Las empresas pierden 1,6 billones de dólares al año debido a la pérdida de clientes solo en Estados Unidos. Por lo tanto, es lógico que las empresas puedan capturar un valor significativo si reducen la pérdida de clientes. Y aunque el camino para disminuir la rotación requiere un esfuerzo serio, no es difícil de entender: las empresas pueden evitar el 67% de la rotación gestionando las expectativas de los clientes y mejorando las tasas de resolución en el primer contacto. A pesar de esta enorme oportunidad, solo el 32% de las empresas SaaS tienen tasas de rotación bajas (menos del 5%).
Para las empresas SaaS, la retención de clientes puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pero incluso una vez que has decidido enfocarte en la retención por encima de la adquisición, surgen nuevas preguntas:
¿Qué puede aportar una mayor retención a tu empresa? ¿Cuál es una tasa de retención "buena" en SaaS? ¿Qué estrategias de retención tienen más sentido para las marcas SaaS?
En esta guía sobre la retención de clientes SaaS, exploraremos todas estas preguntas y más. Analizando los desafíos únicos de retención en SaaS y observando ejemplos de marcas SaaS exitosas, obtendrás estrategias prácticas para mejorar la retención, aumentar la lealtad del cliente y transformar la experiencia del cliente para mejor.
¿Por qué es importante la retención de clientes en SaaS?
No tienes que estar mucho tiempo en el mundo empresarial para escuchar esta afirmación:
“Cuesta cinco veces más captar un nuevo cliente que retener uno existente.”
A diferencia de muchas estadísticas populares, esta es realmente cierta. La fuente más confiable para este principio es un estudio de Bain & Company sobre una firma de servicios financieros que aumentó la retención de clientes en un 5% y vio un incremento del 25% en sus ganancias.
Pero esto podría incluso subestimar el argumento a favor de la retención: un estudio de 2023 de más de 2.100 empresas encontró que los negocios SaaS con tasas de retención superiores al 85% crecieron entre 1.5 y 3 veces más rápido que los demás.
La influencia de la retención en las ganancias y el crecimiento se debe a la magia de los clientes recurrentes: ellos gastan más con el tiempo y, gracias a su lealtad, están más dispuestos a aceptar aumentos de precios. Mientras tanto, los costes operativos disminuyen, ya que atender a los mismos clientes leales es más barato que buscar, incorporar y reemplazar a clientes que se van rápidamente. Además, la retención favorece el crecimiento porque los clientes existentes refieren a nuevos clientes con el tiempo.
Por supuesto, la adquisición de clientes también es necesaria: no puedes crecer sin nuevos clientes. Pero la adquisición es costosa. Las empresas SaaS que gastan mucho en adquisición—solo para enviar a los recién adquiridos a una experiencia de producto que lleva a la pérdida rápida—luchan por mantenerse rentables.
9 estrategias para la retención de clientes SaaS
Es importante contar con un plan de retención desde el primer día: las empresas SaaS en etapa temprana suelen luchar con la retención mientras ajustan su encaje producto-mercado, y las tasas de retención de clientes de un año a otro oscilan entre el 55% y el 72%. A medida que tu empresa madura, apunta a una tasa de retención del 85% o más.
Por suerte, existen muchas estrategias que puedes implementar para lograrlo.
1. Usa herramientas de gestión de la experiencia del cliente
El software de gestión de la experiencia del cliente ayuda a las empresas a rastrear las interacciones de los clientes, identificar puntos de dolor y personalizar el compromiso para aumentar la retención y la lealtad. Al analizar métricas de retención y automatizar seguimientos, garantiza que los clientes se sientan valorados y permanezcan por más tiempo.
Estas son algunas herramientas que recomiendo:
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2. Atrae a los clientes adecuados
No todos los clientes son para ti.
Esta puede ser una realidad difícil de aceptar, especialmente después de diseñar cuidadosamente un producto SaaS que podría beneficiar a muchos tipos de clientes. Pero no todos los clientes son iguales: en el mundo del comercio electrónico, por ejemplo, el 1% de los clientes más valiosos tienen un valor 18 veces mayor que el cliente promedio.
Para hacer crecer tu negocio de manera saludable, primero identifica quiénes son tus clientes ideales. Luego, dirige tu producto y tus mensajes directamente a ellos, utilizando además la estrategia de precios como una herramienta para filtrar tu audiencia. Si tienes un equipo B2B SaaS con un proceso de ventas de alto contacto, incentiva a tu equipo para que evalúe cuidadosamente a los clientes potenciales, ofreciendo una estructura de incentivos basada en bonificaciones por rendimiento ligadas a ventas adicionales y retención.
Ejemplo: Vidmob
Vidmob, un software para marketers que rastrea el ROI, deja claro desde el primer momento en su página de inicio que no es un producto dirigido al consumidor, ni para freelancers o pequeñas empresas. Sin embargo, los especialistas en marketing de rendimiento, que necesitan justificar el ROI ante sus superiores, se sentirán inmediatamente atraídos por él.

3. Domina la experiencia de incorporación
La incorporación está llena de riesgos: el 25% de los usuarios abandonan una app después de solo un uso.
Para contrarrestar ese riesgo, tus clientes deben obtener valor rápidamente. No solo necesitas una victoria rápida durante el proceso de onboarding, sino que también necesitas que los clientes experimenten un "momento ¡Ajá!" que los entusiasme y les recuerde por qué compraron tu producto en primer lugar.
Para alcanzar ese "momento ¡Ajá!" más rápido, sé directo: utiliza recorridos interactivos para preguntar a tus clientes qué esperan lograr y, después, dirige su atención hacia las funciones relevantes. Un estudio publicado en Harvard Business Review encontró que ofrecer a los clientes un tutorial rápido sobre las funciones del producto puede reducir la pérdida de clientes en un 6%; y Sitemate, una plataforma SaaS, duplicó su tasa de compromiso educando a los usuarios a través de mensajes dentro de la aplicación.
Dado que los clientes no tienen tiempo ni paciencia ilimitados para procesos de incorporación largos, debes lograr esto rápidamente. Un estudio de Visa encontró que el 70% de los clientes abandonará un proceso de incorporación si dura más de 20 minutos.
Ejemplo: Beehiiv
Beehiiv, una plataforma de newsletters, agiliza la incorporación dirigiendo a los usuarios a un breve video introductorio “Beehiiv 101” directamente en la plataforma. También ofrece una lista de verificación de 5 pasos para la incorporación y una serie de tutoriales por correo electrónico para mantener a los usuarios involucrados mientras exploran las distintas funciones de la plataforma.

4. Reduce la fricción en todo el recorrido del cliente
Es difícil exagerar la importancia de la experiencia del cliente:
- El 94% de los consumidores que calificaron la experiencia del cliente (CX) de una empresa como "muy buena" son propensos a comprar nuevamente.
- Por el contrario, el 80% de los usuarios han eliminado una app porque no sabían cómo usarla.
Las analíticas dentro de la aplicación, los mapas de calor, las grabaciones de pantalla, las herramientas de éxito del cliente y los softwares de gestión de experiencia del cliente son métodos comprobados para encontrar puntos de fricción que están perjudicando tu CX. Vigila también el volumen de tickets de soporte y observa qué inquietudes plantean los usuarios.
También puedes optar por el método clásico y “convertirte en el cliente” tú mismo, asegurándote de experimentar el flujo completo de onboarding y de soporte al cliente en primera persona; o reclutar a otros para que hagan este paso por ti. Una vez que comprendas los puntos de fricción, optimiza esas áreas, elimina los pasos innecesarios y ajusta tu CX según los comentarios de tus clientes.
Ejemplo: Bannersnack
Bannersnack (ahora Creatopy) utilizó mapas de calor y grabaciones de sesiones para entender dónde los usuarios tenían dificultades al usar su producto SaaS de creación de banners. Haciendo algunos cambios en la experiencia de usuario (UX), lograron incrementar en un 12% el uso de una característica del producto que antes estaba oculta.

5. Fomente una Cultura Centrada en el Cliente
Si desea clientes satisfechos, comience con empleados satisfechos.
El 96% de los clientes afirman que el servicio al cliente es un factor clave para su lealtad a una marca. Y lo contrario también es cierto: el 74% de los consumidores piensa que los empleados insatisfechos afectan negativamente la experiencia del cliente.
El impacto de una cultura centrada en el cliente puede ser más difícil de medir que factores como la incorporación y la experiencia de usuario, pero no es menos importante. Un sentido profundo de empatía hacia el cliente en todos los equipos significa que todos, desde ingeniería hasta soporte, están más orientados a realizar su trabajo pensando en la satisfacción y retención del cliente.
Para crear una cultura centrada en el cliente, comparta historias inspiradoras de clientes, contrate empleados que "lo entiendan" y busque formas de que los miembros del equipo interactúen directamente con su base de clientes. Para profundizar este enfoque centrado en el cliente, cree incentivos para los empleados vinculados a métricas enfocadas en la retención.
Ejemplo: Rize
A medida que las empresas SaaS crecen, los clientes suelen perder el acceso directo que tenían a los fundadores y desarrolladores de la empresa. Aunque este crecimiento es necesario para escalar, intente mantener un espíritu de "pequeña SaaS" en las interacciones con sus clientes.
Por ejemplo, Rize, un SaaS de productividad, ofrece a los nuevos usuarios acceso a capacitación en vivo semanal y acceso directo al fundador por correo electrónico.

6. Invierta en Soporte Omnicanal
Antes era común que las empresas ofrecieran soporte por teléfono, correo electrónico—y nada más. Pero eso es solo el punto de partida en el mundo SaaS: también existen chat en vivo, chatbots, bases de conocimientos, redes sociales y foros comunitarios.
El chat en vivo, como la opción de soporte más popular entre los clientes, es fundamental hacerla bien. Y asegurándose de responder con la misma eficacia en todos los canales que ofrezca, impactará positivamente la satisfacción del cliente y los ingresos. Por ejemplo, los clientes gastan entre un 20-40% más con las marcas que resuelven rápidamente sus solicitudes por redes sociales, según un estudio de McKinsey.
Utilizar un software de servicio al cliente le ayudará a coordinar toda esta actividad omnicanal, reuniendo todo en una sola bandeja de entrada y asegurando que los clientes puedan cambiar de método de comunicación sin perder contexto o historial del chat.
Tenga presente también que la mayoría de los clientes prefieren el autoservicio: el 81% de los clientes intenta resolver los problemas por sí mismos antes de contactar a los equipos de soporte. Facilíteles esta tarea (y reduzca la carga de su equipo de atención) con una base de conocimientos completa o herramientas de formación para clientes.
Ejemplo: Acodei
Acodei, un producto SaaS que sincroniza Stripe con Quickbooks, cuenta con una base de conocimientos con decenas de artículos que facilita el autoservicio para los clientes, además de chat en vivo y soporte por correo electrónico.

7. Identifique a los Clientes en Riesgo de Darse de Baja
El 11% de las bajas podría evitarse si la empresa contactara al cliente.
Pero como no puede comunicarse con todos sus clientes todo el tiempo (ni sus clientes desearían ese nivel de comunicación), el secreto está en identificar a los clientes con mayor riesgo de baja y contactarlos proactivamente para darles motivos para quedarse.
Su mejor métrica para esta tarea es el Customer Health Score (CHS), que evalúa la salud de la relación con sus clientes. CHS es un compuesto personalizado de métricas como el uso del producto, volumen de tickets de soporte, frecuencia de inicio de sesión, tasa de resolución en el primer contacto y Net Promoter Score.
Elija las métricas que tengan sentido para su empresa y asigne un peso a cada una. Luego calcule la puntuación de cada cliente y segméntelos en consecuencia. Contacte e interactúe con los clientes que hayan sido marcados como de alto riesgo; o, si tiene un gran volumen de clientes, deje que las funciones de automatización de su CRM hagan el trabajo por usted. Pregunte a los clientes cómo puede ayudarles y ofrezca incentivos para volver a involucrarlos.
Recuerda que no toda la cancelación es intencional. Asegúrate de abordar también la cancelación involuntaria: los pagos fallidos pueden ser un gran lastre para tus cifras de retención, causando entre el 20% y el 40% de las cancelaciones.
Ejemplo: Buffer
Cuando los clientes han pasado un tiempo sin interactuar con tu producto SaaS, asegúrate de que reciban algo como este correo electrónico que recibí de Buffer, la herramienta de programación de redes sociales, animándome a regresar y descubrir nuevos productos y funciones.

8. Incentiva la fidelidad con un programa de recompensas
Tus mejores clientes aman tu producto por el valor intrínseco que les ofrece: el 74% de los clientes dice que la calidad del producto es la razón principal por la que son leales a una marca. El soporte al cliente es otro factor importante que impulsa la fidelidad.
Pero para llevar la fidelidad del cliente al siguiente nivel, necesitas ofrecer incentivos. El 48% de los consumidores espera un trato especial por ser buenos clientes, mientras que el 53% de los consumidores dice que los descuentos y los puntos de fidelidad les hacen seguir siendo clientes de una marca durante más tiempo.
En otras palabras, la fidelidad es una calle de doble sentido.
Afortunadamente, puedes diseñar un programa de fidelización de clientes de una manera que se adapte a ti. Mejoras gratuitas, acceso anticipado a nuevas funciones, descuentos y trato VIP son maneras sencillas de empezar. También deberías considerar diseñar un programa de fidelidad por niveles que otorgue más beneficios a los clientes cuanto más tiempo permanezcan contigo.
Ejemplo: ManageWP
He sido cliente de ManageWP, un producto SaaS dirigido al espacio WordPress, por medio decenio. Cada vez que reviso mi panel de facturación, me recuerdan mi descuento de fidelidad del 30%. De manera inteligente, ManageWP gestiona esto en una base anual escalonada: por cada año que eres cliente recibes un 10% de descuento de fidelidad, hasta un máximo del 30%.

9. Da a los clientes una razón para quedarse
Cuando trabajé como especialista en éxito del cliente, los gerentes de mi equipo nos animaban a intentar que los clientes se mudaran a planes superiores porque ayudaba con la retención. Pensé que era más por el aumento de ingresos, pero resulta que tenían razón: vender mejoras realmente ayuda con la retención. Un estudio de Vendasta sobre más de 100,000 empresas descubrió que el 62% de los clientes a los que no se les ofreció una mejora en los primeros 90 días canceló en un plazo de dos años.
Incentivar a los clientes a elegir planes anuales en lugar de planes mensuales también ha demostrado reducir la cancelación. Un estudio de ProfitWell sobre 941 empresas SaaS descubrió que aquellas con contratos solo mensuales (y sin contratos anuales) tenían una tasa de cancelación del 9%; mientras tanto, las empresas con mayoría de contratos anuales promediaban entre un 3% y 5% de cancelación mensual.
Una vez que los clientes deciden cancelar, aún tienes la oportunidad de hacerles cambiar de opinión con ofertas de salida. Si alguna vez has intentado cancelar Amazon Prime, sabes de lo que hablo: primero, te muestran todos los beneficios que vas a perder; después, te ofrecen la opción de pausar en lugar de cancelar, lo cual facilita la reactivación. Otra estrategia que podrías considerar es ofrecer una mejora gratuita o un descuento en el plan anual.
Ejemplo: VEED
Como usuario gratuito de VEED, una plataforma de creación y edición de vídeos, recibí una serie de correos de bienvenida que me ayudaron a entender las funciones de la plataforma, un correo personalizado de un representante de ventas y un correo de seguimiento incentivándome a pasar al plan anual Pro a cambio de un descuento.

10. Captura comentarios y aprende de ellos
La tasa de respuesta promedio para empresas que solicitan comentarios a sus clientes es de solo el 6%.
Pero no dejes que la baja tasa de respuesta te desanime; en realidad, a los clientes les encanta que les pidas su opinión. El 77% de los consumidores tienen una visión más positiva de las marcas que solicitan (y aceptan) sus comentarios.
Y eso es algo bueno, porque comprender las opiniones de los clientes es vital para retener usuarios. Al recopilar comentarios a través de encuestas como NPS y CSAT, las empresas pueden entender en qué están acertando—y detectar señales de advertencia tempranas cuando algo va mal. Utiliza un software de comentarios de clientes para monitorear los comentarios de canales diversos como redes sociales, reseñas y comunidades en línea, así como tu propio software de encuestas (también existen muchos otros beneficios del software de encuestas).
Asegúrate de incorporar los puntos de dolor, las quejas de los clientes y las sugerencias de mejora en tu proceso de desarrollo de producto.
Ejemplo: Otter.ai
Asegúrate de recopilar la opinión del cliente antes de que decida irse, como lo hace Otter.ai. Para lograr que más clientes respondan a tu encuesta, mantén el correo breve y aclara que tomará muy poco tiempo completarla.

Si notas que no recibes tantos comentarios de clientes como esperabas, no temas recurrir a incentivos. Por ejemplo, VEED ofrece créditos de producto o tarjetas de regalo de Amazon de $20 a usuarios dispuestos a dar su opinión a su investigador de experiencia de usuario.

11. Gestionando comentarios negativos
La retroalimentación negativa no es algo malo; es una oportunidad para mejorar. Cuando los clientes expresan frustraciones, las empresas tienen la oportunidad de escuchar, reconocer y solucionar el problema. En lugar de ignorar o desestimar las quejas, responder rápidamente y ofrecer una solución puede convertir a un cliente insatisfecho en uno leal. Al involucrarse activamente con los comentarios, las empresas demuestran que les importa la experiencia de sus usuarios y que están comprometidas a mejorar.
La retención mejora cuando los clientes se sienten escuchados y valorados. Las investigaciones demuestran que el 70% de los clientes regresarán si una queja se resuelve a su favor. Una empresa que maneja bien los comentarios negativos genera confianza, fortalece su reputación y reduce la pérdida de usuarios mediante un servicio al cliente efectivo. Además, los comentarios suelen resaltar problemas ocultos que, una vez solucionados, pueden mejorar el producto para todos los usuarios.
Ejemplo: Starbucks
Starbucks utiliza los comentarios de los clientes para impulsar la innovación a través de su plataforma "My Starbucks Idea", donde los clientes pueden sugerir mejoras y votar por ideas. Más de 300 sugerencias—como Wi-Fi gratis y mejoras en el programa de recompensas—han sido implementadas, demostrando que escuchar a los clientes genera lealtad y retención a largo plazo.

12. Personalización en la experiencia del cliente
Los clientes se quedan cuando se sienten comprendidos. La personalización—ya sea mediante correos electrónicos personalizados, onboarding adaptado o recomendaciones impulsadas por IA—hace que las interacciones sean más relevantes y atractivas. Usar datos para segmentar clientes y brindar experiencias individualizadas ayuda a las empresas a fomentar conexiones más profundas. Ya sea recordando compras anteriores, sugiriendo contenido relevante o personalizando la comunicación, la personalización hace que los usuarios se sientan más que un simple número.
Una experiencia personalizada impulsa la retención al aumentar el compromiso y la satisfacción. Los estudios demuestran que el 80% de los consumidores tienen más probabilidades de comprar a una marca que ofrece experiencias personalizadas. Reduce la fricción, facilita la toma de decisiones y fortalece los lazos emocionales con la marca. Cuando las empresas ofrecen valor de una manera que se siente específica para el cliente, es más probable que permanezcan leales.
Ejemplo: Spotify
Spotify crea listas de reproducción personalizadas como "Discover Weekly" y "Release Radar" en función de los hábitos de escucha de cada usuario. Al ofrecer constantemente música que se ajusta a los gustos individuales, Spotify mantiene a los usuarios comprometidos y fomenta las suscripciones a largo plazo.

13. Construcción de comunidades de clientes
Una sólida comunidad de clientes convierte a los usuarios en defensores de la marca. Al crear foros, grupos en redes sociales o eventos presenciales, las empresas pueden fomentar la participación, promover el apoyo entre pares y dar a los clientes motivos para mantenerse conectados más allá del simple uso del producto. Cuando los clientes disponen de un espacio para interactuar, compartir experiencias y aprender unos de otros, sienten un mayor sentido de pertenencia e inversión hacia la marca.
La creación de comunidades aumenta la retención porque los usuarios comprometidos son menos propensos a irse. Un estudio de Harvard Business Review encontró que los clientes que participan en una comunidad en línea de la marca gastan un 19% más que quienes no lo hacen. Además, reduce la pérdida de clientes al proporcionarles recursos, mejores prácticas y soporte continuo. Cuando los clientes ven que otros se benefician del producto, es más probable que ellos también se queden.
Ejemplo: Notion
Notion ha construido una próspera comunidad en línea donde los usuarios intercambian plantillas, comparten consejos de productividad y ofrecen ayuda con problemas técnicos. Este sentido de experiencia compartida fortalece la retención de clientes al hacer que los usuarios se sientan parte de un movimiento más amplio y no solo suscriptores de un software.

14. Mostrar aprecio y reciprocidad
Los clientes leales merecen reconocimiento. Ya sea a través de notas de agradecimiento escritas a mano, descuentos exclusivos o acceso anticipado a nuevas funciones, los pequeños gestos de aprecio marcan una gran diferencia. Los clientes que se sienten valorados son más propensos a quedarse y a recomendar tu marca. Incluso algo tan simple como reconocer el aniversario de un cliente con la empresa puede reforzar la lealtad.
La reciprocidad es un motor poderoso de la retención. Las investigaciones muestran que el 53% de los clientes permanecen fieles a las marcas que recompensan su lealtad. El reconocimiento fortalece los lazos emocionales, reduce la pérdida de clientes y fomenta el boca a boca. Cuando los clientes reciben beneficios inesperados, a menudo responden con más compras y recomendando la marca.
Ejemplo: Duolingo
Duolingo premia a los usuarios con bonificaciones por rachas, logros gamificados y mensajes personalizados para celebrar hitos de aprendizaje. Estos pequeños pero significativos gestos mantienen a los usuarios comprometidos y motivados para seguir regresando.

Métricas de retención de clientes: cómo medir el éxito
Lograr que los clientes regresen es la clave para el éxito empresarial a largo plazo. Pero, ¿cómo saber si lo estás haciendo bien?
Estos números muestran qué tan bien logras mantener a tus clientes interesados, satisfechos y leales. Si no los estás controlando, estás en la oscuridad. Aquí tienes las métricas clave de retención que debes medir para asegurar el éxito y por qué son importantes.
Tasa de retención de clientes (CRR)
Qué es: El porcentaje de clientes que permanecen contigo durante un período determinado.
Por qué importa: Una alta tasa de retención significa que tus clientes están satisfechos y ven valor en tu producto o servicio. ¿Una tasa baja? Es una señal de alerta de que algo anda mal, ya sea en el precio, el servicio o la competencia.
Tasa de abandono de clientes
Qué es: El porcentaje de clientes que se van en un periodo determinado.
Por qué importa: Si el abandono es alto, estás perdiendo clientes más rápido de lo que puedes conseguir nuevos. Entender cuándo y por qué los clientes se van te ayuda a solucionar áreas problemáticas.
Tasa de compra repetida
Qué es: El porcentaje de clientes que te compran más de una vez.
Por qué importa: Los compradores recurrentes son la base de un negocio sólido. Si este número es bajo, puede indicar poca lealtad o falta de incentivos para que los clientes regresen.
Valor de vida del cliente (CLV)
Qué es: Los ingresos totales que un negocio puede esperar de un solo cliente durante toda su relación con la empresa.
Por qué es importante: Te ayuda a entender cuánto vale un cliente, orientando tu presupuesto para los esfuerzos de retención. Si el CLV es bajo, invertir en programas de fidelidad o mejorar el servicio al cliente podría ser la solución.
Retención de clientes: estudios de caso
Puede que tu empresa SaaS aspire o no a alcanzar ese elusivo estatus de “unicornio” con una valoración de $1B. Pero, en cualquier caso, ten en cuenta esto: los unicornios SaaS, así como los gigantes SaaS que cotizan en bolsa como Twilio y Zoom, están totalmente enfocados en lograr altos niveles de retención.
Twilio cuenta con una tasa de retención neta de ingresos superior al 140%. Zoom presume de un NPS superior a 70, líder en la industria, más alto que la mayoría del sector SaaS y al nivel de marcas queridas como Amazon y Apple. Mientras tanto, las 40 principales empresas SaaS que cotizan en bolsa tienen una tasa media de retención neta del 112%, y las cinco primeras promedian un 144%.
Para seguir los pasos de estas exitosas marcas SaaS, haz que la retención sea una prioridad estratégica en toda tu organización.
¿Qué sigue?
Para aprender más sobre la retención de clientes, consulta nuestro artículo sobre cómo predecir el abandono de clientes. Y asegúrate de suscribirte a nuestro boletín para recibir nuestras últimas recomendaciones de liderazgo en CX, estrategias de marketing, conocimientos y tendencias del sector.
