende Berichte und E-Mail-Benachrichtigungen. |
| Persönlicher Tarif | $5–$10/Nutzer/Monat | Erhöhte Buchungslimits, Zugriff auf eine mobile App, einfache Analysen, Raumansichten und grundlegende Administrationsfunktionen. |
| Geschäftstarif | $10–$25/Nutzer/Monat | Individuelle Grundrisse, Integration in Bürowerkzeuge, erweiterte Buchungsrichtlinien, detaillierte Nutzungsanalysen und bevorzugter Support. |
| Unternehmenstarif | $25–$40/Nutzer/Monat | Rollenbasierte Berechtigungen, automatische Freigabe von Schreibtischen, individuelle Integrationen, Besucherverwaltung, dedizierte Einarbeitung, erhöhte Sicherheit und Integration in den Servicedesk. |
Häufig gestellte Fragen zu kostenloser Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu kostenloser Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische:
Ist kostenlose Software zur Buchung gemeinsamer Schreibtische sicher?
Ja, die meisten kostenlosen Softwarelösungen zur Buchung gemeinsamer Schreibtische verwenden standardmäßige Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Verbindungen und Zugriffskontrollen. Kostenlose Versionen verfügen jedoch möglicherweise nicht über die erweiterten Schutzmechanismen kostenpflichtiger Tarife. Prüfen Sie daher vor der Einführung stets die Datenschutzrichtlinie und die Sicherheitsdokumentation des Anbieters.
Kann ich mit einem kostenlosen Tarif mehrere Bürostandorte verwalten?
Einige kostenlose Tools zur Buchung gemeinsamer Schreibtische unterstützen mehrere Standorte, bei vielen ist diese Funktion jedoch kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Prüfen Sie in der Dokumentation des jeweiligen Anbieters die Unterstützung mehrerer Standorte und stellen Sie sicher, dass der kostenlose Tarif zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsplatzstruktur passt, bevor Sie sich festlegen.
Welche typischen Einschränkungen haben kostenlose Tarife?
Kostenlose Tarife begrenzen in der Regel die Anzahl der Nutzer, Schreibtische oder Buchungen, die Sie verwalten können. Außerdem können sie Funktionen wie Grundrisse, Analysen oder Integrationen einschränken. Wenn Ihr Team wächst, achten Sie auf zusätzliche Kosten oder die Notwendigkeit eines Upgrades.
Bieten kostenlose Tools zur Buchung gemeinsamer Schreibtische Integrationen in Kalender-Apps?
Nein, die meisten kostenlosen Tarife bieten nur grundlegende Reservierungsfunktionen. Integrationen in Kalender- und Zusammenarbeits-Tools sind üblicherweise in kostenpflichtigen Tarifen enthalten. Prüfen Sie vor der Auswahl einer Lösung stets die Integrationsoptionen und Einschränkungen.
Wie einfach ist der Wechsel von kostenlosen zu kostenpflichtigen Tarifen?
Der Wechsel von einem kostenlosen zu einem kostenpflichtigen Tarif ist normalerweise unkompliziert und kann oft mit wenigen Klicks im Administrations-Dashboard durchgeführt werden. Prüfen Sie unbedingt die Übertragung von Daten, Nutzerberechtigungen und hinzugefügten Funktionen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.